試論新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

任勇

摘 要：在新的歷史時(shí)期機(jī)關(guān)單位的工作與檔案管理仍有著密切聯(lián)系，但是也對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。文章首先闡述了檔案管理對(duì)于機(jī)關(guān)單位的意義以及機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀，然后指出了目前機(jī)關(guān)單位在檔案管理方面存在的問(wèn)題，最后指出了解決問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的可行性建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；設(shè)備；規(guī)范化

1 機(jī)關(guān)檔案管理工作的意義與現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作的意義

檔案是指各機(jī)關(guān)團(tuán)體或是企事業(yè)單位在履行職能、完成工作任務(wù)的過(guò)程中所產(chǎn)生的文件。除此以外還包括著名家族、家庭以及人物在其生活中與他人來(lái)往的信函以及日記等有歷史價(jià)值的記錄被保存下來(lái)，就形成了檔案。

檔案的在社會(huì)生活、經(jīng)濟(jì)生活的各個(gè)方面都發(fā)揮著重要的作用，可以為宣傳教育工作提供生動(dòng)的素材，為科研工作提供重要依據(jù)，也可以成為政治斗爭(zhēng)的武器，還是機(jī)關(guān)工作有序進(jìn)行的工具，也是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)必不可少的組成部分。除此以外檔案還起到參考與憑證的作用。因?yàn)闄n案使人們從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，因此它不僅記錄了人們?cè)谏鐣?huì)生活中的成功經(jīng)驗(yàn)，也真實(shí)的記錄下了挫折與失敗，對(duì)人們今后的活動(dòng)具有極為重要的參考價(jià)值。檔案也是過(guò)去活動(dòng)的記錄，他以文字的形式客觀存在，且具有法律方面的效用，因而可以作為憑證使用，發(fā)揮憑證的效用。做好檔案管理工作可以為決策者提供關(guān)于單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r的資料，為制定下一步工作規(guī)劃提供依據(jù)。

1.2 檔案管理的現(xiàn)狀

各個(gè)機(jī)關(guān)的檔案資料是國(guó)家檔案資源中不可或缺的組成部分，因而國(guó)家頒布了關(guān)于檔案管理的法律《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》以規(guī)范檔案管理工作。自從這兩項(xiàng)法律頒布實(shí)施以來(lái)，各機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作水平與過(guò)去相比有了很大的提升。有的機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作水平甚至達(dá)到了省級(jí)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，這說(shuō)明我國(guó)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作正向著規(guī)范化的方向邁進(jìn)。

2 機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

2.1 管理人員的整體素質(zhì)有待提高

高素質(zhì)的管理人員是檔案管理規(guī)范化不可缺少的重要因素。想要做好檔案管理工作檔案管理人員除了要具備精深的專(zhuān)業(yè)技能以外，還要具備勇于開(kāi)拓的精神以及先進(jìn)的管理理念。目前一些機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員的不僅不具備精深的專(zhuān)業(yè)技能，而且管理思想也極為落后，對(duì)于檔案管理的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，缺乏對(duì)檔案管理方面的法律知識(shí)的了解與掌握?；蚴窃诠ぷ髦胁荒軌驀?yán)格要求自己，不能按照歸檔管理范圍以及檔案保管時(shí)限的規(guī)定進(jìn)行檔案管理，致使檔案管理工作呈現(xiàn)混亂狀態(tài)。

2.2 檔案管理的科學(xué)水平有待進(jìn)一步提高

信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了機(jī)關(guān)單位的信息化管理的深入發(fā)展，機(jī)關(guān)單位人們利用信息技術(shù)容量大、管理方便的特點(diǎn)建立了集文檔一體化與辦公信息化于一體的電子檔案。通過(guò)電腦就可完成檔案的復(fù)制、修改、保存與傳輸。這對(duì)傳統(tǒng)的檔案的管理模式與技術(shù)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。雖然電子檔案作為一項(xiàng)新技術(shù)來(lái)說(shuō)具有很多優(yōu)勢(shì)，但是由于其儲(chǔ)存載體的原因，很容易受到損壞而導(dǎo)致部分或全部檔案丟失，因而如何儲(chǔ)存電子檔案使其更加安全與穩(wěn)定是當(dāng)前檔案管理工作急需解決的問(wèn)題之一。

2.3 硬件設(shè)備有待完善

在檔案管理方面有些機(jī)關(guān)單位還存在硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)的情況，這主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是存儲(chǔ)空間狹小，一些機(jī)關(guān)單位的檔案室存儲(chǔ)面積比較小，因而造成檔案管理的不規(guī)范。二是設(shè)備不完善，一些機(jī)關(guān)單位由于沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，因而檔案柜的樣式并不統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理帶來(lái)困難。

三是一些機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案室的安全工作重視不夠，導(dǎo)致檔案室的安全管理出現(xiàn)漏洞，缺少應(yīng)對(duì)火災(zāi)或其他災(zāi)害的設(shè)施，一旦發(fā)生安全問(wèn)題，很難得到快速有效地控制。

3 促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略

3.1 利用信息技術(shù)提高檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度

過(guò)去檔案管理工作主要以人為主體進(jìn)行檔案管理，信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來(lái)了新的變化。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用有效地提升了檔案資源的開(kāi)發(fā)運(yùn)用效率，在信息技術(shù)的帶動(dòng)下，實(shí)現(xiàn)了對(duì)各級(jí)各類(lèi)檔案信息的收集、加工與整理，然后將這些信息儲(chǔ)存起來(lái)，打破檔案管理的部門(mén)限制，強(qiáng)調(diào)了不同部門(mén)之間檔案管理的橫向合作，為實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)之間的信息資源共享提供了一條便捷的道路。滿(mǎn)足了人們獲取大量信息的需求，使檔案管理真正做到與時(shí)俱進(jìn)。

3.2 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案管理不規(guī)范的原因之一就是機(jī)關(guān)單位檔案管理的硬件設(shè)施不完備。因而要加大檔案管理的投入力度，配備足夠的檔案柜，給檔案管理提供充足的空間。除此以外在條件允許的情況下機(jī)關(guān)單位還可給檔案室配備防盜門(mén)窗、溫濕計(jì)、滅火器以及吸塵器等安全設(shè)施。加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化不緊要注重硬件設(shè)施的投入。同時(shí)也要關(guān)注軟件方面的建設(shè)，利用掃描儀等對(duì)歷年形成的紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描，使之轉(zhuǎn)化為電子文檔，并存儲(chǔ)起來(lái)以符合檔案管理信息化的需求。為了便于檔案的管理與使用，可以由國(guó)家檔案局或者檔案局出面研制出一套科學(xué)完備的檔案管理軟件，并在檔案管理中統(tǒng)一使用該軟件，以促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，提高檔案的利用效率。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)建設(shè)

首先通過(guò)舉辦各種形式的培訓(xùn)班對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)，除此以外還可以采取專(zhuān)業(yè)人員現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的方式或派人到其它單位學(xué)習(xí)的方式讓檔案管理人員從實(shí)踐中學(xué)習(xí)掌握科學(xué)的檔案管理方法。檔案管理理人員除了要具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以外，還要具備計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，可以采用自學(xué)或者是培訓(xùn)的方法使其掌握這項(xiàng)技能，以便適應(yīng)工作需要。另外為了將優(yōu)秀的檔案管理人員引入到檔案管理工作中，還要嚴(yán)把錄用與選拔關(guān)，優(yōu)先錄用具有高水平檔案管理知識(shí)的年輕畢業(yè)生，將它們充實(shí)到檔案管理工作崗位上，關(guān)鍵的檔案管理工作崗位應(yīng)選拔業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)、思想素質(zhì)好的人員擔(dān)任，且對(duì)于工作表現(xiàn)良好的人員采取以底層的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)以激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是機(jī)關(guān)單位工作中重要的組成部分，也是機(jī)關(guān)單位開(kāi)展工作的依據(jù)，在新形勢(shì)下我們應(yīng)緊跟時(shí)代的需要不斷更新檔案管理思想，根據(jù)工作的需要采用新方法對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)化、規(guī)范化管理使其滿(mǎn)足機(jī)關(guān)單位工作的需要。

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