淺談農(nóng)村中學(xué)檔案管理的重要地位及其強化措施

[摘 要]農(nóng)村中學(xué)的檔案管理由于歷史原因，長期以來處于學(xué)校管理工作的邊緣地帶，不僅在自身工作形式和內(nèi)容方面滯后于時代發(fā)展要求，也很難在學(xué)校建設(shè)與教育事業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮應(yīng)有作用。本文通過分析農(nóng)村中學(xué)檔案管理的常見問題，闡釋了檔案管理在農(nóng)村中學(xué)的重要地位，并就強化檔案管理工作的具體措施提出了若干建設(shè)性意見。

[關(guān)鍵詞]農(nóng)村中學(xué)；檔案管理；重要地位；強化措施

中圖分類號：G637 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）20-0256-01

無論在哪個時代，檔案作為對過去時代信息的保存、歸納、總結(jié)都是特定時間階段的信息延續(xù)與記錄。不管是對個體還是群體，檔案展示的都是其在存續(xù)期間個性化行動模式的獨特軌跡。尤其是進入信息時代后，檔案不僅在管理技術(shù)與手段方面不斷與前沿技術(shù)緊密融合，而且作為潛在的資源，檔案正在發(fā)揮著越來越重要的作用。

一、農(nóng)村中學(xué)檔案管理的常見問題

領(lǐng)導(dǎo)層和具體管理者重視不足導(dǎo)致檔案管理思想和具體手段相對落后、難以助推新時期教育改革進程和農(nóng)村中學(xué)建設(shè)發(fā)展需要是比較典型的問題之一。不少農(nóng)村中學(xué)對檔案管理工作的認(rèn)識長期停留在保管歷史資料這一簡單原始階段，不僅對檔案的查閱和利用頻率很低，而且基本不能發(fā)揮出檔案作為珍貴的信息資源的價值。更有甚者，一些農(nóng)村中學(xué)的檔案丟失、遺漏情況比較嚴(yán)重，時常出現(xiàn)需要用時找不到或找不全的情況。在當(dāng)前農(nóng)村學(xué)生大量進入城市大學(xué)深造的新時期里，學(xué)生檔案的遺失或錯漏必然給學(xué)生求學(xué)甚至未來就業(yè)造成極其嚴(yán)重的負(fù)面影響。而在教育加大改革力度的當(dāng)下，檔案的遺失錯漏等問題也會給教職員工評優(yōu)晉級或職業(yè)調(diào)動等形成不小的阻礙。

二、農(nóng)村中學(xué)檔案管理的重要地位

檔案作為歷史信息記錄最主要的載體，其承載的是一個個體或群體在一定歷史時期的行為模式或活動軌跡。在教育行業(yè)中，學(xué)校的檔案則是學(xué)生與教職員工在學(xué)業(yè)、教職崗位上存在與發(fā)展的個性化圖解，而管理好這些檔案則是為了在未來有需要的時刻，為其他教育機構(gòu)或用人單位提供了解與掌握特定對象行為模式甚至思想道德品格等的資料，從而為這些機構(gòu)或單位選賢用能做好準(zhǔn)備。

不僅如此，在當(dāng)前國家大力扶助“三農(nóng)”的新環(huán)境中，農(nóng)村教育改革正在成為影響“三農(nóng)”向現(xiàn)代化發(fā)展的核心因素之一。通過農(nóng)村中學(xué)檔案能夠了解和掌握其在改革進程中出現(xiàn)的問題與取得的成績，從而為未來改革方案的規(guī)劃與實施提供最客觀詳實的素材。

三、農(nóng)村中學(xué)檔案管理的強化措施

（一）完善檔案管理機制并與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和員工績效掛鉤

強化一項管理工作的前提之一是完善各項管理細(xì)則，實現(xiàn)對管理對象的360°無死角管理。對農(nóng)村中學(xué)檔案管理來說，要轉(zhuǎn)變長期以來由上至下重視不足的現(xiàn)狀，必須首先完善檔案管理機制并與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和員工的績效間掛鉤。

機制的完善能夠起到規(guī)范操作、有據(jù)可依的作用，不至于在出現(xiàn)管理失職或錯誤等情況下相關(guān)責(zé)任人有借口或理由推卸責(zé)任。同時，完善的管理機制也是在向所有人宣告檔案管理工作的重要性，從規(guī)則章程層面提醒領(lǐng)導(dǎo)與具體工作人員保持對檔案管理工作的關(guān)注與尊重。

而將檔案管理與人員績效掛鉤則能以最實際的物質(zhì)利益制約領(lǐng)導(dǎo)和管理者的言行舉止，使其在面對檔案管理時盡量小心謹(jǐn)慎、恪盡職守，否則一旦麻痹大意的后果就是自身實際利益受損。通常情況下，凡是與績效掛鉤的管理工作往往能夠取得不錯的實效。

（二）加大對管理人員的專業(yè)培訓(xùn)并加強宣傳與引導(dǎo)

農(nóng)村中學(xué)在檔案管理工作中出現(xiàn)理念和手段相對落后的另一個原因在于管理者缺乏專業(yè)知識與技能，這是教育和培訓(xùn)不足的后果。特別是在當(dāng)前信息化全面滲透到各項管理工作的背景下，檔案管理同樣需要掌握包括計算機、互聯(lián)網(wǎng)等在內(nèi)的理論和實踐，而對這類前沿技術(shù)的掌握必須通過足夠的教育或培訓(xùn)。

對有條件的農(nóng)村中學(xué)來說，不妨采取輪流外出進修或委培的方式，讓檔案管理人員最大限度接受系統(tǒng)化與規(guī)范化的管理理論與應(yīng)用教育。若條件不具備，則學(xué)校也可采用內(nèi)部培訓(xùn)或者短期脫崗學(xué)習(xí)等形式。倘若學(xué)校采取的是兼職檔案管理形式，則需盡快安排專職人員負(fù)責(zé)或者直接外聘專業(yè)的檔案管理者。

此外，加大宣傳與引導(dǎo)也是當(dāng)前不少農(nóng)村中學(xué)加強檔案管理力度時需要同時開展的工作。宣傳和引導(dǎo)的目的在于讓全校上下形成統(tǒng)一認(rèn)識，不僅在思想層面對檔案管理給予應(yīng)有的肯定與重視，也要在實際行動上做到檔案應(yīng)交盡交和及時完整。要通過宣傳引導(dǎo)讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、員工乃至學(xué)生都認(rèn)識到檔案對其自身和整個學(xué)校的價值與意義，從而在日常生活學(xué)習(xí)的點滴細(xì)節(jié)中時刻關(guān)注檔案的收集匯總與使用。

（三）盡快實現(xiàn)檔案的電子化和管理的信息化

在傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式中，檔案的遺失錯漏幾乎就是無法避免的問題，這是由于檔案載體自身就存在的缺陷所致。但在信息時代，技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)能夠最大程度彌補這種遺憾，比如電子數(shù)據(jù)形式的檔案就能較紙質(zhì)檔案在存、管、用諸多方面實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)和高效。故而，盡快實現(xiàn)檔案的電子化和管理的信息化既能規(guī)避陳舊管理模式下的問題，又能順應(yīng)時代對檔案管理工作提出的新要求。

農(nóng)村中學(xué)需要盡快做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的分類與信息化標(biāo)準(zhǔn)制定，盡早實現(xiàn)檔案的線上化處理。同時，搭建電子檔案信息化管理平臺也非常重要，需要首先形成內(nèi)部局域網(wǎng)形式，在及時錄入和上傳各類檔案內(nèi)容時做好檔案管理與查閱使用等權(quán)限的標(biāo)準(zhǔn)制定和分配。之后，再進行局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)的端口開放，此階段需重點注意加強病毒查殺和防火墻設(shè)置。為提高信息化檔案管理的安全水平，還需根據(jù)檔案重要程度采取本地備份和云備份等多種方式，既要確保電子檔案存貯的安全性，又要以最經(jīng)濟的方式降低檔案備份的成本并提高使用效能。

結(jié)束語

相較于城市學(xué)校在檔案管理方面的規(guī)范化與系統(tǒng)化，農(nóng)村中學(xué)由于歷史原因?qū)n案管理尚未引起足夠的關(guān)注，也就在管理理念和具體手段諸多方面出現(xiàn)了眾多落后于時代發(fā)展需要的問題。作為農(nóng)村中學(xué)日常管理的重要組成部分，檔案管理不僅是歷史文件的簡單保存，也關(guān)系到學(xué)生學(xué)業(yè)的持續(xù)深造或入伍就業(yè)等眾多方面，許多時候還會影響教職員工職稱評定、學(xué)校建設(shè)等的業(yè)績與成效。因此，提高對農(nóng)村中學(xué)檔案管理的重視并創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理工作手段不僅是某項具體管理工作的改革途徑，更是整個農(nóng)村中學(xué)教育在信息時代實現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化、滿足行業(yè)與時代發(fā)展要求的必須之舉。

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作者簡介

王美言，1977年8月，女，彝族，云南建水，本科，檔案 館員，研究方向：檔案方面。