論傳統(tǒng)檔案信息管理與電子檔案信息管理

王玲玲

信息時代的到來，使得檔案管理的方式和手段都迅速順應(yīng)潮流，發(fā)生著巨大的變化。電子檔案逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案，以其信息量大、共享性高且方便快捷的優(yōu)勢在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。本文從傳統(tǒng)檔案信息管理和電子檔案信息管理的整體角度出發(fā)，論述了其各自在檔案管理這一過程中的優(yōu)勢及特點，并從客觀角度出發(fā)淺談了二者之間的區(qū)別和共同點，對檔案管理工作的開展在一定程度上有著極其重要的意義。

網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來引起了一場翻天覆地的變化，于檔案信息管理而言，其也在這次浪潮中抓住機遇，不斷革新工作的方式方法，逐漸從傳統(tǒng)的信息檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息管理，這個全新的變革的過程，是時代進步的一種表現(xiàn)。在各個基層臺站中，如何高效的提高工作效率，在縮短工作時間的過程中保證工作質(zhì)量，是檔案信息管理工作應(yīng)當改進的。

1 傳統(tǒng)檔案信息管理簡介

1.1 傳統(tǒng)檔案信息管理概述

所謂傳統(tǒng)檔案信息管理，就是通過人工收集、整理、統(tǒng)計、保管等手段對某些重要的信息進行規(guī)整管理，儲存到固定的文件柜中以便日后在工作中對某部分信息進行查閱。

1.2 傳統(tǒng)檔案信息管理的優(yōu)勢

檔案信息管理實質(zhì)上就是一種管理工作。傳統(tǒng)的檔案信息管理從數(shù)量上保證了檔案的齊全性，收集各類資料進行規(guī)整實現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)管理。在檔案之間建立聯(lián)系是傳統(tǒng)檔案信息管理的一大特點，能夠有效保護檔案免受外界破壞，保證檔案保持原始狀態(tài)，不容易被別有用心的人私自篡改，大大增加了檔案的安全性。傳統(tǒng)檔案信息的規(guī)整，能夠有效的保留歷史原貌，實現(xiàn)信息管理的真實性。

2 電子檔案信息管理簡介

2.1 電子檔案信息管理概述

所謂電子檔案信息管理，就是緊隨科技信息時代，通過電子技術(shù)和信息技術(shù)以互聯(lián)網(wǎng)為載體進行的一種電子化信息統(tǒng)計，記錄備案形成檔案編制管理。

2.2 電子檔案信息管理的優(yōu)勢

從快捷程度來說，電子檔案信息管理頗為高效，具有極大的快捷性。從經(jīng)濟環(huán)保角度來講，電子檔案信息管理大大減少了對紙張的使用，一切信息均記錄編制在電子計算機中，節(jié)約了大量的紙張。從信息共享的角度來講，科技信息下講究的是資源共享信息互用。

3 淺談傳統(tǒng)檔案信息管理與電子檔案信息管理的差異性

3.1 從“歸檔時間”洞悉差別

傳統(tǒng)檔案信息管理一般會涉及到多方面的資料且紙質(zhì)版較多，繁瑣戎雜的信息導致對其歸檔處理非常不易，很多時候都不能及時的進行文件歸檔。但是，電子檔案信息管理則不然。它可以及時的利用局域網(wǎng)進行信息歸類處理，整理到一個文件夾中進行統(tǒng)一歸檔處理。時間上占有極大的優(yōu)勢，在歸類和保存方面頗為省時省力。

3.2 從“鑒定方法”洞悉差別

傳統(tǒng)檔案信息管理在進行鑒定的時候必須嚴格按照規(guī)定，通過資格審核、確定生存期、價值復(fù)審這三個階段才能鑒定出結(jié)果，時間上是最為浪費的，不可囫圇吞棗，亦不可粗制濫造，必須進行分頁審核方可。而電子檔案信息管理則可以利用計算機的一系列功能，即可完成大規(guī)模的審核，大大的提高了工作效率，縮短了鑒定的時間。在利用電子信息技術(shù)對檔案進行編制管理時，應(yīng)當盡量保證電子檔案的安全性，利用信息加密技術(shù)等來確保檔案的原始性。

3.3 從“存儲空間”洞悉差別

傳統(tǒng)檔案信息管理的以紙質(zhì)檔案存儲形式為主，隨著信息量的加大，紙質(zhì)檔案越發(fā)顯得力量不足，不僅信息容量小，而且占用的空間還比較大，導致越來越多的紙質(zhì)版文件積壓，不利于文件檔案迅速查找。而電子檔案信息管理則高效地解決了這一問題，它可以容納圖片、音頻、ppt、視頻、文檔等多種形式的信息，不僅解決了傳統(tǒng)檔案存儲信息容量大的缺陷，還占用了極小的空間，優(yōu)勢極為明顯。

3.4 從“保管形式”洞悉差別

傳統(tǒng)檔案信息管理通過檔案盒及檔案柜的載體進行保管，而電子檔案信息管理則通過計算機媒介進行信息保管。

4 淺談傳統(tǒng)檔案信息管理和電子檔案信息管理的共同點

從某種角度來講，電子檔案信息管理是由傳統(tǒng)檔案信息管理演變而來的，二者之間存在著一定的聯(lián)系。首先，兩者都是實體檔案。傳統(tǒng)檔案信息是看得見摸得著的實質(zhì)性紙張檔案，他們以其特定的規(guī)整要求排列在文件柜中，而電子檔案信息則是通過電子信息技術(shù)，對檔案進行加密技術(shù)后利用計算機顯現(xiàn)出來的信息管理。其次，傳統(tǒng)檔案信息和電子檔案信息都具有原生性。不管是哪一種檔案信息管理，都必須保持檔案信息的原生性，不可以隨意更改信息。再者，從價值角度分析兩種檔案信息管理，二者都具有一定的社會價值和歷史價值，都能夠為社會管理工作或者其他方面的工作提供指導，方便其他行業(yè)對檔案信息的需求。

5 當下我國電子檔案信息管理的應(yīng)用

我國致力于對電子信息技術(shù)的研究，試圖充分利用電子技術(shù)在各個領(lǐng)域爭創(chuàng)新高。在檔案信息管理領(lǐng)域，引入電子信息技術(shù)進行檔案管理。譬如，我國的人力資源部門，就利用電子信息技術(shù)對人員的信息進行管理。除此之外，醫(yī)院、教育部門等也通過電子檔案對其發(fā)生的事件或者其他方面的有意義的事件進行管理，不僅保證了信息的安全性，也大大提高了工作效率。

6 結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)檔案信息管理遠遠沒有電子檔案信息管理更能夠得到社會發(fā)展的青睞。在科學技術(shù)發(fā)展的同時，必須緊隨時代的腳步，才能適應(yīng)時代的潮流，促進各方面進步，致力于使用電子檔案進行信息管理，是正確的選擇。

[1] 聞國權(quán)，曹義.對檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)的思考[J].中國檔案，2011（06）.

[2] 安小輝.論檔案信息化管理的重要性[J].齊齊哈爾大學學報（哲學社會科學版），2010（01）.

（作者單位：國家新聞出版廣電總局2024臺）