探討醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

許鑫

摘 要：隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的深入發(fā)展，醫(yī)院檔案的有效管理在醫(yī)院管理體系中的功能和作用愈發(fā)突出，其創(chuàng)新工作顯得尤為重要。然而，我國(guó)大部分醫(yī)院在檔案管理工作中仍然存在著很多問(wèn)題和不足，仍然需要?jiǎng)?chuàng)新和改進(jìn)。本文從醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和創(chuàng)新策略兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的重要資源，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，在某種程度上關(guān)系著醫(yī)院的生存和發(fā)展。醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新不僅有利于提供更好的教學(xué)和醫(yī)療服務(wù)，而且還能提高檔案信息資源的利用率，為醫(yī)生提供更有效更實(shí)用的信息，也能夠從整體上有效提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新，成為了當(dāng)前醫(yī)院工作的重要課題。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不完善。醫(yī)院管理制度中缺乏合理完善的工作制度規(guī)定，編制制度規(guī)章時(shí)應(yīng)全面充分考慮醫(yī)院的實(shí)際情況，導(dǎo)致醫(yī)院資料收集整理工作效率低下，檔案管理工作十分混亂、重復(fù)保存等方面問(wèn)題比較突出，檔案信息安全根本得不到保證，檢索工作不便開(kāi)展，從而導(dǎo)致資源利用率不高。一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不到位，制定的管理制度僅是從大框架上進(jìn)行說(shuō)明，未詳細(xì)闡述具體的落實(shí)細(xì)節(jié)和考慮醫(yī)院實(shí)際問(wèn)題，導(dǎo)致制度要求與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)實(shí)狀況存在一定的脫節(jié)。另一方面，制定的管理制度缺乏對(duì)管理人員工作的約束，尤其在工作崗位上部分管理人員隨意性較大，認(rèn)為醫(yī)院檔案管理工作只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、歸檔與保存，這便降低了醫(yī)院整體管理水平。

（二）管理創(chuàng)新意識(shí)比較淡薄。醫(yī)院相關(guān)人員均認(rèn)為醫(yī)療建設(shè)核心技術(shù)研發(fā)重要，這使得管理水平根本得不到提升。此種問(wèn)題的出現(xiàn)主要是醫(yī)院并不注重檔案管理制度創(chuàng)新，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)亦未能深刻認(rèn)識(shí)到檔案資源對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，認(rèn)為此項(xiàng)工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展并不重要。管理人員對(duì)此工作亦不重視，且其責(zé)任心不強(qiáng)，工作過(guò)程中缺乏創(chuàng)新意識(shí)及創(chuàng)新激情，未意識(shí)到醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理工作要求的改變，只是一味地按照之前的思路開(kāi)展管理工作。部分醫(yī)院檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，只是按部就班地完成日常的工作，很少主動(dòng)創(chuàng)新工作思路、工作方法。這使得檔案資源不能充分發(fā)揮，其價(jià)值亦不能有效發(fā)揮。并且醫(yī)院很少給檔案管理人員外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，創(chuàng)新意識(shí)不到在檔案管理工作中的不足，在檔案管理工作中需求突破非常困難。因此，在檔案管理工作中的創(chuàng)新不足。

（三）現(xiàn)代管理手段應(yīng)用不夠。信息時(shí)代給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)新的開(kāi)展思路，但部分醫(yī)院實(shí)力有限，無(wú)論在硬件還是在軟件方面均缺乏投入，無(wú)法將先進(jìn)的檔案管理手段應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作中。部分醫(yī)院雖構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)，并購(gòu)買了檔案管理軟件，但在實(shí)際工作中管理人員缺乏應(yīng)用意識(shí)，導(dǎo)致現(xiàn)代化硬件與軟件應(yīng)用率并不高，造成資源浪費(fèi)。而且，在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，一般會(huì)將重要資料進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)到專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，這對(duì)檔本身是一種保護(hù)，也便于后期的檢索。但因醫(yī)院檔案的掃描是一項(xiàng)工作量比大的工作，需花費(fèi)較大精力，一些管理人員不愿意開(kāi)展這項(xiàng)工作，導(dǎo)致檔案信息無(wú)法及時(shí)錄入到專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，使得現(xiàn)代化管理手段價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮。

（四）管理人員水平能力較低。檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)水平要求較高，尤其對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作而言，需要管理人員對(duì)不同科室有所了解，而且還需掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)、軟件知識(shí)以及信息檢索知識(shí)，如此才能確保醫(yī)院檔案管理工作的順利實(shí)施。但事實(shí)上多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作崗位，專業(yè)人才缺乏，尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、軟件知識(shí)、信息檢索知識(shí)均了解的復(fù)合型人才更是不足。部分醫(yī)院的檔案管理人員中非專業(yè)人員占有相當(dāng)?shù)谋壤?。而且醫(yī)院很少對(duì)其進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，結(jié)果無(wú)論是理論知識(shí)，還是實(shí)際的檔案管理經(jīng)驗(yàn)均很難達(dá)到當(dāng)今醫(yī)院檔案管理工作要求，使得醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)較多問(wèn)題。

2 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新檔案管理制度。醫(yī)院管理系統(tǒng)創(chuàng)新是促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)和條件。在醫(yī)院日常管理中，應(yīng)該統(tǒng)一和充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和必要性，根據(jù)檔案管理工作性質(zhì)和特點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際工作需要來(lái)完善和創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，明確檔案管理人員的責(zé)任，定期對(duì)檔案管理員工進(jìn)行培訓(xùn)和再教育，提高工作質(zhì)量和員工的積極性，建立完善的考核制度和培養(yǎng)機(jī)制，不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平，細(xì)化檔案管理規(guī)章制度，強(qiáng)化制度的可實(shí)施性，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，得到全體員工的認(rèn)可和支持，確保各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹和落實(shí)。

（二）強(qiáng)化管理創(chuàng)新意識(shí)。強(qiáng)化檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)作為做好檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和工作起點(diǎn)，改變傳統(tǒng)檔案管理的被動(dòng)形式，積極主動(dòng)摸索管理檔案的新方法、新手段。在日常檔案管理工作中，不僅要做檔案信息接收和組織工作，還要做好對(duì)檔案的分類和分析以及進(jìn)行后期的檔案使用管理工作。同時(shí)，按照管理制度要求，積極主動(dòng)開(kāi)展醫(yī)療科學(xué)研究工作和鉆研，搜集各方面的有用信息，切實(shí)提高檔案資料的利用率和使用度。

運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式。改進(jìn)文件管理方式，不僅可以提高檔案管理水平，確保檔案管理的高效率、高品質(zhì)，而且也能提升了醫(yī)院管理的整體水平，樹(shù)立了良好的形象。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視檔案管理工作，通過(guò)提供必要的人力、物力和財(cái)力支持，加大必要的投入力度。為了滿足真正的需求，應(yīng)建立配備有高度責(zé)任感的專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)工作的專門(mén)人才。為了使在人事方面一個(gè)科學(xué)、高效，不僅擁有專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)以及技術(shù)人才，高品質(zhì)的音響視頻設(shè)備，組織團(tuán)結(jié)一心的管理團(tuán)隊(duì)，充分利用現(xiàn)代化的手段和模式的形成檔案管理，為醫(yī)院檔案管理的有序高效進(jìn)行提供必要的保障。

（四）提升管理人員綜合素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員綜合素質(zhì)是影響管理工作質(zhì)量與效率的重要因素，因此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合在職工作人員素質(zhì)狀況，聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員，開(kāi)展醫(yī)院檔案管理專業(yè)技能培訓(xùn)。一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員理論知識(shí)的培訓(xùn)，使其掌握一定的醫(yī)院檔案管理技巧與方法，尤其講解網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的使用技巧，最大限度發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的作用。另一方面，定期組織醫(yī)院檔案管理人員召開(kāi)座談會(huì)，了解在檔案管理工作中遇到的問(wèn)題以及采取的解決措施，相互分享，提高檔案管理人員解決實(shí)際問(wèn)題的能力。在招聘檔案管理人員時(shí)，為提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，應(yīng)注重以下問(wèn)題：一是盡量招聘專業(yè)對(duì)口的人員，尤其應(yīng)加強(qiáng)新入職專業(yè)知識(shí)的考核，通過(guò)后才被錄用。二是適當(dāng)提高檔案管理工作人員工資待遇、福利等，吸引復(fù)合型人才，不斷為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液。另外，鼓勵(lì)醫(yī)院檔案管理人員做好工作的總結(jié)與反思，明確在實(shí)際工作中存在的不足，通過(guò)加強(qiáng)學(xué)習(xí)或請(qǐng)教經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，及時(shí)解決遇到的問(wèn)題，逐漸實(shí)現(xiàn)自身綜合素質(zhì)的提高

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作為醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，醫(yī)院檔案務(wù)必準(zhǔn)確、及時(shí)、全面，極具可靠性與原始性，為醫(yī)院的全面發(fā)展提供智力支持。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理在工作方法或過(guò)程、意識(shí)上都發(fā)生了不小的改變，不按墨守成規(guī)的傳統(tǒng)管理模式。因此，要加強(qiáng)創(chuàng)新檔案管理制度、強(qiáng)化管理創(chuàng)新意識(shí)、運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式、提升管理人員綜合素質(zhì)，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新性水平。

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