淺談高校教學(xué)檔案改革方向

呼俊迪

隨著各個(gè)高校對(duì)教學(xué)工作水平和教學(xué)改革的重視，與不斷進(jìn)步的社會(huì)信息化相比，高校教學(xué)檔案管理工作的重要性就進(jìn)一步凸顯，很多高校對(duì)教務(wù)檔案管理工作重視程度也增加，根據(jù)對(duì)當(dāng)前大學(xué)教務(wù)檔案管理現(xiàn)狀重要性的分析，指出目前大學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，最后得出了改進(jìn)的措施，促使教學(xué)管理工作更好的為教學(xué)服務(wù)。

高校的發(fā)展和教育改革的推進(jìn)，離不開(kāi)學(xué)校的教學(xué)檔案，提高教學(xué)檔案的可用性和有用性對(duì)學(xué)校教學(xué)發(fā)展非常重要。作為新時(shí)期的教學(xué)檔案工作人員，在當(dāng)前教學(xué)改革和教育事業(yè)飛速發(fā)展的時(shí)期，必須要主動(dòng)的學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，改進(jìn)教學(xué)方法，提高管理工作的服務(wù)水平，使教學(xué)檔案最大限度的為教學(xué)工作服務(wù)。近些年隨著高校的擴(kuò)張，各種教學(xué)活動(dòng)飛速增加、專業(yè)種類和學(xué)生數(shù)量不斷增加，對(duì)教學(xué)提出了更高的要求，各種教學(xué)活動(dòng)的增多，導(dǎo)致教學(xué)檔案的管理工作難度大大增加。

1 高校教學(xué)檔案管理情況

（1）在大多數(shù)學(xué)校，教學(xué)秘書(shū)充當(dāng)了院系（部）的檔案管理第一執(zhí)行人，教學(xué)科是部門(mén)與教務(wù)處之間的紐帶，通過(guò)教學(xué)科鏈接上下級(jí)的溝通，這對(duì)教學(xué)檔案的歸檔起了保障作用。其次，建立三級(jí)管理體制，根據(jù)各個(gè)大學(xué)的實(shí)際情況落實(shí)教學(xué)檔案管理責(zé)任制，按照大學(xué)、教務(wù)處和各部門(mén)的三級(jí)管理機(jī)制對(duì)各自的檔案管理工作進(jìn)行劃分。大學(xué)的檔案室主要負(fù)責(zé)宏觀教學(xué)檔案，包括規(guī)章制度、各課程的建設(shè)、不同專業(yè)的設(shè)置、歷年招生和學(xué)籍情況、畢業(yè)生登記表、各專業(yè)教材、教育教學(xué)等相關(guān)的上級(jí)文件和匯總性的資料等。各院系（部）負(fù)責(zé)保存和歸檔與本部門(mén)相關(guān)的教學(xué)檔案，如本部門(mén)的教學(xué)計(jì)劃、課程安排、學(xué)生考試試卷、教師教案、畢業(yè)設(shè)計(jì)、學(xué)籍等數(shù)量大的材料，這樣便于各部門(mén)隨時(shí)查詢，對(duì)教學(xué)檔案室減輕了負(fù)擔(dān)。教務(wù)處對(duì)教學(xué)檔案的保存范圍較籠統(tǒng)，對(duì)宏觀和微觀的材料都要做到查有證，如教師教學(xué)日常情況由院系（部）記錄，但教務(wù)處會(huì)起到監(jiān)督和管理的作用，對(duì)異常的教學(xué)情況進(jìn)行記錄；對(duì)學(xué)籍發(fā)生異動(dòng)的學(xué)生檔案進(jìn)行保存。其次，大學(xué)各部門(mén)根據(jù)自己的教學(xué)管理范圍和工作內(nèi)容制定相應(yīng)的教學(xué)檔案工作責(zé)任制度。按照教務(wù)處的要求，讓相關(guān)教學(xué)管理人員明確自己的工作職責(zé)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)把相關(guān)的教學(xué)檔案歸類，集中編目，及時(shí)的送到檔案室進(jìn)行匯總和保存。管理工作責(zé)任制有利于將教學(xué)檔案管理工作落到個(gè)人、責(zé)任到人，為教學(xué)檔案歸類工作提供了更好的制度保障。

（2）教學(xué)檔案管理信息化程度低。隨著社會(huì)現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)信息化的普及，對(duì)教學(xué)管理工作要求越來(lái)越高。但目前大學(xué)的教學(xué)管理工作還處于手工歸檔、記錄操作，很多資料由于都是一手資料電子化難度大，導(dǎo)致查詢利用困難、效率不高。

2 目前高校教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展方向

（1）學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案整理知識(shí)，提高自身的專業(yè)水平，在提高專業(yè)水平的同時(shí)要注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能的培訓(xùn)，掌握先進(jìn)的教學(xué)檔案管理方法進(jìn)一步提高工作質(zhì)量。

（2）提高監(jiān)管力度。根據(jù)教務(wù)處和學(xué)校監(jiān)督部門(mén)對(duì)教學(xué)檔案管理的查看，指出存在的問(wèn)題，根據(jù)實(shí)際情況提出有針對(duì)性的建議，進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的水平。樹(shù)立優(yōu)秀典型，組織各教學(xué)檔案工作人員進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，介紹經(jīng)驗(yàn)相互交流存進(jìn)，共同把教學(xué)檔案工作做好。

（3）當(dāng)前大學(xué)都堅(jiān)持以教學(xué)和科研為中心，同時(shí)也要面臨各種各樣的階段性工作，如通過(guò)教學(xué)評(píng)估加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。當(dāng)前社會(huì)信息化迅速發(fā)展，各行各業(yè)正在不斷完善信息化，借力發(fā)展自身，促使全社會(huì)進(jìn)入“信息時(shí)代”。因此教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化對(duì)目前高校檔案管理工作提出新的要求，這就要求我們應(yīng)該采取更多的措施去完善管理制度和工作方法。首先，做好管理，加強(qiáng)歸檔意識(shí)。在教學(xué)工作中全校教職員工一方面認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的價(jià)值，另一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也深刻認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案在高校教育發(fā)展中的重要性。第一，必須明確學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)為教務(wù)檔案管理工作的一級(jí)責(zé)任人，其他各相關(guān)部門(mén)及二級(jí)院系的負(fù)責(zé)人為二級(jí)負(fù)責(zé)人；各職能部門(mén)的主任和各院系部的教學(xué)科室是一級(jí)執(zhí)行人，各教研室和科室是二級(jí)執(zhí)行人，將當(dāng)前的教學(xué)檔案管理納入各部門(mén)的目標(biāo)責(zé)任管理，促進(jìn)管理責(zé)任落到實(shí)處。第二，各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從學(xué)校的教學(xué)檔案在本校教學(xué)工作中體現(xiàn)出來(lái)的重要作用角度，向廣大師生做提高重視的思想工作，使他們認(rèn)識(shí)到教務(wù)檔案工作重要性，促使師生們重視教務(wù)檔案，進(jìn)一步支持教學(xué)檔案的整理和歸類工作，從而由上到下的達(dá)到全員對(duì)教學(xué)檔案歸檔工作非常重視，有利于工作的進(jìn)一步開(kāi)展。其次，創(chuàng)建教學(xué)檔案管理的新模式，健全檔案管理工作制度。利用好教學(xué)評(píng)估這個(gè)工作機(jī)會(huì)，對(duì)全校的教學(xué)檔案進(jìn)行正規(guī)化梳理和完善。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)教學(xué)檔案的重視程度，認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案對(duì)日常教學(xué)和教學(xué)評(píng)估的重要性，積極發(fā)現(xiàn)目前管理工作中存在的問(wèn)題。對(duì)現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理制度進(jìn)行梳理，使學(xué)校的檔案管理做到有法可依、有章可循，應(yīng)該根據(jù)上及部門(mén)的法律法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定出符合校情的教務(wù)檔案管理制度。同時(shí)要求各相關(guān)部門(mén)必須嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，獎(jiǎng)罰分明。另外，不斷學(xué)習(xí)新的觀念和管理理念，積極的開(kāi)發(fā)新的教學(xué)檔案資源，切實(shí)的使學(xué)校教學(xué)檔案發(fā)展有利，走一條新的教學(xué)檔案管理之路。

總之，教學(xué)檔案管理工作對(duì)于整個(gè)大學(xué)的教學(xué)工作十分重要，如何高效和充分的利用教學(xué)檔案是我們教學(xué)檔案工作者永遠(yuǎn)要探索的問(wèn)題，很好的利用教學(xué)檔案使之更好的為教學(xué)服務(wù)，對(duì)學(xué)校的教學(xué)和科研發(fā)展具有重要意義。

（作者單位：西安醫(yī)學(xué)院）