人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題研究

摘 要：在現(xiàn)階段企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，人力資源作為企業(yè)管理中的首要資源，成為企業(yè)改革發(fā)展的主要焦點(diǎn)。企業(yè)的檔案管理處于特殊的發(fā)展地位。對企業(yè)的檔案資料進(jìn)行科學(xué)化的管理利用具有重要的意義，完善企業(yè)檔案的規(guī)范化管理是促進(jìn)企業(yè)更好更快發(fā)展的關(guān)鍵之處。本文對當(dāng)前企業(yè)人力資源管理中檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行探析，旨在推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作效率的有效提升。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人力資源；檔案管理；解決措施

現(xiàn)行的企業(yè)檔案都真實(shí)記錄著企業(yè)各項(xiàng)工作以及重要的信息記錄，是企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的重要憑證。人力資源管理中的檔案記錄著企業(yè)人員結(jié)構(gòu)組成以及發(fā)展?fàn)顩r，良好的管理對于企業(yè)的人員調(diào)配以及機(jī)構(gòu)組成安排具有重要的作用。企業(yè)相關(guān)的檔案管理人員要根據(jù)當(dāng)前管理過程中存在的各類問題加以改革創(chuàng)新，從而促進(jìn)我國企業(yè)檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展。

1 人力資源管理中檔案管理的重要性分析

在企業(yè)人力資源配置管理的過程中，需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)所有工作的人員的檔案信息進(jìn)行初步的設(shè)置，企業(yè)人力資源檔案信息就成為了當(dāng)前企業(yè)人員流動(dòng)配置的參考依據(jù)。企業(yè)相關(guān)管理部門對企業(yè)人員的基本信息進(jìn)行合理分析后得出當(dāng)前所有員工自身存在的各項(xiàng)問題以及優(yōu)勢所在，檔案信息可以充分對員工各方面的真實(shí)情況進(jìn)行全面的了解。企業(yè)在進(jìn)行員工招聘的時(shí)候會參考個(gè)人檔案信息，從而選取出更為適合的優(yōu)秀員工，提高了企業(yè)招聘的科學(xué)化管理。對人員的晉升和綜合考評也可以依據(jù)檔案的信息為基本標(biāo)準(zhǔn)，考核的對象不僅需要各方面理論知識較強(qiáng)，其綜合能力也可以通過檔案的記錄得以體現(xiàn)。

2 現(xiàn)行人力資源檔案管理中存在的各項(xiàng)具體問題

2.1 檔案管理意識不強(qiáng)，信息缺乏真實(shí)性

就目前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀來看，許多管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對管理工作還處于忽視的階段，只注重企業(yè)運(yùn)營發(fā)展的過程，很少注重管理相關(guān)的具體活動(dòng)。管理工作中受到過去傳統(tǒng)的思想觀念影響，沒有從根本上認(rèn)識到檔案管理的重要性，檔案中所保存的諸多有效信息不能被合理妥善的保管與利用[1]。

2.2 檔案管理的范圍不明確

就目前企業(yè)相關(guān)部門針對人力資源檔案管理還沒有制定出一個(gè)完整有效的管理辦法，檔案管理的內(nèi)容也隨著社會的快速發(fā)展發(fā)生了相應(yīng)的改變。當(dāng)前企業(yè)檔案管理沒有先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)可以參考，只能在時(shí)間的過程中加深各項(xiàng)管理工作的理解。長期的發(fā)展下去，會導(dǎo)致大量有效的信息資料被忽視丟棄，這樣檔案管理就失去了該有的實(shí)效性，影響了人力資源檔案的完整性[2]。

2.3 檔案資源沒有被合理開發(fā)利用

當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)對檔案的利用僅僅只作為查閱信息使用，沒能從本質(zhì)上發(fā)揮出人力資源檔案的實(shí)際運(yùn)用價(jià)值，對檔案所包含的內(nèi)容沒有進(jìn)行深層次的挖掘。有的企業(yè)機(jī)構(gòu)對檔案沒能進(jìn)行完整全面的分類，不能從更深入了解個(gè)人的真實(shí)信息，優(yōu)化企業(yè)人員結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致檔案信息缺乏真實(shí)性。

3 解決人力資源人事檔案管理中存在問題的具體辦法

3.1 加強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識

企業(yè)相關(guān)管理部門對于檔案管理的重視程度是進(jìn)行管理工作的重要前提，企業(yè)的各個(gè)部門要將檔案管理的重要性進(jìn)行全面的宣傳并執(zhí)行。通過各類研究討論會和參觀學(xué)習(xí)的方式為企業(yè)員工講解人力資源檔案的重要作用，更全面地提高醫(yī)務(wù)人員的重視程度。

3.2 建立檔案管理制度，完善規(guī)范化管理

企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。首先對企業(yè)現(xiàn)有的資料進(jìn)行相應(yīng)的整理分類，對檔案管理中所執(zhí)行的各個(gè)步驟加強(qiáng)管理，讓每項(xiàng)措施活動(dòng)都能有規(guī)定的制度指導(dǎo)。最后將所有的檔案作為一個(gè)整體進(jìn)行管理，對每個(gè)有效的資源進(jìn)行分類，擴(kuò)大檔案管理的綜合全面性[3]。

3.3 充分發(fā)揮出檔案自身的社會價(jià)值

對當(dāng)前企業(yè)檔案資源進(jìn)行有效管理的目的就是為了相關(guān)的工作提供重要的參考信息，所以檔案管理人員要運(yùn)用各類方法對檔案資源進(jìn)行有效合理的開發(fā)。在企業(yè)各個(gè)部門之間搭建信息交流的平臺，更好地實(shí)現(xiàn)信息之間的交互使用，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案自身所包括的各類價(jià)值。

3.4 加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理，規(guī)范檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中，要想全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，就要付諸一定量的資金投入。隨著社會的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案所包括的內(nèi)容逐漸增多，憑借過去傳統(tǒng)的技術(shù)和管理方法很難進(jìn)行有效的管理，所以必須引進(jìn)更多先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，促進(jìn)管理方式的科學(xué)化。以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)取代過去手工管理，實(shí)現(xiàn)智能化的管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對各類檔案進(jìn)行分類編號，從而便于之后檔案資料的快速查找，不僅提高了管理的效率也增強(qiáng)了管理的科學(xué)化和有序性的提升，符合當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢。

3.5 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員都沒有經(jīng)過嚴(yán)格的選取，而是由企業(yè)其他相關(guān)部門人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)的。檔案管理人員在一定程度上缺乏專業(yè)的管理知識，都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)就上崗工作，使得專業(yè)管理技術(shù)不具備應(yīng)有的科學(xué)性。所以企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理人員的招聘活動(dòng)，選取更多優(yōu)秀的管理人才。經(jīng)過嚴(yán)格的刪選培訓(xùn)才能上崗，從根本上提升企業(yè)檔案管理人力資源的力量，從而進(jìn)一步推動(dòng)各項(xiàng)管理工作的有效開展。

4 結(jié)語

總而言之，當(dāng)前企業(yè)人力資源檔案管理中的各項(xiàng)問題較為突出，管理體制與管理方法都較為落后，檔案管理工作缺乏專業(yè)性的人才。所以想要從根本上改變這一現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)工作的長遠(yuǎn)發(fā)展，企業(yè)相關(guān)部門就要對檔案管理工作高度重視，對檔案管理工作進(jìn)行全面的創(chuàng)新。改變過去傳統(tǒng)的管理理念，實(shí)現(xiàn)管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更好更快地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王蕾.人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題研究[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2015（3）：9-10.

[2]應(yīng)紅央.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新問題研究[J].人力資源管理，2015（10）：220-221.

[3]程序.淺析人力資源管理中人事檔案管理的作用[J].大科技，2015（6）：9-9，10.

作者簡介

溫馨（1987-），漢，重慶，重慶市巴南區(qū)中醫(yī)院，本科，助理館員，檔案管理工作。