數字信息時代高校圖書館辦公室人員素質探析

萬秀梅

摘要 文章闡述了數字信息時代高校圖書館辦公室的作用，分析了高校圖書館辦公室人員存在的問題及解決措施，結合工作具體內容，探討了為了實現資源共建共享，圖書館辦公室人員在面對其工作方式由傳統(tǒng)模式轉向信息資源數字化、規(guī)范化時所應具備的綜合素質。

關鍵詞 數字信息時代 高校圖書館 辦公室人員 素質

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2017.05.087

美國著名學者貝克在《資源共享的未來》中寫到：“今天的圖書館正生存在一個相互依賴的時代。進一步講，每一個圖書館都必須將自己視為全國圖書館體系的一部分，必須擺脫自給自足的狀態(tài)，必須發(fā)現迅速而經濟地從世界圖書館體系中獲取資料并傳送給用戶的方式，必須隨時準備將自己的館藏資料提供給世界各地的其他圖書館?！睆闹形覀兛梢钥闯鲑Y源共享是數字信息時代圖書館的重要特征。高校圖書館辦公室集行政、總務、財務管理于一身，具有一定的專業(yè)性，它與業(yè)務部門的地位平行，卻不直接承接業(yè)務工作，而是協(xié)助館領導處理全面工作，承上啟下，聯(lián)絡內外、溝通左右的樞紐中心。數字信息時代，高校圖書館資源建設、讀者服務、讀者對圖書館的期待都發(fā)生了翻天覆地的變化，這必將對辦公室人員的工作提出緊迫的新要求。

高校圖書館辦公室人員是圖書館人力資源之一。他們要具備較寬的知識面、較強的組織管理能力和較高的人文素養(yǎng)、高深的專業(yè)知識，并熟悉掌握公文、新聞寫作，具備檔案管理、財務、調查研究能力，了解檢索方法，以及掌握辦公設備和計算機網絡技術，將數字化、規(guī)范化的資源傳遞到網絡，推動資源共建共享。

1高校圖書館辦公室人員存在的問題

1.1管理崗位認知性差

在傳統(tǒng)觀念中，高校圖書館辦公室的工作上傳下達，跑跑腿，寫寫文章，技術含量低。有些高校甚至將一些老弱病殘的職工安排在圖書館辦公室，嚴重影響了高校圖書館的形象，也降低了工作效率。另外，高校圖書館辦公室人員對自己的工作也存在認知誤差。在工作中，缺乏獨立思考，工作熱情不高，被動應付，不能獨當一面，對圖書館整體工作造成了不利影響。

1.2業(yè)務能力差

目前，我國高校圖書館辦公室人員絕大部分沒有接受過圖書情報專業(yè)的系統(tǒng)學習，普遍存在專業(yè)知識結構單一、文化水平低、學歷偏低、知識結構不合理。高校圖書館辦公室的工作具有較強的專業(yè)性，但是高校圖書館不注重培訓工作，有些辦公室人員沒有主動提高自己的業(yè)務能力，所以難以勝任相關工作。有的不懂文獻檢索方法，也不能熟練使用數據庫；有的對圖書分類法一無所知；有的不了解圖情專業(yè)的發(fā)展動態(tài)。圖書館辦公室人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，發(fā)表論文層次低，科研項目少。

1.3計算機技術、網絡技術差

數字信息時代圖書館必然有很多數字信息處理技術被應用，在圖書館管理中也必然需要采用數字化的信息存儲、處理技術。但是有些高校圖書館辦公室人員只會使用WORD辦公軟件。他們普遍計算機網絡技術低下、外語能力低等等，這與飛速發(fā)展的數字信息時代圖書館的要求存在差距。

數字信息時代要求圖書館辦公室人員從服務方式、內容、態(tài)度等進行調整，全面提高他們的綜合素質，顯得尤其重要。

2如何提高高校圖書館辦公室人員的綜合素質

2.1提升個人政治思想素質

圖書館辦公室具有較強的政策性，要深入理解黨的政策方針，自覺與黨保持一致。負責文書工作，宣傳圖書館黨總支的工作內容。這就需要辦公室人員了解文件精神、會議背景、領導的意愿，將圖書館的活動與學校工作重點相結合。在起草文件的過程中，自覺地運用馬克思基本原理分析問題，并采用思想政治教育的基本原理作為基本指導思想，保持較高的政治覺悟。另外，圖書館辦公室人員要建立監(jiān)管值班制度，對于網站發(fā)布的信息要嚴格審核，發(fā)現違反四項基本原則或不文明的內容要及時刪除，立即記錄，嚴重情況要追究到底。尤其，辦公室人員要做好信息保密工作，登記每一次新聞公告或視頻。

2.2加強業(yè)務培訓

高校圖書館應針對辦公室人員的知識層次、工作狀況、實際需求等等，對他們進行有針對性、有方向性的培訓。辦公室事務繁雜，瑣碎，疲于服務大家，疏于自己的業(yè)務。為了彌補業(yè)務素養(yǎng)的欠缺，他們應該積極主動地參加培訓班和繼續(xù)教育，擴大學術視野，并閱讀專業(yè)書籍，關注圖書館學發(fā)展動態(tài)，關注“e線圖情”、“陽光悅讀”等公眾微信號，提高業(yè)務能力。一般學校圖書館網頁都開設館員培訓課堂，免費下載視頻和課件，辦公室人員同時可以通過自學彌補業(yè)務素養(yǎng)的欠缺。此外，辦公室人員要努力提高外語水平，密切關注國內外一些著名圖書館的網站，學習圖書館管理的先進成果，借鑒其國內外的先進管理經驗。

2.3培訓計算機技術、網絡技術

數字信息時代圖書館運用了大量高技術電子設備和電子計算機網絡技術。在工作中，高校圖書館辦公室人員要定期維護網頁更新和刪減一些過期鏈接。圖書館必須對辦公室人員進行計算機技術、網絡技術方面的培訓，培訓結束后，要進行考核，考核合格后才準許工作。圖書館人員必須熟練掌握Office系統(tǒng)、通信技術、多媒體技術和網絡技術，將數字資源數字化、規(guī)范化，然后將數字統(tǒng)一提交到共享平臺，方便用戶通過計算機網絡獲得所需的統(tǒng)計數據。

3數字信息時代高校圖書館對辦公室人員的素質要求

筆者結合高校圖書館辦公室的工作具體內容，探討了為了實現資源共建共享，圖書館辦公室人員在面對其工作方式由傳統(tǒng)模式轉向信息資源數字化、規(guī)范化時所應具備的綜合素質。

3.1良好的協(xié)調能力

保持和諧的人際關系是辦公室工作的頭等大事。事實上，工作中的問題根源是人際矛盾。一方面，辦公室要與其他部門保持良好關系。辦公室人員必須工作謹慎，心胸開闊，著裝樸素端莊，舉止得體，公私分明，公正地對待每一位同事。圖書館女性居多，尤其老年女性比例大，矛盾是非多，人際關系復雜，要充分利用情感上的激勵機制，禮貌、友愛地與每一位同事相處。同事來辦公室傾訴，要善于傾聽，暫時停下手中的活，眼睛看著對方，不要插話，適當安慰對方。另一方面，辦公室人員要與學生建立相互信任的關系。既要理解學生求知的渴望，又要禮貌地拒絕學生占座，并耐心地講明原因。學生來辦公室發(fā)脾氣，辦公室人員既要維護圖書館的利益，又要考慮學生的實際情況，妥善處理。

3.2協(xié)助館長

高校圖書館辦公室人員要協(xié)助館長從戰(zhàn)略的高度把握圖書館建設的前景、宏觀決策，主動做館長的左膀右臂。在館長做決定之前，做好問題、意見的收集、匯總，分析問題，協(xié)助館長做出正確的決策；要有開拓和創(chuàng)新意識，對工作出現的問題，要善于打破常規(guī)思維，突破條框。既不能越權越職，又不能推諉、逃避責任。辦公室人員協(xié)助館長工作應注意以下方面：第一、注意匯報工作的場合，分清輕重緩急。對于涉及到錢或一些新問題，需要立即請示；對于為了方便讀者、緊急事件，果斷處理，可以事后匯報；對于為了偷工減料或敷衍塞責的建議，立即拒絕，不必匯報。不能毫無主見，應該獨當一面。第二、由于工作原因，必然接觸到機密文件和他人的隱私，不可泄露秘密。第三、由于辦公室雜事多，處理留言、通知、回信、存檔等一切日常、重復的工作，需要把類似的工作放在一起做，并養(yǎng)成雷厲風行的工作作風。第四、完成領導安排的工作，及時回話；不能完成的工作，及時反饋。第五、辦公室人員應有危機意識，任何事情作最壞的打算。事情往壞的方面發(fā)展才是必然趨勢。舉辦任何活動都應該有一套備用方案和應急方案，例如，做好學生被鎖書庫或火災、漏水等緊急情況的準備。總之，由于特殊的地位和使命，辦公室人員要將原則性與靈活性相結合。

3.3數字化圖書資產

一年一度的圖書館資產清查是辦公室人員費腦力、耗時間的瑣碎工作。傳統(tǒng)的資產清查方式，重復量大，遺漏點多，成本高，耗時長。數字信息時代，圖書館資產清查、統(tǒng)計數據庫都需要數字信息處理技術，辦公室人員要掌握信息儲存和傳遞處理技術，可以使用移動光盤、超媒體、超文本技術將信息資源集中整合，還可以構建分布式的文本信息和文本檢索系統(tǒng)。在處理數字的過程中，高校圖書館辦公室人員應采用雙機備份、啟動防火墻和軟件殺毒等措施。

3.4共享贈書資料

圖書館接受的捐贈主要是指捐書。首先、查閱書籍內容。大部分捐贈的書都出自名家，收藏價值高，但也有一些涉及廣告、淫穢、偽宗教，甚至反黨或盜版書籍。辦公室人員必須嚴格把關內容，杜絕此類書籍流通到書架。另外，如果收到一些沒有條形碼或陳舊的書籍，分類到“圖書飄流”專柜。為了方便網絡用戶下載有關資料，采用EXCEL表格登記，既能快捷準確地統(tǒng)計和歸納書目，又能方便提交到信息平臺，以供大家分享。

3.5創(chuàng)新考核與考勤

據筆者了解“通常美國圖書館界對圖書館員的工作考核有三個內容：工作業(yè)績、業(yè)務水平與社會效益?！惫P者通過網頁調查發(fā)現：美國大部分高校圖書館將館員的職稱、專業(yè)、教育背景、工作地點、部門、電話、Email，甚至家庭地址都公布在網上，旨在方便師生聯(lián)系館員。目前，中國部分重點高校圖書館網頁也陸續(xù)公布了館員的少量信息。網絡用戶通過網絡信息監(jiān)督、約束館員。2006年，筆者在美國德雷克塞爾大學學習英語認識兩名負責學生工作的職工，她們因怠慢工作，被學生投訴，先后開除了。

一方面，網絡化是新型圖書館的重要特征之一。讀者的讀書方式改變了，館員的工作方式也隨之改變了，但是圖書館考核館員的方式沒有變，即沒有賦予網絡讀者考核、監(jiān)督館員的權力和義務。高校圖書館應該將網絡作為管理手段之一，讓讀者通過網絡監(jiān)督、評價館員，并結合下載率和服務質量等因素作為考核標準之一。

另一方面，圖書館與職工形成雙贏的局面。圖書館在提倡愛崗敬業(yè)的同時，兼顧館員的個人發(fā)展，幫助他們實現自我價值，將其學術成就與職務提升相結合，將館員的個人價值與圖書館的發(fā)展融為一體，促使他們在貢獻與滿足中獲得成功。圖書館結合職工實際工作情況對其進行考核，例如，服務態(tài)度、工作效率、讀者滿意度、圖書入藏量、點擊率、流通量、文獻檢索等方面，考核要區(qū)別工作中的共性與個性以及整體與局部的關系，要具體問題具體分析。

3.6建立電子圖書館檔案

圖書館檔案工作就是按照一定規(guī)律進行收集、整理、鑒定、分類、加工、分卷、保管這些原始資料并提供利用。檔案工作與圖書館全館性的活動有關，檔案員要主動了解圖書館的活動，明確年度檔案收集的重點，及時將活動的計劃、內容、照片、報道，以及讀者的互動記錄，反饋的結果等材料一并存檔。

傳統(tǒng)的檔案工作受到了溫度、濕度、防蛀，物理空間等等的制約。登記卡片的污損或缺失，影響資產管理的丟失。在數字化網絡化沖擊下，辦公室采用計算機網絡技術保存檔案，檔案管理軟件都具有自動統(tǒng)計功能。辦公室人員使用計算機網絡技術進行檔案編目、檢索、統(tǒng)計等等，以及檔案材料的收集、整理和登記。辦公室人員要掌握PDF與WORD，EXCEL與WORD之間互相轉換以及圖片處理等技術；使用ACCESS格式存檔案，支持SQL語句，通過SQL可以在數據庫查找所需的記錄，還可以把各種記錄排列。通過上級管理部門的固定資產查詢軟件，查出對比的數據，再把數據存儲為ACCESS格式，最后與原數據對比。另外，記錄檔案必須使用具有備份功能的軟件，備份具體到月、天、時、分，建立虛擬的網絡化檔案館。

4結語

綜上所述，在數字化網絡化沖擊下，高校圖書館從傳統(tǒng)的紙質文獻轉向多媒體、數字化、網絡化，信息化服務模式，其辦公室人員工作方式、工作內容也隨之發(fā)生了變化。數字信息時代下的圖書館辦公室應該充分吸收和借鑒現代化的管理理念，同時融于信息化技術，組成工作站一局域網絡一互聯(lián)網三個等級的管理機制，旨在提高圖書館的資源共享能力。數字信息時代的圖書館辦公室人員服務對象不僅包括到館的讀者，還包括網絡環(huán)境下的用戶。辦公室人員的服務模式從過去的單向、靜態(tài)、底層次、被動的服務轉變?yōu)殡p向、動態(tài)、高端的主動服務，必須緊跟時代，不斷提高自身的綜合素質。