檔案部門(mén)要重視社會(huì)人士私人檔案的建設(shè)和管理

萬(wàn)希芹

摘要：私人檔案是留給后人的珍貴遺產(chǎn)，是國(guó)家全部檔案不可分割的一個(gè)組成部分。加大社會(huì)人士參與私人檔案建設(shè)積極性，使私人檔案真正成為豐富各級(jí)地方檔案館館藏的一個(gè)重要來(lái)源。本文闡述了關(guān)于重視私人檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：檔案部門(mén)；社會(huì)人士；私人檔案；建設(shè)和管理

社會(huì)人士私人檔案是指在社會(huì)活動(dòng)中形成的、或者是通過(guò)合法途徑取得的私有組織、家庭或者個(gè)人在私務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，是留給后人的珍貴遺產(chǎn)。長(zhǎng)期以來(lái)，由于私人檔案管理的意識(shí)薄弱，私人檔案管理體系缺位；在私人檔案保管、征集、開(kāi)放利用、微觀管理、資源共享等方面缺位；私人檔案分布的廣泛性、分散性，以及保管上的隨意性、非科學(xué)性等原因，導(dǎo)致大量具有豐富內(nèi)容和獨(dú)特價(jià)值的私人檔案一直處于一種不安全的管理狀態(tài)中。

《檔案法》規(guī)定，私人檔案是國(guó)家全部檔案不可分割的一個(gè)組成部分。所以，國(guó)家檔案管理部門(mén)不能因?yàn)樗恰八饺恕睓n案，而任其自生自滅。各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步解放思想，開(kāi)闊視野，通過(guò)科學(xué)有效的方式，不斷拓展檔案工作的外延，加強(qiáng)管理私人檔案的廣度和深度，加大社會(huì)人士參與私人檔案建設(shè)積極性，使私人檔案真正成為豐富各級(jí)地方檔案館館藏的一個(gè)重要來(lái)源。

一、對(duì)待私人檔案建設(shè)要增強(qiáng)檔案意識(shí)，挖掘檔案資源

在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)已成為最主要的宣傳輿論陣地的情況下，檔案部門(mén)必須打破以往的封閉模式，改變單打獨(dú)斗的做法，從大宣傳、大視野的角度開(kāi)展檔案宣傳工作。要?jiǎng)?chuàng)新“多媒介”平臺(tái)，擴(kuò)大新興媒體輿論主陣地建設(shè)，增強(qiáng)駕馭新興媒體的能力，要著力打造官方微博、微信公眾平臺(tái)等新興媒體，豐富傳播渠道。檔案宣傳干部要深化“走轉(zhuǎn)改”活動(dòng)，善于走進(jìn)群眾、深入基層，著力增強(qiáng)工作的貼近性、實(shí)效性、持續(xù)性，全面提升宣傳能力，提高公民大檔案意識(shí)，激發(fā)社會(huì)人士的檔案自覺(jué)，營(yíng)造人人關(guān)心私人檔案建設(shè)、參與私人檔案建設(shè)的良好氛圍。各級(jí)檔案管理部門(mén)可以通過(guò)“最美檔案人評(píng)選”、“市民開(kāi)放日”、“檔案進(jìn)社區(qū)”等一系列活動(dòng)向市民宣傳檔案知識(shí)，增強(qiáng)市民的檔案意識(shí)。

在媒體“新常態(tài)”的時(shí)代大背景下，檔案收集工作已經(jīng)進(jìn)入平民化、大眾化的時(shí)代。檔案工作者要有平民化的視覺(jué)，要強(qiáng)服務(wù)、接地氣，以謙和的姿態(tài)開(kāi)展私人檔案征集工作。檔案部門(mén)要在創(chuàng)新接收模式、延伸接收平臺(tái)等方面下工夫，積極拓寬征集領(lǐng)域，縱向擴(kuò)展私人檔案內(nèi)容，豐富檔案內(nèi)涵。一是在檔案網(wǎng)站上設(shè)立相應(yīng)的私人檔案歸檔專(zhuān)題，建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗摳，并在檔案館的服務(wù)器上歸檔。二是建立檔案部門(mén)公共檔案微信號(hào)，安排值班人員動(dòng)態(tài)收集有價(jià)值的私人檔案信息，及時(shí)歸襠。三是檔案部門(mén)通過(guò)關(guān)注本區(qū)域的社會(huì)名流、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)傳人、杰出私人企業(yè)主等人物，派入主動(dòng)上門(mén)宣傳指導(dǎo)私人檔案的整理，也可以直接掃描歸檔。四是檔案部門(mén)開(kāi)展預(yù)約服務(wù)、有償征收等方式來(lái)豐富館藏。五是聘請(qǐng)社會(huì)上資歷深、有一定影響的人士擔(dān)任私人檔案征集員，加大對(duì)地方的社會(huì)名人、有代表性的社會(huì)人士等私人檔案資源的跟蹤了解，掌握動(dòng)態(tài)。六是抓好私人檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，采取有效地方法盡最保持私人檔案形成時(shí)的原貌，尊重私人檔案的原始性，同時(shí)加大私人檔案數(shù)字化建設(shè)，為利用者提供快捷的利用服務(wù)。

二、用協(xié)議和政策規(guī)范程序，鼓勵(lì)編研

省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》指出：支持個(gè)人保管、展示其收藏的檔案，并向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)或寄存檔案，對(duì)捐贈(zèng)重要、珍貴檔案的檔案給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。借鑒國(guó)外普遍采用強(qiáng)制性手段收購(gòu)、限制與激勵(lì)相結(jié)合的方式，通過(guò)簽訂合同的方式來(lái)取得所有者的授權(quán)。在本人自愿的條件下，檔案部門(mén)與擁有私人檔案的社會(huì)人士協(xié)商合適的保存方式，簽定規(guī)范的檔案代管托管協(xié)議，規(guī)范檔案代管托管的程序與流程，方便私人檔案者的檔案可以自由進(jìn)出檔案館。檔案持有者對(duì)代管托管的檔案具有管理權(quán)和優(yōu)先使用權(quán)，并可提出限制利用意見(jiàn)，還可以分享利用相關(guān)檔案所獲得的收益。檔案部門(mén)可按照代管托管協(xié)議向社會(huì)及家族相關(guān)人員開(kāi)放，以便查閱利用。

檔案工作有著獨(dú)特的“記錄歷史，傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”特殊作用，檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。為了充分發(fā)揮檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價(jià)值，要重視私人檔案的編研工作。檔案部門(mén)要制定科學(xué)有效的政策，鼓勵(lì)社會(huì)人士參與私人檔案的編研工作，讓“死”檔案變“活”檔案，創(chuàng)造出豐厚的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)效益。開(kāi)放搞編研，充分利用各方優(yōu)勢(shì)共同把檔案編研開(kāi)發(fā)這個(gè)蛋糕做大。積極借助社會(huì)力量，設(shè)立檔案編研獎(jiǎng)勵(lì)資金，年度招標(biāo)編研主題，引導(dǎo)、鼓勵(lì)和支持熱愛(ài)檔案、熱愛(ài)文史的社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)人士積極參與到私人檔案的編研工作中來(lái)。

三、通過(guò)展出活動(dòng)，不斷擴(kuò)大正能量影響

到公共場(chǎng)所舉辦檔案展覽，是吸引公眾關(guān)注檔案，了解檔案的重要手段。檔案部門(mén)要多渠道開(kāi)發(fā)、傳播私人檔案價(jià)值，通過(guò)聯(lián)合辦展等方式，提升檔案文化傳播力和影響力。各級(jí)檔案管理部門(mén)可以開(kāi)展家庭檔案示范展覽、各類(lèi)私人檔案編研成果專(zhuān)題展覽等一系列專(zhuān)題展覽活動(dòng)，邀請(qǐng)私人檔案所有者現(xiàn)場(chǎng)講解，同時(shí)開(kāi)展展覽觀后感征文評(píng)比。對(duì)參加展覽的檔案所有者頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)，增加他們的榮譽(yù)感與積極性。除此之外，檔案館也可以設(shè)立私人檔案專(zhuān)柜，永久性地保存，定時(shí)對(duì)外開(kāi)放、展覽，增加社會(huì)教育意義。這樣既可以為檔案所有者提供一個(gè)展示、交流的平臺(tái)，還可以使散存于社會(huì)的于國(guó)于民有益的私人檔案資料得到永久保管、廣泛利用，進(jìn)一步提升了檔案工作的社會(huì)影響力和公眾的參與度，進(jìn)而發(fā)揮出更大的鑒史識(shí)今、啟迪后人的社會(huì)價(jià)值。

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