收費站檔案管理之淺見

史渭晨

“貸款修路，收費還貸”是國家為加快公路建設發(fā)展作出的一項重要決策。公路收費是籌集公路建設資金的一種行之有效的方法。通過對車輛通行費的征收，給公路發(fā)展注入了持續(xù)發(fā)展的生機和活力。

公路收費站在車輛通行收費工作中形成了大量收費、稽查、監(jiān)控、財務、交通流量、管理等檔案信息資料，這些原始的、真實的檔案資料在規(guī)范收費站的收費行為，確保交通建設資金的收繳，打擊漏逃費違法行為，推動交通建設發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用。

通過幾年的收費站檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)與其他單位的檔案有共性，也有其明顯的特殊性。

1、形成的檔案速度快，數(shù)量多。收費站每天24小時收費，24小時監(jiān)控，24小時稽查，幾乎每分每秒都在形成檔案。以常溧公路金壇收費站為例，2016年平均每天的總流量為18000輛左右，全年收取通行費715萬余元，開展集中整治行動56次，辦理月票車1135輛，月票征收63.61萬元，統(tǒng)一收據(jù)收入1.28萬元，全年視頻監(jiān)控約182000GB，由此可見其檔案形成的速度之快，數(shù)量之多。

2、檔案具有嚴格的保密性和相對獨立性。收費站內(nèi)部分工明確，并有一套非常嚴格的督查體系，如審帶員對審帶內(nèi)容嚴格保密；收費員不準接觸監(jiān)控資料：電腦收費系統(tǒng)的維修必須是專業(yè)維修人員，其他人員不得接觸；沖關(guān)逃費車輛的稽查檔案對外保密，未經(jīng)領導批準不得公布等等。

3、檔案利用率高。收費站每一筆收入都是國家經(jīng)費，收支要求極高，內(nèi)外監(jiān)督也非常嚴格，每年上級單位財務會審4次以上。加上公安調(diào)閱肇事逃逸車輛、公路節(jié)假日通行數(shù)據(jù)等都要利用這些檔案資料，因此檔案利用率較高。

常溧公路金壇收費站一直重視檔案工作，早在2013年11月就被評為三星級檔案管理單位。但個人覺得還需在以下幾個方面提高，使檔案管理更上一層樓。

檔案工作的生命力在于開發(fā)利用。近幾年信息技術(shù)的快速發(fā)展，隨即而產(chǎn)生了電子檔案，利用電子設備對檔案進行保存，這樣更便于查找和管理。1994年7月1日是我站開征日子，那時的檔案全是紙質(zhì)，如今查詢年代久遠的檔案，費時費力讓我時常無奈。若單位工作人員對所需查詢材料的名頭、時間模糊，檔案人員則需要詳盡地問清查詢事由目的才能探索著查詢；近幾年來，單位檔案人員新老交替出現(xiàn)，出現(xiàn)了檔案業(yè)務斷層和青黃不接現(xiàn)象，查詢過去的內(nèi)容讓年輕檔案工作者不為熟知的，需要請教單位老領導后方能提供方向開始查閱；過去的檔案工作并沒有得到廣泛的重視，老檔案的目錄登記的不夠詳盡，甚至沒目錄，導致會有漏查的遺憾。在當今電子信息時代的背景下，如何能使檔案更好地發(fā)揮其作用，更方便、快捷地服務各項工作，不讓后來人再走我們現(xiàn)在的路，我們要加大力氣，將原來的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)換為電子檔案。如公文、會議紀要、各類協(xié)議、保管期限內(nèi)的票據(jù)匯總表等等，彩色掃描后存入電腦，并分門別類，以便于今后的保管、查詢、使用。

招錄檔案專業(yè)人才。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，是一項極其困難而艱巨的任務。這不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案一套管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。前者不了解電子文件形成、存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。后者不悉檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性，無法實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施，長期保存電子檔案，使人類活動的真實記錄不遭受損失。所以，我們不能盲目地認為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術(shù)的工程人員，都可以管理電子檔案。電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握檔案工作的基礎原則和方法；又要熟練掌握電子技術(shù)、電子計算機軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。它必須將這兩門學科溶于一體，否則就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行有效管理，這就是專業(yè)人才的重要性。

最大限度的發(fā)揮收費站檔案作用。一個單位只有有所為才能有所作為，同樣，一項工作也如此。如果你的工作能對民生、經(jīng)濟、社會發(fā)展起積極作用，那么全社會就會重視你的工作。收費站就要主動地、有意地宣傳其檔案的各類用途。如，友情告知公安部門，收費站24小時高清監(jiān)控可以為追逃車輛、識別駕駛員、丟失人口、設卡攔截等提供幫助；友情告知發(fā)改、規(guī)劃等部門，收費站可以提供多年的車輛通行數(shù)據(jù)及每年的對比情況，并且可以細致到各類車型，為相關(guān)單位編制各類規(guī)劃、了解運輸市場提供素材；收費站可以為軍地有關(guān)部門統(tǒng)計軍車通行情況，為打擊假冒軍車提供證據(jù)；加強與廣播電臺的聯(lián)系，及時為出行大眾提供車流情況，特別是惡劣天氣、節(jié)假日期間；準確將日常、節(jié)假日車輛通行的詳細數(shù)據(jù)報告路網(wǎng)檢測部門，保證路網(wǎng)部門擁有第一手資料等等。將收費站的檔案資料讓社會各界共享，并成為市民生活中的一部分，不僅提高了收費站的威望，也使上級及領導更加重視收費站檔案工作，從而步入良心循環(huán)。