基于SWOT分析法談辦公室人際關系的表象與影響

楊麗麗?蘇世民

摘要：辦公室文化強調辦公室員工的社交功能，強調人際關系對工作效率的影響。文章探討了辦公室人際關系的表象與改進。通過SWOT方法分析是否有必要投入更多精力去經營人際關系。

Abstract： Office culture emphasized employees social function and the effects of interpersonal relationship on work. This article discussing the representation and improvement of interpersonal relationship. By the method of SWOT analyzing the necessity of put more effort in taking care of interpersonal relationship.

關鍵詞：人際關系表象；SWOT

Keyword： Interpersonal relationship representation SWOT

1.1辦公室文化

辦公室文化是基于一種人際空間的文化。傳統(tǒng)的辦公室文化中不乏處處設防、各自為政，而近些年新出現(xiàn)的文化則強調團隊合作、積極溝通、相互促進，不同的辦公室文化基調主導了辦公環(huán)境和辦公效率。良好的文化氛圍能使工作輕松愉悅，產生幸福感；消極的辦公室文化則拖慢辦公效率，減少工作成果產出。

2.1人際關系對工作的影響力分析

2.1.1人際關系的形成

所謂“不打不相識”，互相獨立的兩個個體沒有任何的交集是無法形成人際關系的。人際關系是人們在溝通相處，交往過程中產生建立的。通過在日程工作中的合作、沖突、嘉獎或懲罰等過程，建立辦公過程中不同的人際關系，進而產生不同的作用。

2.1.2溝通的重要性

不同的辦公氛圍，對辦公室整個的人工使用率和工作量完成度有直接的影響。為此我們做了一組測試，隨機抽取10個人安排在兩間獨立的辦公室A和B，并安排了同樣的工作量，完成100個會議紀要的翻譯工作。A組的工作量進行了平均分配，B組的工作采用內部溝通自行分配的原則。通過觀察發(fā)現(xiàn)，由于A組進行了平均分配，A組的5個人安靜的在自己的工位上獨立的完成了自己的工作量，直到最后一個人完成。B組在接到工作量后聚在一起明確了工作目標，然后根據(jù)工作內容，選出英文水平最棒的人選了20個最長的會議紀要進行翻譯。其他四個人平分了剩余工作量。在翻譯過程中，大家建立了一個臨時群，會議紀要中的高頻詞匯及時的在群里交流分享，同時互相匯報各自的工作進度，在一個良好的互動中優(yōu)質高效的完成了工作任務。結果顯示B組提前了一個半小時完成了工作任務。

工作講究團隊協(xié)作，集體精神，但競爭機制同樣重要。A組的五個人雖然平分了工作量，但是由于缺乏內部溝通和協(xié)作精神，導致一定時間內的工作量完成度不及B組。同時因為每個人的工作能力不同，能力強的人并沒有得到有效利用，最后的時間節(jié)點取決于完成情況最慢的一個人，在這個過程中，人工使用率也沒有B組高。

從這個實驗中可以看出，有效地溝通是一個團隊順利并有效完成工作的重要條件。在辦公管理的過程中尤其要注意溝通方式方法的運用，把握并根據(jù)實際需要進行適當調整，將團隊中的每個成員的積極性調動起來，完成溝通的作用，促進團隊工作效率的提升。

2.1.3人際關系對工作的影響

1）管理者與普通員工的人際關系表象與影響

管理者的人際交往水平很大程度上影響整個部門的工作面貌和工作心態(tài)?，F(xiàn)實中很多管理者獨斷專行、拒絕聆聽，完全按照自己的意愿在指揮和部署工作。不懂得如何和部門成員溝通，以一種融入的姿態(tài)走近大家，讓大家充滿敬佩和尊重，而非爭議和批評。管理者與員工間良好的人際關系的建立需要管理者自身具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，做好表率的同時得到大家的認可。能夠站在對方的立場思考問題，理解員工的邏輯和行為，善于傾聽并進行交流。舒茨以人際需要為主線提出了人際關系的三維理論：人有三種需要包容需要、支配需要和情感需要。需要管理者以一個大方的姿態(tài)面對員工工作中的瑕疵不完美，結合員工自身特點合理的分配工作任務，同時注意交流和引導思想上有波動的員工，從三個方面需要維系好這一人際關系。

2）普通員工間的人際關系表象與影響

由于利益沖突，辦公室里的人際關系顯得尤為復雜多變。表面的和諧掩蓋了私下的勾心斗角。而這種現(xiàn)象的產生，和領導者的工作劃分和獎金分配有很大關系。美國心理學家John Stacey Adams在1965年提出的社會比較理論可以很好的解釋這一現(xiàn)象。這一理論提出：員工的激勵程度來源于對自己和參照對象的報酬和投入的比例的主觀比較感覺。當人們感到受到不公平待遇時，行為動機會伴隨下降，工作效率隨之降低。雙贏實現(xiàn)共同利益，是激勵員工最好的方式。

2.2人際關系的需要與被選擇

SWOT分析是將與研究對象密切相關的各種主要內部優(yōu)勢、劣勢和外部的機會和威脅等，通過調查列舉出來，然后用系統(tǒng)分析的思想把各種因素相互匹配起來加以分析，從中得出一系列相應的結論。通過SWOT方法判斷在辦公室的工作環(huán)境里，人際關系是否有必要去維系經營。

2.2.1內部要素

人際關系存在的優(yōu)勢：好的人際關系，可以在工作上起到事半功倍的效果。有效的溝通、協(xié)調是提升工作效率的方法。

人際關系存在的劣勢：工作中的私交可能會被打感情牌，借機討要工作上的通行證尋求便利。如果拒絕通融可能會影響雙方建立的良好人際關系，如果接受可能長此以往形成特權。

2.2.2外部要素

人際關系存在的機會：良好的人際關系在職位晉升方面會起到推波助瀾的作用。

人際關系存在的威脅：人際關系好像一張利益鏈條網，人們通過不同的利益驅使選擇各自的陣營。不同的利益集團會引發(fā)沖突，有存在互相傷害的風險。

通過以上利弊分析，得出：人際關系的出現(xiàn)，是辦公室范圍內的必然產物。既然存在即合理，就要尊重這一關系的產生，需要用心去經營維系。

3.1結束語

辦公室的人際關系需要保持立場獨立，同時為人處世行為低調。做一個聰明的遲滯者，不要草率的表明立場和快速決策重要事宜。通過有效地溝通方式，與他人建立適宜的人際關系，推進工作的進行，協(xié)助建立良好的辦公氛圍，從而使企業(yè)文化、個人追求實現(xiàn)統(tǒng)一。endprint