房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用分析

李霞

摘 要：關(guān)于房地產(chǎn)的檔案管理實(shí)施信息化管理可以有效的節(jié)省工作時(shí)間和提高房地產(chǎn)檔案的管理效率。科學(xué)技術(shù)隨著時(shí)代的發(fā)展不斷進(jìn)步，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理工作中得到廣泛的使用的普及。本文就房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)行相關(guān)的探討和分析。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；數(shù)字化技術(shù)

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來(lái)社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)在社會(huì)生活中的運(yùn)用越來(lái)越普及。作為現(xiàn)階段所使用的重要技術(shù)之一，數(shù)字化技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用。從行業(yè)發(fā)展形勢(shì)分析，房地產(chǎn)行業(yè)作為發(fā)展迅速且持續(xù)發(fā)展的行業(yè)，在新形勢(shì)下做好房地產(chǎn)檔案的管理十分有利于房地產(chǎn)行業(yè)的健康有序開(kāi)展。目前，現(xiàn)階段房地產(chǎn)檔案已逐步形成數(shù)量眾多、規(guī)模巨大的發(fā)展形勢(shì)，在房地產(chǎn)檔案管理中積極運(yùn)用數(shù)字化分析技術(shù)很有必要。

1 房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀概述

我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理中運(yùn)用數(shù)字化管理的時(shí)間較短，在較短的發(fā)展時(shí)期內(nèi)也取得了一些成效。上世紀(jì)九十年代以來(lái)，房地產(chǎn)行業(yè)開(kāi)始將數(shù)字化技術(shù)廣泛應(yīng)用在檔案管理之中，實(shí)現(xiàn)了檔案的管理由手工管理轉(zhuǎn)向信息化管理，在房地產(chǎn)檔案管理中對(duì)檔案信息安全性進(jìn)一步提高，對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和利用也有積極的作用，對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)中的一些不良現(xiàn)象也得到有效的控制，將房地產(chǎn)檔案管理的合理性進(jìn)一步提高。但是在檔案管理中數(shù)字化管理的運(yùn)用還處于一個(gè)不穩(wěn)定、不成熟的階段，任何事物的發(fā)展都要經(jīng)歷一個(gè)過(guò)程，在目前房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行深入的分析存在幾點(diǎn)問(wèn)題。

信息化時(shí)代的到來(lái)，經(jīng)濟(jì)和科學(xué)為信息的傳播的和發(fā)展起了至關(guān)重要的促進(jìn)作用，推動(dòng)了信息化相關(guān)的技術(shù)和科技的發(fā)展進(jìn)步，在社會(huì)中為人們的生活以及工作提供了便利，但是面對(duì)日益增長(zhǎng)的信息，為房地產(chǎn)檔案資料的收集和處理增加了難度和負(fù)擔(dān)，容易在檔案資料工作開(kāi)展中造成對(duì)資料的缺失以及錯(cuò)誤。

在房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理發(fā)展的歷程分析來(lái)看，在較長(zhǎng)的發(fā)展時(shí)間內(nèi)房地產(chǎn)檔案檔案資料的服務(wù)功能僅局限于對(duì)消費(fèi)者提供咨詢或證明等服務(wù)，在實(shí)際的利用以及服務(wù)中存在創(chuàng)新性不足的問(wèn)題，沒(méi)有深入研究房地產(chǎn)檔案資料的管理應(yīng)用，沒(méi)有最大程度的進(jìn)行在開(kāi)發(fā)利用，致使房地產(chǎn)的服務(wù)體系并不健全完善[1]。

2 數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)用的意義

2.1 快捷檢索

房地產(chǎn)檔案在檢索應(yīng)用中，傳統(tǒng)的檔案管理采用檔案管理工作人員通過(guò)事件、問(wèn)題等目錄明確檔案的位置，在目錄中標(biāo)注相關(guān)信息后到庫(kù)房或者其他存放位置對(duì)需求檔案進(jìn)行尋找，然后才能實(shí)現(xiàn)查閱和使用的功能。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，將規(guī)模較大的房地產(chǎn)機(jī)構(gòu)所采用的檔案管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化技術(shù)管理，解決了社會(huì)各方面對(duì)房地產(chǎn)機(jī)構(gòu)檔案的使用需求問(wèn)題。數(shù)字化技術(shù)只需要將檔案的編碼輸入計(jì)算機(jī)中，使用的時(shí)候?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行編碼輸入查找就能很快對(duì)檔案資料的存放位置一目了然。

2.2 檢索途徑

數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中除了可以為使用者提供多方式的查閱渠道，在檔案的檢索以及查詢手段也有相應(yīng)的增加，計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行檢索時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)模糊查詢和多重類型的查閱相互配合，根據(jù)使用者在計(jì)算機(jī)終端輸入的指令，根據(jù)查詢需求選擇合適的查詢方式度對(duì)檔案進(jìn)行檢索和查詢，并為使用者在房地產(chǎn)機(jī)構(gòu)中數(shù)量眾多的檔案中篩選出相應(yīng)的結(jié)果。

2.3 設(shè)置權(quán)限

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用時(shí)，在檔案檢索中設(shè)置只能允許查閱檔案唯一的端口，相關(guān)管理者對(duì)計(jì)算機(jī)使用者進(jìn)行身份權(quán)限的限定，在使用者登陸計(jì)算機(jī)查詢時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)使用者身份的權(quán)限進(jìn)行判斷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)使用者對(duì)檔案查閱的權(quán)限限定，確保了房地產(chǎn)檔案管理工作的安全性，提升了檔案資料的使用安全。

2.4 統(tǒng)計(jì)工作

對(duì)房地產(chǎn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案的管理工作時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性，對(duì)房地產(chǎn)機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將統(tǒng)計(jì)界限設(shè)為檔案的類型，針對(duì)不同的檔案實(shí)際情況做出詳細(xì)的書(shū)面報(bào)告分析。在房地產(chǎn)檔案管理中引用數(shù)字化技術(shù)后，可以實(shí)現(xiàn)通過(guò)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)對(duì)房地產(chǎn)機(jī)構(gòu)的檔案庫(kù)存進(jìn)行全面的、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不僅縮短了檔案統(tǒng)計(jì)的時(shí)間對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的科學(xué)性以及準(zhǔn)確性也有大幅度的提高[2]。

3 房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用完善對(duì)策

3.1 數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中的注意問(wèn)題

房地產(chǎn)機(jī)構(gòu)在引用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化時(shí)，對(duì)檔案管理的專業(yè)人才也要進(jìn)行培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理團(tuán)隊(duì)的強(qiáng)專業(yè)性和專業(yè)化，針對(duì)數(shù)字化管控力設(shè)備能夠進(jìn)行管理、養(yǎng)護(hù)和維修，為數(shù)字化管理的正常運(yùn)行奠定扎實(shí)的人才基礎(chǔ)。對(duì)檔案管理工作人員的信息化知識(shí)儲(chǔ)備、工作技能也要進(jìn)行配套的培訓(xùn)和在教育學(xué)習(xí)，確保為數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用提供扎實(shí)的人才基礎(chǔ)。

電子檔案的信息儲(chǔ)備主要是利用光信號(hào)以及電信號(hào)在磁盤(pán)和光盤(pán)上轉(zhuǎn)變來(lái)實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)，在對(duì)電子檔案進(jìn)行讀取時(shí)要充分借助計(jì)算機(jī)和其他數(shù)字設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的信息讀取。在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案的結(jié)合，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)更好的管理。

3.2 房地產(chǎn)數(shù)字化技術(shù)改進(jìn)措施

在房地產(chǎn)檔案管理工作中健全完善的管理制度，上到管理人員的工作培訓(xùn)下到檔案管理的軟硬件設(shè)施的要求等都要做出明確的工作制度規(guī)定。在檔案管理制度中充分將數(shù)字檔案資料以及系統(tǒng)性運(yùn)行環(huán)境安全管理制度做細(xì)致和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)难芯?。?duì)數(shù)字檔案資料進(jìn)行規(guī)劃和控制，實(shí)施密級(jí)分類，將敏感性和機(jī)密性的資料必須進(jìn)行加密處理，對(duì)其進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ)確保安全性，防止檔案信息的變更、破壞以及丟失；系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度中檔案機(jī)房的出入進(jìn)行嚴(yán)格的控制，加強(qiáng)環(huán)境條件的保障處理工作，防止受到人為災(zāi)害或自然災(zāi)害的破壞。

對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度中加強(qiáng)檔案管理工作人員的操作安全的管理、操作權(quán)限的管理、監(jiān)督管理等，強(qiáng)化系統(tǒng)的安全技術(shù)引用，對(duì)數(shù)字檔案的信息進(jìn)行防更改、偷竊、丟失的安全管理；建立信息保管制度的并嚴(yán)格落實(shí)到位；建立房地產(chǎn)檔案記錄制度對(duì)資料信息的搜集、管理等使用情況做詳細(xì)的記錄，并確保記錄資料的真實(shí)性。對(duì)數(shù)字化檔案管理工作要引起高度重視，將數(shù)字檔案中管理記錄系統(tǒng)對(duì)房地產(chǎn)的每一份數(shù)字檔案的相關(guān)信息都要做詳細(xì)的記錄，確保數(shù)字檔案的有真實(shí)性的理論依據(jù)。

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中要注重?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的組建以及傳輸平臺(tái)的建設(shè)，在組建數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，采用掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描，并將掃描后的資料及時(shí)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，降低人工輸入的錯(cuò)誤性。在對(duì)房地產(chǎn)機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行管理工作時(shí)，注重實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值，充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的作用，在關(guān)于傳輸平臺(tái)的建設(shè)中要確保傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄裕瑢?shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效傳輸，防止檔案信息在傳輸中的丟失和竊取[3]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化技術(shù)的管理是一項(xiàng)繁雜、艱巨的工作任務(wù)。傳統(tǒng)的檔案手工管理方式，人力資源消耗量大并且容易在人工管理中出現(xiàn)人為因素的錯(cuò)誤，檔案資料的保管工作效率低下。所以在房地產(chǎn)檔案管理中積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)不僅節(jié)省了人力資源，對(duì)檔案管理的工作效率也大幅度提升，并且能避免在檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)和紕漏出現(xiàn)。但是在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)管理房地產(chǎn)檔案時(shí)，需要不斷完善和健全信息處理技術(shù)的管理設(shè)備，建立起安全的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化管理的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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[3]王耀波.數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，22