創(chuàng)新文書檔案管理工作的分析

侯志強(qiáng)

摘 要：對(duì)文書檔案管理工作而言，它是單位管理中重要的工作。在我國經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展下，越來越注重對(duì)文書檔案管理的創(chuàng)新，但在長期發(fā)展中，因?yàn)槲臅鴻n案管理工作受到影響，導(dǎo)致存在一定的問題，使文書檔案管理工作限制，不能快速的發(fā)展下去，因此，我們要及時(shí)對(duì)文書管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，讓它提供的檔案信息更加的準(zhǔn)確、及時(shí)完整，能夠滿足各方面的需求。本文將針對(duì)創(chuàng)新文書檔案管理工作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵字：創(chuàng)新；文書檔案；管理工作

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國對(duì)文書檔案管理工作支持加大，文書檔案得到充分的記錄與整理。并且，文書檔案在檔案管理工作中占有重要的地位。在對(duì)文書檔案管理工作采取現(xiàn)代化的技術(shù)，使記錄的過程變得簡(jiǎn)單、快捷、有效。創(chuàng)新文書檔案管理工作，提高它的管理水平，能夠及時(shí)準(zhǔn)確系統(tǒng)完整地提供檔案信息，滿足各方面的需求，是文書檔案工作的重要需求。

1 文書檔案管理工作的概況

1.1 文書檔案管理工作的背景情況

在我國不斷的發(fā)展過程中，文書檔案管理工作是一項(xiàng)必不可少的工作內(nèi)容，我國的文書檔案管理工作在不斷地進(jìn)行著。傳統(tǒng)的文書管理工作是指建立一個(gè)相關(guān)的部門通過事件的發(fā)生從而記錄下來，進(jìn)行封存。但是，這樣會(huì)存在一些弊端，導(dǎo)致一些文書檔案在保存過程中遭到破壞。因此，相關(guān)的管理部門需要加強(qiáng)管理工作，在檔案的分類管理上解決問題。文書檔案工作對(duì)于我國的發(fā)展有著重要的意義，盡管現(xiàn)在我國的文書檔案工作還存在著不足，但我們找到了解決的問題的辦法。希望在工作中能夠認(rèn)真的落實(shí)優(yōu)化方案，使文書檔案管理工作得到更好的發(fā)展。（1）

1.2 文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

通過一些案例分析來了解現(xiàn)狀和問題

（1）滯后表現(xiàn)

在時(shí)代發(fā)展的步伐下，各種制度都在不斷創(chuàng)新，但在企業(yè)的管理制度方面，特別是對(duì)文書檔案管理的工作，卻不能得到及時(shí)的改進(jìn)。而且文書檔案的管理忽視了他在工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當(dāng)前發(fā)展的腳步。

（2）檢索效率不高

文書檔案檢索有手工檢索、計(jì)算機(jī)檢索，檔案進(jìn)行歸類整理后，存在著處于放置狀態(tài)。并且，檔案的檢索方式大多屬于手工檢索。但是，在檔案的數(shù)量不斷的增加下，檢索的效率將會(huì)越來越慢。況且，計(jì)算機(jī)的檢索需要耗費(fèi)大量的人力和物力，需要文書檔案管理人員技術(shù)上的支持，這樣會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。

（3）管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能有待提高

目前文書檔案管理工作得不到重視，導(dǎo)致在各個(gè)企業(yè)單位缺乏專業(yè)的技術(shù)人員。并且，許多工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，并且沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，所以對(duì)檔案的歸類整理和編碼放置等都不熟練，使工作效率和工作質(zhì)量明顯降低。在當(dāng)前信息化時(shí)代，檔案管理人員不但要有專業(yè)技能，而且需要熟練各種各樣的計(jì)算機(jī)應(yīng)用。這樣，在檔案管理工作人員努力下，才會(huì)把文書檔案的管理工作做的更加完善。（2）

1.3 文書檔案管理工作的必要性

文書管理工作是記錄的內(nèi)容是對(duì)我國發(fā)展研究的重要依據(jù)，我國的文書管理工作對(duì)我國發(fā)展具有重大意義。而它不僅是記錄對(duì)現(xiàn)階段我國所發(fā)生的事件，更是對(duì)將過去的文書檔案進(jìn)行整理和分析，使過去檔案中所欠缺的部分得到補(bǔ)充，努力從檔案中找出缺少的部分，完善文書檔案的內(nèi)容。在對(duì)我國的歷史記錄分析中，根據(jù)以往的案例發(fā)現(xiàn)它的不足之處，并尋找新的方式，避免相同或類似的錯(cuò)誤再次發(fā)生。只有這樣才能有所收獲、有所進(jìn)步，使我國在發(fā)展的道路上越走越遠(yuǎn)。

2 我國文書檔案管理工作的優(yōu)化方案

2.1 需要優(yōu)化文書檔案管理制度

許多傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在問題，需要在下一階段有待提高。文書檔案的管理是以時(shí)間為分界線進(jìn)行大量的檔案的管理存放工作，雖然這種方式易行，但是因?yàn)檎泶娣诺奈臅鴻n案數(shù)量太多，使其太過于籠統(tǒng)化，在日后的查找中存在著巨大的困難。因此需要進(jìn)行細(xì)致分類，然后根據(jù)事件的類型進(jìn)一步的分類，使所有的文書檔案得到有序的存放。在管理人員管理制度中，規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容，沒有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行分配，這樣存在大量問題，導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中工作人員過多，造成資源的浪費(fèi)。因此在對(duì)文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí)，應(yīng)該使每一項(xiàng)工作都要高效有序地進(jìn)行，使每名文書檔案管理人員都做好分內(nèi)的事情。 （3）

2.2 要有培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

在新時(shí)代下，我們要對(duì)所有工作者有很高的要求，所以，文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要加大提高。我們需要適應(yīng)科學(xué)化對(duì)的管理要求，使大部分的事業(yè)單位和國企在新形勢(shì)下進(jìn)行大力創(chuàng)新，分類管理主抓建設(shè)的大制度?，F(xiàn)如今，要想更好的發(fā)展，就必須進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，這樣才能提高工作能力、對(duì)事物的分析能力。因此對(duì)于現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，需要在工作的過程中不斷的學(xué)習(xí)新事物，對(duì)文書檔案要有相當(dāng)?shù)牧私猓@樣有助于工作的得以順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化的技術(shù)手段的學(xué)習(xí)要十分重視，使這些技術(shù)在日后的工作過程中得到合理的應(yīng)用。

2.3 利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖?。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái)，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。

3 文書檔案管理工作中的創(chuàng)新措施

3.1 對(duì)管理理念的創(chuàng)新

文書檔案管理理念的創(chuàng)新是工作的關(guān)鍵。文書檔案管理的工作人員需要及時(shí)的更新思想，跟隨時(shí)代的潮流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足，學(xué)習(xí)新型的管理模式，以積極向上的學(xué)習(xí)姿態(tài)應(yīng)對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)，在文書檔案管理的創(chuàng)新上，應(yīng)該遵守以大局為重的原則，堅(jiān)持以企業(yè)的利益為中心。而且文書檔案管理上還必須要有宣傳的意識(shí)，檔案管理工作并不是單個(gè)部門的工作，我們需要合理的對(duì)檔案管理進(jìn)行宣傳，使更多的人參與到檔案管理的工作上去。（4）

3.2 對(duì)管理形式的創(chuàng)新

信息時(shí)代使文書檔案管理工作有了一定的挑戰(zhàn)。因此我們需要從文書檔案的管理手段上進(jìn)行創(chuàng)新。要對(duì)文書檔案的信息化進(jìn)行管理，并在此基礎(chǔ)上提升對(duì)文書檔案管理的安全性。因此，在輸入過程中，應(yīng)采用更加先進(jìn)的技術(shù)省去人工的輸入麻煩。建立檔案管理的系統(tǒng)，在創(chuàng)新的過程中，根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需要，在原有的管理制度基礎(chǔ)上進(jìn)行改革創(chuàng)新，使以前存在的不完善的地方能夠得到彌補(bǔ)。

3.3 完善文書與檔案工作的銜接

文書檔案的利用價(jià)值都來自于各個(gè)部門，文書檔案工作因?yàn)樾畔⒒哟螅瑥亩鴮⒚媾R新的技術(shù)環(huán)境。因此，我們要積極主動(dòng)的與各部門進(jìn)行溝通和交流，了解各部門工作的內(nèi)容和進(jìn)展。還需要在日常整理檔案中發(fā)現(xiàn)它的不足之處，及時(shí)與各部門進(jìn)行聯(lián)系。在建設(shè)遠(yuǎn)程互動(dòng)平臺(tái)及局域網(wǎng)方面的不斷推進(jìn)下，也取得了不同程度的發(fā)展。所以，我們應(yīng)該保證制度建設(shè)與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求的相適應(yīng)性，提高制度創(chuàng)新的有效性。（5）

4 結(jié)論

綜上分析，文書檔案非常重要，我們不僅要促使管理方式到位，而且促進(jìn)發(fā)展處理好各項(xiàng)工作辦事效率提高。文書檔案是企事業(yè)中重要的組成部分，具有很大的社會(huì)效益。因此提出文書檔案管理工作的創(chuàng)新是對(duì)管理工作的主要目標(biāo)，我們需要不斷的發(fā)展完善檔案管理工作。使我國的文書檔案管理工作不斷的進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，在整理過去已有的檔案記錄，使文書檔案更加完整細(xì)致，得到提高。

參考文獻(xiàn)

[1]黃靜虹，關(guān)于新時(shí)期文書檔案管理工作的思考[J].中國科技信息，2013，1，101-120.

[2]李玲.文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].山西檔案，2012，51-90

[3]李曉燕.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[D].文化產(chǎn)業(yè)， 2015

[4]韓宏.淺析文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].機(jī)電兵船檔案，2010，4-51

[5]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新田.東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2011，（03）.