提升計(jì)生檔案的服務(wù)和管理能力

周建軍

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，如今我國對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理提出了更高的要求。計(jì)生檔案作為各項(xiàng)檔案的重要組成部分，對(duì)其的管理應(yīng)當(dāng)具有先進(jìn)性、規(guī)范性、科學(xué)性等。但在實(shí)際管理中，傳統(tǒng)管理觀念、經(jīng)費(fèi)等因素嚴(yán)重制約了計(jì)生管理能力的提升，致使無法合理開發(fā)和應(yīng)用計(jì)生檔案資源。本文主要分析了計(jì)生檔案的“四化”管理，并針對(duì)加強(qiáng)計(jì)生檔案管理的措施進(jìn)行了研究和探討。

關(guān)鍵詞：計(jì)生檔案；服務(wù)；管理

隨著人口和計(jì)劃生育工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求，但受基礎(chǔ)條件、觀念體制、人力和經(jīng)費(fèi)等因素的制約和影響，人口計(jì)生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)一步規(guī)范計(jì)生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，對(duì)促進(jìn)人口計(jì)生工作必將起到重要的推動(dòng)作用。計(jì)生檔案對(duì)計(jì)生部門的各項(xiàng)工作有著重要的作用，必須給予高度重視，促使其充分發(fā)揮作用，并對(duì)其進(jìn)行合理開發(fā)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為計(jì)劃生育工作做出積極的貢獻(xiàn)。

一、計(jì)生檔案的“四化”管理

（一）系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化

計(jì)生檔案工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分，要充分認(rèn)識(shí)其重要性，明確專人、落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，能夠有效地保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。作為“司令部”的人口與計(jì)劃生育檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，是計(jì)生檔案管理工作的“針”，人口計(jì)生局各科室具體承擔(dān)計(jì)劃生育工作任務(wù)落實(shí)，匯集“八面來風(fēng)”，是“針眼”、是關(guān)鍵，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村各業(yè)務(wù)部門、科室應(yīng)建立專兼職結(jié)合的工作小組，責(zé)任到人，形成“縱向線”。同時(shí)，這些“縱向線”并非完全孤立、毫不相干的，除對(duì)上負(fù)責(zé)外，還要相互影響，相互作用，相互監(jiān)督，相互制約。這個(gè)體系要橫到邊，縱到底，配合聯(lián)動(dòng)，形成網(wǎng)絡(luò)。這個(gè)網(wǎng)絡(luò)既是計(jì)劃生育工作的基本體系，同時(shí)也是計(jì)劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系。

（二）職責(zé)明確化

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的之一。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

（三）工作制度化

只有嚴(yán)格有關(guān)規(guī)章制度，才能確保檔案完整安全。根據(jù)多年工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為這些制度應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：對(duì)專兼職檔案員實(shí)行月初評(píng)、季考核、年獎(jiǎng)懲制度，計(jì)生檔案收集、上報(bào)、整理、存檔應(yīng)做到規(guī)范，要根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)一要求，按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作；實(shí)行定期談話制度，專兼職檔案人員要定期向服務(wù)對(duì)象談話訪問，取得工作主動(dòng)權(quán)；實(shí)行計(jì)劃生育項(xiàng)目檢查治療登記制度，為各級(jí)計(jì)生服務(wù)站以及醫(yī)院的相關(guān)機(jī)構(gòu)配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統(tǒng)計(jì)起來；實(shí)行檔案收集整理時(shí)限制度，規(guī)定各科室下班前要收集歸檔當(dāng)日的資料，每月上報(bào)一次檔案材料，等等。

（四）管理科學(xué)化

計(jì)生檔案工作人員要定期對(duì)收集來的檔案材料進(jìn)行科學(xué)歸檔整理。為保證工作質(zhì)量，達(dá)到檔案類目設(shè)置合理，組卷規(guī)范的目的，重點(diǎn)應(yīng)抓好以下五個(gè)環(huán)節(jié)。一是合理設(shè)置類目體系，二是實(shí)行定期歸檔制度，三是實(shí)行計(jì)生檔案工作檢查制度，四是檔案工作人員要強(qiáng)化法制意識(shí)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案保管、利用等有關(guān)規(guī)章制度，確保檔案的完整安全。五是認(rèn)真做好年度檔案收集整理和開發(fā)利用工作。

二、加強(qiáng)人口和計(jì)劃生育檔案管理的基本途徑

1、更新觀念。檔案人員要從人口和計(jì)劃生育檔案實(shí)體的保管人員轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚?、知識(shí)提供者和決策咨詢者，就需要掌握系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代科技知識(shí)和相關(guān)學(xué)科知識(shí)，具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，能從紛繁復(fù)雜的檔案資料中提煉出有價(jià)值的信息，并能及時(shí)傳遞于知識(shí)生產(chǎn)和知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)中。

2、重組人口和計(jì)劃生育檔案管理流程。根據(jù)信息流進(jìn)行管理流程重組，人口和計(jì)劃生育檔案管理的參與者進(jìn)行信息流程設(shè)計(jì)的過程中，將隱性知識(shí)融入流程設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)，使隱性知識(shí)顯性化，以定義流程中與檔案相關(guān)的基本概念，提出人口和計(jì)劃生育檔案鑒定、流轉(zhuǎn)、保存等方面的具體要求，確保整個(gè)流程的科學(xué)與高效。同時(shí)，信息流程的設(shè)計(jì)過程是人口和計(jì)劃生育檔案傳遞、交流和共享的過程。一方面，人口和計(jì)劃生育檔案流程參與者所蘊(yùn)藏的隱性知識(shí)得到了顯性化；另一方面，通過交流和共享，他人外化的隱性知識(shí)，通過不斷內(nèi)化、外化的循環(huán)，促進(jìn)了知識(shí)創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)。

3、建立人口和計(jì)劃生育檔案技術(shù)服務(wù)平臺(tái)。信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)人口和計(jì)劃生育檔案由簡單編研向研發(fā)轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的保護(hù)技術(shù)向信息化管理轉(zhuǎn)變，由注重基礎(chǔ)理論研究向應(yīng)用與轉(zhuǎn)化方面轉(zhuǎn)變。因此，分散、無序的信息集中和有序化，經(jīng)過篩選、鑒別、歸類和綜合過程，更加結(jié)構(gòu)化、綜合化和系統(tǒng)化，成為一些單位科技檔案服務(wù)的主要內(nèi)容。有效的檔案信息檢索系統(tǒng)和檢索手段，必要的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和搜索引擎技術(shù)，以及各種知識(shí)儲(chǔ)備的專題數(shù)據(jù)庫群，能夠?qū)崿F(xiàn)知識(shí)的共享與有效利用。

4、優(yōu)化人口和計(jì)劃生育檔案管理的環(huán)境。首先，建立多渠道的人口和計(jì)劃生育檔案管理的投入機(jī)制。第二，大力加強(qiáng)開發(fā)工作的法律法規(guī)建設(shè)，落實(shí)“依法治檔”，保證工作有法可依。第三，建立和完善人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的激勵(lì)機(jī)制。

5、優(yōu)化計(jì)生檔案管理人員隊(duì)伍

我們處在信息化發(fā)展的時(shí)代，在這階段的計(jì)生檔案特點(diǎn)是不但需要妥善管理檔案，而且要有熟練的計(jì)算機(jī)使用技術(shù)，并且具備一定的信息處理能力、知識(shí)體系結(jié)構(gòu)完整等。因此，檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高有助于計(jì)生檔案管理，吸納工作人員的管理能力、創(chuàng)新意識(shí)和頂尖技術(shù)，綜合其自身能力進(jìn)行檔案管理。

積極組織和鼓勵(lì)在職工作人員進(jìn)行更深層次的培訓(xùn)和技術(shù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技術(shù)水平，并重視對(duì)檔案信息觀念的培養(yǎng)和信息化服務(wù)的能力。不斷強(qiáng)化計(jì)生檔案管理人員的圖書官學(xué)和情報(bào)學(xué)等關(guān)聯(lián)學(xué)科，讓檔案管理人員可以積極參與到檔案界的研究活動(dòng)當(dāng)中，了解現(xiàn)如今檔案工作的發(fā)展趨勢，拓寬學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識(shí)體系結(jié)構(gòu)。

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