對(duì)工資檔案管理的認(rèn)識(shí)

溫秀娟

摘 要：隨著改革開放的深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，工資制度幾經(jīng)改革和調(diào)整，而人事工資檔案管理需要與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和人事制度改革形勢(shì)相適應(yīng)。本文主要是對(duì)工資檔案的特點(diǎn)、內(nèi)容、工資檔案檢索管理的內(nèi)容及如何做好工資檔案管理工作進(jìn)行分析論述，希望能夠提供一些有價(jià)值的參考，從而做好該項(xiàng)工作。

關(guān)鍵詞：工資檔案；管理；措施

1 工資檔案的概述

1.工資檔案的特點(diǎn)

第一，復(fù)雜性

工資檔案是指反映每個(gè)工作人員的職務(wù)、職稱、學(xué)歷、參加工作時(shí)間及工齡（教齡、護(hù)齡）、的任職時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)等基本情況，全面地反映每個(gè)員關(guān)系的歷史記錄。既有文書檔案的材料，又有檔案的材料（科技成果獎(jiǎng)）等等?？梢姽べY檔案的內(nèi)容是十分復(fù)雜的。

第二，多層次性和分散性

進(jìn)行工資工作，離不開“工資”檔案作為依據(jù)，可是目前工資檔案還沒有完全從人事檔案中分化出來，仍在人事檔案的第九類中，所以必須依賴于人事檔案去進(jìn)行調(diào)資工作。然而人事檔案管理范圍實(shí)行的是干部管理權(quán)限劃分的，所以負(fù)責(zé)管理“人事檔案”的部門有組織、人事、勞動(dòng)、教育和衛(wèi)生等多家。在晉級(jí)調(diào)資工作中，必須逐家去查找依據(jù)。鑒于此，“工資檔案”的管理就具有分散性。有的“人事檔案”還在市或者更高層次的組織部分管，使“工資檔案”具有多層次性。

第三，普遍性

第一，一個(gè)人只要一踏入社會(huì)，從事某一項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，就有檔案伴隨著他，并逐漸形成人事檔案；第二，人事檔案是各級(jí)組織、人事部門進(jìn)行人事工作的依據(jù)，每人的調(diào)資晉級(jí)審批表大都?xì)w屬為人事檔案之中，形成的工資檔案也具有普遍性的特點(diǎn)。

以上所述“工資檔案”的特點(diǎn)，對(duì)晉級(jí)調(diào)資工作帶來一定的困難，所以，必須加強(qiáng)工資檔案的管理。

2.工資檔案的內(nèi)容

第一，隨著工資制度的改革，工資項(xiàng)目的調(diào)整也非常頻繁。從1993年工資制度改革開始，國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位人事、職工每個(gè)人即建立工資套改原始數(shù)據(jù)；在此期間遇有行政和專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、工人技術(shù)等級(jí)晉級(jí)、年度考核合格薪級(jí)的變動(dòng)等，工資都需要做調(diào)整變動(dòng)，每變動(dòng)一次都會(huì)留下變動(dòng)原因、變動(dòng)依據(jù)、變動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)等一些檔案材料， 今后人們變動(dòng)崗位工資、薪級(jí)工資、晉升職務(wù)工資、調(diào)動(dòng)工作等，都離不開這些數(shù)據(jù)。

第二，近年來，為加強(qiáng)教師隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)教育事業(yè)科學(xué)發(fā)展而實(shí)施的績(jī)效工資政策，在實(shí)施績(jī)效考核中形成的考核依據(jù)、考核內(nèi)容、考核辦法、考核結(jié)果、考核等次的確定等形成的材料以及最終兌現(xiàn)工資花名冊(cè)、增資批復(fù)等等， 這些最原始的數(shù)據(jù)材料，是工資變動(dòng)的基礎(chǔ)和工資變化過程中的真實(shí)寫照。

第三，所以，必須保證工資檔案的齊全完整，一定要按時(shí)立卷歸檔。歸檔的范圍應(yīng)包括工資改革、調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)、變動(dòng)崗位工資、薪級(jí)工資、晉升職務(wù)工資等工作中形成的文件，如測(cè)算數(shù)據(jù)、增資標(biāo)準(zhǔn)、文件依據(jù)、上級(jí)部門的批示等等。這項(xiàng)工作不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且還特別容易出錯(cuò)。調(diào)整完后的工資審批表應(yīng)歸入個(gè)人檔案材料。

2 工資檔案檢索管理內(nèi)容

資檔案檢索卡編制的內(nèi)容是：?jiǎn)挝?、姓名、出生年月、文化程度、職?wù)、參加工作時(shí)間、工資情況[包括科技職務(wù)工資、級(jí)別工資、工齡工資、津貼、教（護(hù)）齡]等項(xiàng)目。為了確保工資檔案檢索卡的嚴(yán)密性和一致性，也應(yīng)該注意到七個(gè)一致：第一，參加工作時(shí)間要與組織認(rèn)可的工作年限相一致；第二，學(xué)歷、學(xué)制要與國(guó)家教育部門承認(rèn)的學(xué)校建制相一致；第三，職務(wù)要與各級(jí)組織部門的任命或聘任相一致；第四，調(diào)級(jí)增資時(shí)間要與政策規(guī)定時(shí)間相一致；第五，工資級(jí)別與工資額相一致；第六，工資晉升的級(jí)差要與工資變動(dòng)政策界級(jí)相一致；第七，行政職務(wù)、技術(shù)職稱要與工資升級(jí)相一致。這樣就會(huì)達(dá)到“依次登記”，級(jí)職對(duì)應(yīng)，升降有據(jù)，審批明了，準(zhǔn)確無誤，測(cè)算底清。再通過“專人查檔制卡，專人審核定準(zhǔn)”的做法不僅維護(hù)了工資的嚴(yán)肅性，而且保證了編制工資檔案卡的準(zhǔn)確性。

3 強(qiáng)化工資檔案管理的措施

1.實(shí)行工資檔案管理信息化

工資檔案通常由人事部門管理，不納入國(guó)家檔案管理體系。在國(guó)家檔案管理的改革中人事檔案的管理顯得比較滯后，長(zhǎng)期以來，阿勒泰市教育局工資檔案管理工作，主要是由人工管理的，由于大量的測(cè)算、數(shù)據(jù)分析、人工填報(bào)各表格等基礎(chǔ)性工作很多，查找人事檔案非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，需要投入相當(dāng)大的人力和精力，給工作造成很多不便及大量的人力、物力上的浪費(fèi)。近年來，由于計(jì)算機(jī)的普及，利用ExceL系統(tǒng)來完成調(diào)整工資項(xiàng)目、表格的自動(dòng)生成，特別是大批量晉級(jí)、調(diào)標(biāo)、晉升等工作方便、準(zhǔn)確、快捷。

2.工資檔案管理臺(tái)帳化

檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。利用計(jì)算機(jī)管理工資檔案不失為一種好辦法，但為了堵塞工資管理中的漏洞，提高精確度，還應(yīng)建立手工工資管理臺(tái)賬要，即：工資變動(dòng)情況登記表；登記表匯總個(gè)人基本信息、工改前和工改后工資基本情況，并特設(shè)工改后工資變動(dòng)專欄，按工作調(diào)動(dòng)、職稱變動(dòng)和職務(wù)（技術(shù)等級(jí)）晉升等分類記錄工資變動(dòng)情況，將每個(gè)人的工資變動(dòng)按年逐次記錄下來，每變動(dòng)一次記錄一次，遇有特殊情況加以說明。這樣，可以直觀地反映出每個(gè)人的工資變動(dòng)情況，清楚明了，遇工作調(diào)動(dòng)則表隨人走。

3.工資檔案管理人員專業(yè)技術(shù)化

第一，實(shí)行工資檔案信息化管理，將繁重、復(fù)雜的信息處理與運(yùn)算交給計(jì)算機(jī)完成。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，包括管理規(guī)范化、咨詢電子化、保存縮微化、復(fù)制自動(dòng)化等檔案工作現(xiàn)代化勢(shì)在必行，這就要求檔案人員必須具有較高的專業(yè)知識(shí)和技能。檔案管理人員應(yīng)具有現(xiàn)代意識(shí)和服務(wù)思想，掌握必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)，應(yīng)具有學(xué)習(xí)意識(shí)，及時(shí)補(bǔ)充更新知識(shí)；在鉆研檔案知識(shí)的同時(shí)，還要努力優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，工資檔案管理現(xiàn)代化需要管理人員既精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)又要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能，勢(shì)必會(huì)影響到檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，如只懂操作技能不懂檔案業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)知識(shí)，同樣也不能科學(xué)管理好檔案，兩項(xiàng)缺一不可。

第二，工資檔案工作是專業(yè)性、技術(shù)性、科學(xué)性和機(jī)要性很統(tǒng)一的工作。

第三，還可以把大量的工資檔案材料以電子文件的形式存放在優(yōu)盤、硬盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)上。在選用保存工資檔案存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到工資檔案能否被使用，而紙質(zhì)的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果；對(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；對(duì)硬盤上的工資檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。

4 結(jié)束語

綜上所述，工資檔案管理工作關(guān)系著每個(gè)人事職工的切身利益，政策性強(qiáng)，備受關(guān)注，非常敏感。負(fù)責(zé)工資檔案管理的同志一定要本著高度負(fù)責(zé)的精神認(rèn)真做好這項(xiàng)工作；要熟悉現(xiàn)行的工資制度和相關(guān)工資改革政策規(guī)定，對(duì)工資的演變過程要了如指掌；熟練掌握各類人員不同情況套改增資具體操作方法，尤其要認(rèn)真注意保管好本單位人事工資檔案，這是做好以上一切工作的重要保障和前提。

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