事業(yè)單位文書檔案管理面臨的問題及對(duì)策

葉敏瑤

摘 要：在今天，檔案被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)行業(yè)之中。其中，文書檔案管理是事業(yè)單位十分重要的工作之一，在繁重的工作面前，文書檔案管理的水平需要有所提高，我國事業(yè)單位在文書檔案管理方面還有待完善。本文闡述了事業(yè)單位文書檔案管理面臨的主要問題，就如何提高事業(yè)單位文書檔案的管理水平提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案管理；問題；措施

作為事業(yè)單位來說，文書檔案是人才聘用、考核、決策等工作的重要依據(jù)，由于文書檔案資料多，內(nèi)容廣，為工作人員帶來了諸多便利。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案在數(shù)量上也有著一定程度的變化，這就需要事業(yè)單位能夠與時(shí)俱進(jìn)，改變文書檔案管理的傳統(tǒng)方式。從今天看來，我國的事業(yè)單位文書檔案管理還存在著許多亟待解決的問題，為此，研究并分析事業(yè)單位文書檔案管理是十分必要的。

1 事業(yè)單位文書檔案管理面臨的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理專業(yè)水平較低

目前，我國的事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作不夠重視，大多數(shù)事業(yè)單位文書檔案管理人員的聘用機(jī)制還不完善，少數(shù)單位甚至連檔案管理需要用到的基本硬件設(shè)備（如電腦、掃描儀、除濕機(jī)、檔案柜等）都嚴(yán)重缺乏，依然采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行管理，如果存放不當(dāng)，其磨損程度會(huì)愈加嚴(yán)重，造成信息、資料的丟失。另外，許多文書檔案管理人員并非本職對(duì)口專業(yè)，而是其它行業(yè)抽調(diào)過來的，致使負(fù)責(zé)文書檔案管理的工作人員專業(yè)水平不高，檔案管理能力不強(qiáng)。這是造成事業(yè)單位的文書檔案管理水平低下的其中一個(gè)重要原因。

1.2 檔案管理人員消極怠工

考量一個(gè)人的工作水平需要從兩方面去評(píng)價(jià)，一方面是工作能力，另一方面是工作態(tài)度，積極的工作態(tài)度不僅能夠提高工作效率，也能為事業(yè)單位的發(fā)展帶來巨大的收益。然而，由于單位決策層對(duì)檔案管理工作的忽視，必然導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)檔案收集、整理、保護(hù)和再利用工作愛理不理。在今天，很多事業(yè)單位的檔案整理工作是給社會(huì)上的檔案外包企業(yè)做的，外包企業(yè)派過來的檔案整理員人事變動(dòng)多，工作態(tài)度消極散漫，對(duì)自己的職責(zé)工作也是馬馬虎虎、得過且過。檔案管理人員在離職后，也沒有將工作中的明細(xì)認(rèn)真交待給相關(guān)的工作人員，致使許多文書檔案成為了白紙一張，失去了應(yīng)有的作用和價(jià)值，這種情況也是今天事業(yè)單位普遍面臨的問題。就算不離職，文書檔案管理人員也會(huì)有不在崗的情況，一旦文書檔案交接或者整理過程中出現(xiàn)紕漏，會(huì)為單位帶來很多內(nèi)在隱患。長此以往，檔案管理中積累的問題日益增多，逐漸發(fā)展成歷史遺留問題，以后要解決起來更是難上加難。

1.3 事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理缺少相應(yīng)的制度

今天的事業(yè)單位文書檔案內(nèi)容復(fù)雜，工作繁重，許多事業(yè)單位沒有制訂一個(gè)與之相符的規(guī)章制度，文書檔案在管理上毫無章法，缺乏一定的秩序性，再加上文書檔案管理人員工作水平低，態(tài)度消極，積極性不高，致使文書檔案隨意堆放歸檔效率低，而事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)又聽之任之、放任自流。日積月累，許多文書檔案僅僅是起到了擺設(shè)的作用，失去了原有的價(jià)值。而一旦需要進(jìn)行查閱時(shí)，尋找相關(guān)資料又成為了一個(gè)難點(diǎn)，這也是事業(yè)單位工作效率停留在底層的原因之一。

1.4 事業(yè)單位對(duì)保護(hù)文書檔案欠缺先進(jìn)的意識(shí)

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展下，信息技術(shù)的普及程度越來越高，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)在信息技術(shù)面前呈現(xiàn)出落后的態(tài)勢(shì)。但是就目前來看，許多事業(yè)單位還沒有意識(shí)到科學(xué)技術(shù)的重要性，依然堅(jiān)持傳統(tǒng)管理方式。有些事業(yè)單位只注重眼前利益，一方面，認(rèn)為對(duì)高科技管理設(shè)備的購買和維護(hù)進(jìn)行大量花銷是不值得的；另一方面，他們僅僅將文書檔案用在基礎(chǔ)工作上，沒有深度挖掘其作用，認(rèn)為耗費(fèi)大量人力和精力在檔案管理上是沒必要的，對(duì)文書檔案的保管及再利用能力始終處于一個(gè)不科學(xué)、不創(chuàng)新、不恰當(dāng)?shù)膶哟巍?/p>

2 事業(yè)單位文書檔案管理的有效措施

2.1 加強(qiáng)管理意識(shí)

在文書檔案管理方面，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不能著眼一處，需要認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，它是吸引人才、節(jié)省開支以及創(chuàng)造收益的重要憑證。提高管理意識(shí)首先需要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)將文書檔案管理工作加以重視，管理人員才會(huì)了解到本職工作的重要意義，進(jìn)而改變工作態(tài)度并努力完成管理工作。從事業(yè)單位講，需要重點(diǎn)培育有責(zé)任、有上進(jìn)心的文書檔案管理人員，并推出相關(guān)的管理制度用以監(jiān)督管理人員，事業(yè)單位需要采取激勵(lì)機(jī)制來鼓勵(lì)員工，針對(duì)優(yōu)秀員工給予物質(zhì)、精神雙重獎(jiǎng)勵(lì)，消極怠工者處以懲罰，調(diào)動(dòng)員工積極性從而提高工作效率。從員工個(gè)人來說，文書檔案管理人員需要提高管理意識(shí)，服從事業(yè)單位的培訓(xùn)安排，完善個(gè)人專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，提高自己的責(zé)任心，完成工作中各項(xiàng)任務(wù)。

2.2 完善管理制度

俗語云：“無規(guī)矩不成方圓”，我國的各行各業(yè)都有著一定的規(guī)章制度，制度的確立是工作效率得以上升的保障。我國事業(yè)單位文書檔案管理工作之所以水平較低，其中很大一部分原因是缺乏一個(gè)有效、科學(xué)的管理制度，或者是現(xiàn)有的管理體系漏洞較多，因此一個(gè)相對(duì)完善的管理制度是事業(yè)單位文書檔案管理工作急需的。事業(yè)單位需要了解當(dāng)前文書檔案管理工作的發(fā)展情況，建立一個(gè)不脫離實(shí)際、不脫離體系，科學(xué)合理的管理制度，并在現(xiàn)實(shí)工作中有所體現(xiàn)。管理制度的確立，使得事業(yè)單位文書檔案管理工作煥發(fā)生機(jī)，所有的工作都能夠有章可循，有法可依，是事業(yè)單位得以持續(xù)發(fā)展的重要因素。

2.3 提高人員知識(shí)能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息化

事業(yè)單位文書檔案管理人員的工作水平是由綜合素質(zhì)所決定的。事業(yè)單位首先要重視文書檔案管理人員的專業(yè)水平，針對(duì)具體情況定期開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)管理人員在專業(yè)知識(shí)和相關(guān)業(yè)務(wù)方面的能力，對(duì)文書檔案的評(píng)定、存放以及管理工作能夠做到胸有成竹，事業(yè)單位還要提供管理人員對(duì)外的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，從交流與總結(jié)中獲取更為優(yōu)秀的管理方案，為事業(yè)單位文書檔案管理在日后的工作鋪平墊穩(wěn)。

受信息技術(shù)的影響，事業(yè)單位若要在持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)上緊隨時(shí)代的步伐，需要大力引進(jìn)高科技管理設(shè)備以提高文書檔案管理水平，使文書檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，以科學(xué)、合理的角度向前發(fā)展，是促進(jìn)檔案信息化，提高文書檔案管理工作效率的重要手段。在新時(shí)代的背景下，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，其影響到生產(chǎn)生活中的每一個(gè)角落，事業(yè)單位文書檔案管理也一定會(huì)朝著信息化、電子化的方向邁進(jìn)。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式即將被社會(huì)所淘汰，未來的高科技領(lǐng)域才是事業(yè)單位必須關(guān)注的重點(diǎn)。

3 結(jié)束語

總而言之，文書檔案管理工作是事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，但是當(dāng)前的許多事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作較為輕視，存在著管理人員水平低、能力差，領(lǐng)導(dǎo)不予關(guān)注等問題，為事業(yè)單位的發(fā)展帶來諸多阻礙。需要提高文書檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化管理學(xué)習(xí)能力，落實(shí)文書檔案管理制度并引進(jìn)高科技設(shè)備，文書檔案管理工作才能有效開展，是事業(yè)單位邁向成功的關(guān)鍵一步。

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