對(duì)通榆縣檔案利用服務(wù)情況的研究分析

摘 要：通榆縣大力推進(jìn)檔案便民服務(wù)體系建設(shè)，推出多項(xiàng)檔案利用創(chuàng)新便民服務(wù)舉措，逐步構(gòu)建檔案利用遠(yuǎn)程化、網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)格局。各類便民服務(wù)機(jī)制發(fā)揮效用凸顯，廣大市民充分享受到便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案公共服務(wù)，取得良好的社會(huì)效益。

關(guān)鍵詞：檔案利用；質(zhì)量；研究

1 檔案利用情況分析

1.社區(qū)利用持續(xù)增長(zhǎng)。目前，通榆縣六個(gè)社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心都可以受理相關(guān)民生檔案的查閱利用，自這項(xiàng)服務(wù)機(jī)制推出以來，每年在社區(qū)完成民生檔案利用的人次都呈現(xiàn)大幅增長(zhǎng)。隨著全縣社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的深入推進(jìn)，各社區(qū)在受理有關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，積極引導(dǎo)群眾就地查閱所需的檔案，實(shí)現(xiàn)一站式辦理，受到群眾的廣泛歡迎。繼續(xù)拓展社區(qū)利用檔案門類、擴(kuò)充資源，通過培訓(xùn)、回訪、在線服務(wù)等途徑不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，持續(xù)加強(qiáng)宣傳，各社區(qū)民生檔案利用受理業(yè)務(wù)數(shù)量和質(zhì)量逐年提高。

2.自助查檔深受歡迎。民生檔案自助服務(wù)終端開始在接待窗口、市民中心、房地產(chǎn)交易中心試運(yùn)行，市民持本人身份證，在自助終端機(jī)上根據(jù)操作提示，兩三分鐘就可以完成身份信息驗(yàn)證、調(diào)閱檔案以及簽章打印，拿到的檔案證明材料與在檔案館窗口查閱具有同樣的效力。這種全自助、便捷的檔案查閱設(shè)施一經(jīng)推出就受到群眾和有關(guān)單位的歡迎，利用率較高，大大提高民生檔案查閱的效率，減輕窗口的接待壓力。

3.民生檔案利用仍是主體，竣工檔案利用持續(xù)增長(zhǎng)?；橐龅怯洐n案、房產(chǎn)權(quán)證檔案、社員建房檔案、獨(dú)生子女檔案四類檔案的利用量占總利用量比重超過70%，民生檔案的利用仍是主體，但不同類別的檔案利用有增有減。其中，受房地產(chǎn)調(diào)控政策影響，房產(chǎn)權(quán)證檔案的利用人次、卷次同比下降近兩成；因越來越多的獨(dú)生子女父母到齡退休領(lǐng)取獨(dú)生子女補(bǔ)貼，以及二孩政策落地，獨(dú)生子女證檔案利用量近兩年來有所增加。全年竣工檔案的利用保持了近年來的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，占總利用量的6%，同比增長(zhǎng)近兩成。

2 檔案利用服務(wù)質(zhì)量分析

1.檔案數(shù)字化大大提高檔案接待利用效率。近年來，通榆縣不斷加大檔案數(shù)字化工作，使得數(shù)字化檔案的直接利用占比逐年提高，效果顯著。調(diào)閱實(shí)體檔案越來越少，在減少對(duì)檔案實(shí)體可能造成的損傷的同時(shí)，大大減少查檔者的等待時(shí)間、提高檔案接待利用的整體工作效率。

2.開辟多條檔案利用便民服務(wù)“綠色通道”。各項(xiàng)便民服務(wù)措施的靈活運(yùn)用開辟多條檔案利用“綠色通道”，特別是在為有關(guān)村委會(huì)服務(wù)的過程中得到相關(guān)工作人員和村民的點(diǎn)贊。一是“就近取件”為易地搬遷地籍核查工作便捷快速提供建房檔案，通過民生檔案“就近取件”便民服務(wù)在村委會(huì)就地辦好檔案查閱的所有手續(xù)，省卻大量的來回奔波時(shí)間和精力，也使村委會(huì)地籍更新調(diào)查工作得以高效開展。二是“特事特辦”，根據(jù)需求梳理館藏檔案，分門別類做好各項(xiàng)利用準(zhǔn)備，規(guī)范各村辦理查檔業(yè)務(wù)的手續(xù)和流程，為各村查閱檔案提供極大的便利。

3.多種現(xiàn)代化技術(shù)并用。通榆縣不斷加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，積極運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，深入推進(jìn)信息技術(shù)在檔案利用業(yè)務(wù)上的應(yīng)用，推出網(wǎng)絡(luò)、微信、市民云APP預(yù)約查檔以及跨省網(wǎng)盤利用服務(wù)系統(tǒng)等，充分發(fā)揮檔案全文數(shù)字化的效益，促進(jìn)現(xiàn)有線下各項(xiàng)服務(wù)機(jī)制與線上服務(wù)深度融合，不斷拓展、創(chuàng)新檔案利用信息化手段，發(fā)揮了“1+1>2”的作用，使檔案利用服務(wù)越來越便捷、高效、親民。

4.規(guī)范窗口管理亮點(diǎn)紛呈。全員素質(zhì)提升，努力提升全員政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，實(shí)行每月1次政治學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，每季度進(jìn)行1次專家講座。積極推選人員參加各種培訓(xùn)班，實(shí)行全員考錄上崗證。開展窗口“輪值制”，解決窗口服務(wù)人員少的問題，推動(dòng)了全體人員熟悉館藏、熟練操作檔案管理系統(tǒng)，提升服務(wù)中心、服務(wù)基層、服務(wù)民生能力。考核獎(jiǎng)懲有創(chuàng)新，實(shí)行日常工作扣分制、重點(diǎn)工作打分制、創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)工作加分制，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)懲，提升全員工作責(zé)任感和工作質(zhì)效，提升通榆檔案的美譽(yù)度、知名度。打造“忠誠(chéng)管檔、真誠(chéng)服務(wù)”優(yōu)秀服務(wù)品牌，在做好檔案工作的基礎(chǔ)上、積極參與縣委、縣政府中心工作，實(shí)行免費(fèi)查檔、遠(yuǎn)程查檔、即時(shí)查檔、數(shù)字化快捷查檔。全面服務(wù)多渠道，主動(dòng)服務(wù)縣委縣政府中心工作，指導(dǎo)、推進(jìn)全縣機(jī)關(guān)、部門和鎮(zhèn)（社區(qū)）檔案規(guī)范化、信息化，提升全縣檔案安全保密工作水平。

5.共享機(jī)制“讓信息多跑路、讓群眾少跑腿”。先后與公安局人口管理辦公室和衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)建立民生服務(wù)信息共享機(jī)制，為市民辦理戶籍事項(xiàng)一次性計(jì)劃生育獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)申領(lǐng)、申請(qǐng)二孩等再生育事項(xiàng)或其他特殊需求的檔案查閱提供極大的便利。充分發(fā)揮檔案公共服務(wù)在現(xiàn)代政務(wù)服務(wù)體系中的基礎(chǔ)作用、不斷簡(jiǎn)化行政相對(duì)人的辦事環(huán)節(jié)和手續(xù)，推出一系列便民服務(wù)機(jī)制，通過相關(guān)門類的檔案信息資源的共享，拓寬信息服務(wù)渠道，通過“技術(shù)+機(jī)制”手段，進(jìn)一步簡(jiǎn)化群眾辦事流程，減少辦事群眾來回奔波，為群眾節(jié)省寶貴的時(shí)間和精力，真正實(shí)現(xiàn)“讓信息多跑路、讓群眾少跑腿”。

6.檔案便民服務(wù)體系不斷完善、效用日漸凸顯。隨著檔案利用渠道的不斷豐富，服務(wù)機(jī)制的不斷完善，適應(yīng)通榆特點(diǎn)、具有通榆特色的檔案利用便民服務(wù)體系逐步形成，整體效用日漸凸顯。典型的表現(xiàn)是，在檔案利用總量基本平穩(wěn)的基礎(chǔ)上，各種不同途徑完成的檔案利用量有增有減。周六接待利用量的變化就是一個(gè)很好的例證。越來越多的查檔需求被社區(qū)利用、自助查檔、就近取件、網(wǎng)上預(yù)約等各種便利渠道所分流。民生檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)接軌“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，越來越豐富、越來越便捷的服務(wù)機(jī)制不斷完善檔案利用便民服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)服務(wù)能級(jí)的不斷提升。

作者簡(jiǎn)介

王景文，男，吉林通榆人，大學(xué)本科學(xué)歷，檔案管理員，現(xiàn)從事縣級(jí)職業(yè)技術(shù)教育檔案管理與研究工作。