高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理探究

陳楠

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)影響著人們生活的方方面面；以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理成為高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的主要方式。本文主要從學(xué)生學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理出發(fā)，探究管理辦法和策略。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；學(xué)籍檔案；網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著我國高校不斷擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)不斷增多，這對高校學(xué)生學(xué)習(xí)檔案管理帶來了一定的難度，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已無法應(yīng)對當(dāng)前檔案管理中存在的問題，必須采用網(wǎng)絡(luò)管理，以提高管理效率。

一、當(dāng)前高校學(xué)生學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在的問題

學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)等各方面的記錄，具有查考的價(jià)值，對學(xué)生以后的工作有著重要的作用。但是，當(dāng)前高校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理還存在一些問題。

1.檔案內(nèi)容過于單一

高校檔案館當(dāng)前對于學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，主要還是以紙質(zhì)檔案為主，對于學(xué)生檔案的征集，也只是畢業(yè)前做突擊工作，讓學(xué)生和教師快速上交在校期間的各種證明，而且多以紙質(zhì)為主。因此，檔案館征集來的檔案內(nèi)容，都是臨畢業(yè)前匆忙整理出來的，而且多是紙質(zhì)的內(nèi)容，并沒有音像等資料。檔案館的這種做法使學(xué)生的檔案內(nèi)容過于單一，并不能完全展示學(xué)生在學(xué)校的表現(xiàn)，而且這種檔案內(nèi)容的征集只局限于紙質(zhì)材料，并不利于用人單位全面詳細(xì)地了解學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)和日常，也不能夠發(fā)揮學(xué)生檔案的重要作用。雖然學(xué)校隨著時(shí)代的進(jìn)步也引入了檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，但是在管理過程中還是以學(xué)生的紙質(zhì)檔案為主。

2.網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

在檔案網(wǎng)絡(luò)化管理過程中，高校紛紛建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，將學(xué)生的學(xué)籍檔案輸入網(wǎng)絡(luò)來管理。但是，筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)還存在落后的情況。高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫大多是自建自用，規(guī)模較小，類型也很單一，功能較少，只能供學(xué)生在錄取后查詢檔案是否入庫以及畢業(yè)后檔案是否已寄出。除此之外，數(shù)據(jù)庫別的功能都無法實(shí)現(xiàn)，無法滿足用戶的多樣化需求，這對于高校學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫管理來說，無法充分發(fā)揮其網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢。

3.檔案管理人員跟不上發(fā)展需求

高校在管理過程中，把更多的注意力放在了教學(xué)方面，檔案管理這類的工作并未被重視，檔案管理人員多是工作很多年的老員工，其在工作中多是采用之前的傳統(tǒng)辦法，對于網(wǎng)路化管理認(rèn)識不清，也并沒有相關(guān)技術(shù)可以支撐。檔案館的工作人員無論是在觀念上，還是在工作技能上都不能夠適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理。

二、高校學(xué)生學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的對策

學(xué)生的學(xué)籍檔案管理關(guān)乎學(xué)生以后的工作，對學(xué)生全面、中肯的評價(jià)能夠影響用人單位對學(xué)生的看法。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)十分發(fā)達(dá)的今天，高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理也要緊跟時(shí)代步伐，不斷更新觀念，更新技術(shù)。

1.加強(qiáng)高校學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

雖然當(dāng)前各個(gè)高校都建有檔案數(shù)據(jù)庫，但是也只實(shí)現(xiàn)了查詢的功能，功能過于單一，不能夠滿足用戶的多種需求。學(xué)生的信息僅靠畢業(yè)前紙質(zhì)材料的提供并不完善，當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫也只是把紙質(zhì)的檔案翻到網(wǎng)絡(luò)上，只具有避免學(xué)生的紙質(zhì)檔案遺失后的保存功能，沒有發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)檔案的優(yōu)勢，因此，高校需要建設(shè)數(shù)據(jù)庫，增添更多的功能，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的多樣化。在網(wǎng)絡(luò)化管理過程中，高校需要不斷完善數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，增加數(shù)據(jù)庫的容量，添加數(shù)據(jù)庫的功能，提高數(shù)據(jù)庫的利用率。

2.加大檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的投入

高校在學(xué)生學(xué)籍檔案的管理過程中，重視程度不夠，只在學(xué)生開學(xué)以及即將畢業(yè)的時(shí)候收集相關(guān)資料。檔案數(shù)據(jù)庫的資金投入也不夠，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，大大影響用戶的使用。學(xué)校應(yīng)該加大投入力度，將檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理納入學(xué)校發(fā)展的規(guī)劃之中，使學(xué)生的學(xué)籍檔案管理能夠走向正規(guī)，也能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才

實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，具備專門的網(wǎng)絡(luò)人才是必要條件。高校在推動(dòng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化過程中，需要既懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又懂檔案管理的專業(yè)人才參與其中。這樣，高?？梢砸环矫婷嫦蛏鐣?huì)招聘專業(yè)人才，另一方面組織檔案館工作人員接受專門的培訓(xùn)，提高其工作能力。合理配置檔案管理人員的工作隊(duì)伍，推進(jìn)高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。

三、結(jié)語

面對當(dāng)前學(xué)籍檔案管理過程中存在的問題，高校應(yīng)該改變以往的工作思路，重視檔案館的工作，注重引進(jìn)專門的技術(shù)人才，同時(shí)加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，以提高檔案管理工作的效率，為學(xué)生提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推動(dòng)高校學(xué)籍檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢。

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