論傳統(tǒng)檔案信息管理與電子檔案信息管理

王玲玲

信息時(shí)代的到來，使得檔案管理的方式和手段都迅速順應(yīng)潮流，發(fā)生著巨大的變化。電子檔案逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案，以其信息量大、共享性高且方便快捷的優(yōu)勢在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。本文從傳統(tǒng)檔案信息管理和電子檔案信息管理的整體角度出發(fā)，論述了其各自在檔案管理這一過程中的優(yōu)勢及特點(diǎn)，并從客觀角度出發(fā)淺談了二者之間的區(qū)別和共同點(diǎn)，對檔案管理工作的開展在一定程度上有著極其重要的意義。

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來引起了一場翻天覆地的變化，于檔案信息管理而言，其也在這次浪潮中抓住機(jī)遇，不斷革新工作的方式方法，逐漸從傳統(tǒng)的信息檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息管理，這個(gè)全新的變革的過程，是時(shí)代進(jìn)步的一種表現(xiàn)。在各個(gè)基層臺(tái)站中，如何高效的提高工作效率，在縮短工作時(shí)間的過程中保證工作質(zhì)量，是檔案信息管理工作應(yīng)當(dāng)改進(jìn)的。

1 傳統(tǒng)檔案信息管理簡介

1.1 傳統(tǒng)檔案信息管理概述

所謂傳統(tǒng)檔案信息管理，就是通過人工收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管等手段對某些重要的信息進(jìn)行規(guī)整管理，儲(chǔ)存到固定的文件柜中以便日后在工作中對某部分信息進(jìn)行查閱。

1.2 傳統(tǒng)檔案信息管理的優(yōu)勢

檔案信息管理實(shí)質(zhì)上就是一種管理工作。傳統(tǒng)的檔案信息管理從數(shù)量上保證了檔案的齊全性，收集各類資料進(jìn)行規(guī)整實(shí)現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)管理。在檔案之間建立聯(lián)系是傳統(tǒng)檔案信息管理的一大特點(diǎn)，能夠有效保護(hù)檔案免受外界破壞，保證檔案保持原始狀態(tài)，不容易被別有用心的人私自篡改，大大增加了檔案的安全性。傳統(tǒng)檔案信息的規(guī)整，能夠有效的保留歷史原貌，實(shí)現(xiàn)信息管理的真實(shí)性。

2 電子檔案信息管理簡介

2.1 電子檔案信息管理概述

所謂電子檔案信息管理，就是緊隨科技信息時(shí)代，通過電子技術(shù)和信息技術(shù)以互聯(lián)網(wǎng)為載體進(jìn)行的一種電子化信息統(tǒng)計(jì)，記錄備案形成檔案編制管理。

2.2 電子檔案信息管理的優(yōu)勢

從快捷程度來說，電子檔案信息管理頗為高效，具有極大的快捷性。從經(jīng)濟(jì)環(huán)保角度來講，電子檔案信息管理大大減少了對紙張的使用，一切信息均記錄編制在電子計(jì)算機(jī)中，節(jié)約了大量的紙張。從信息共享的角度來講，科技信息下講究的是資源共享信息互用。

3 淺談傳統(tǒng)檔案信息管理與電子檔案信息管理的差異性

3.1 從“歸檔時(shí)間”洞悉差別

傳統(tǒng)檔案信息管理一般會(huì)涉及到多方面的資料且紙質(zhì)版較多，繁瑣戎雜的信息導(dǎo)致對其歸檔處理非常不易，很多時(shí)候都不能及時(shí)的進(jìn)行文件歸檔。但是，電子檔案信息管理則不然。它可以及時(shí)的利用局域網(wǎng)進(jìn)行信息歸類處理，整理到一個(gè)文件夾中進(jìn)行統(tǒng)一歸檔處理。時(shí)間上占有極大的優(yōu)勢，在歸類和保存方面頗為省時(shí)省力。

3.2 從“鑒定方法”洞悉差別

傳統(tǒng)檔案信息管理在進(jìn)行鑒定的時(shí)候必須嚴(yán)格按照規(guī)定，通過資格審核、確定生存期、價(jià)值復(fù)審這三個(gè)階段才能鑒定出結(jié)果，時(shí)間上是最為浪費(fèi)的，不可囫圇吞棗，亦不可粗制濫造，必須進(jìn)行分頁審核方可。而電子檔案信息管理則可以利用計(jì)算機(jī)的一系列功能，即可完成大規(guī)模的審核，大大的提高了工作效率，縮短了鑒定的時(shí)間。在利用電子信息技術(shù)對檔案進(jìn)行編制管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡量保證電子檔案的安全性，利用信息加密技術(shù)等來確保檔案的原始性。

3.3 從“存儲(chǔ)空間”洞悉差別

傳統(tǒng)檔案信息管理的以紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)形式為主，隨著信息量的加大，紙質(zhì)檔案越發(fā)顯得力量不足，不僅信息容量小，而且占用的空間還比較大，導(dǎo)致越來越多的紙質(zhì)版文件積壓，不利于文件檔案迅速查找。而電子檔案信息管理則高效地解決了這一問題，它可以容納圖片、音頻、ppt、視頻、文檔等多種形式的信息，不僅解決了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)信息容量大的缺陷，還占用了極小的空間，優(yōu)勢極為明顯。

3.4 從“保管形式”洞悉差別

傳統(tǒng)檔案信息管理通過檔案盒及檔案柜的載體進(jìn)行保管，而電子檔案信息管理則通過計(jì)算機(jī)媒介進(jìn)行信息保管。

4 淺談傳統(tǒng)檔案信息管理和電子檔案信息管理的共同點(diǎn)

從某種角度來講，電子檔案信息管理是由傳統(tǒng)檔案信息管理演變而來的，二者之間存在著一定的聯(lián)系。首先，兩者都是實(shí)體檔案。傳統(tǒng)檔案信息是看得見摸得著的實(shí)質(zhì)性紙張檔案，他們以其特定的規(guī)整要求排列在文件柜中，而電子檔案信息則是通過電子信息技術(shù)，對檔案進(jìn)行加密技術(shù)后利用計(jì)算機(jī)顯現(xiàn)出來的信息管理。其次，傳統(tǒng)檔案信息和電子檔案信息都具有原生性。不管是哪一種檔案信息管理，都必須保持檔案信息的原生性，不可以隨意更改信息。再者，從價(jià)值角度分析兩種檔案信息管理，二者都具有一定的社會(huì)價(jià)值和歷史價(jià)值，都能夠?yàn)樯鐣?huì)管理工作或者其他方面的工作提供指導(dǎo)，方便其他行業(yè)對檔案信息的需求。

5 當(dāng)下我國電子檔案信息管理的應(yīng)用

我國致力于對電子信息技術(shù)的研究，試圖充分利用電子技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域爭創(chuàng)新高。在檔案信息管理領(lǐng)域，引入電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。譬如，我國的人力資源部門，就利用電子信息技術(shù)對人員的信息進(jìn)行管理。除此之外，醫(yī)院、教育部門等也通過電子檔案對其發(fā)生的事件或者其他方面的有意義的事件進(jìn)行管理，不僅保證了信息的安全性，也大大提高了工作效率。

6 結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)檔案信息管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有電子檔案信息管理更能夠得到社會(huì)發(fā)展的青睞。在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的同時(shí)，必須緊隨時(shí)代的腳步，才能適應(yīng)時(shí)代的潮流，促進(jìn)各方面進(jìn)步，致力于使用電子檔案進(jìn)行信息管理，是正確的選擇。

[1] 聞國權(quán)，曹義.對檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的思考[J].中國檔案，2011（06）.

[2] 安小輝.論檔案信息化管理的重要性[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2010（01）.

（作者單位：國家新聞出版廣電總局2024臺(tái)）