新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策研究

張琛

摘 要：檔案管理在發(fā)展歷程中出現(xiàn)很多重要的變革，從以往的紙質(zhì)檔案變成現(xiàn)在的電子檔案，無論從檔案的查找，保存等方面都提供了相當(dāng)大的便利。在社會主義新時(shí)期，隨著計(jì)算機(jī)時(shí)代的來臨，網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中得到更好的應(yīng)用。但在電子檔案管理事業(yè)快速發(fā)轉(zhuǎn)的同時(shí)，檔案管理也會衍生出一系列的問題，為了使問題得到更好的解決，下面對電子檔案再發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行更加深入的剖析，下文對有關(guān)電子檔案的管理進(jìn)行研究討論。

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，在改革開放的過程中。我國科技得到快速發(fā)展，很多行業(yè)在科技的幫助下，進(jìn)行了質(zhì)的飛躍，檔案管理事業(yè)就是最好的例子之一，大大的提高了管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)逐步被新興的檔案管理事業(yè)進(jìn)行替代。但科技在促進(jìn)整個(gè)檔案管理事業(yè)發(fā)展的同時(shí)，也帶來了一定的負(fù)面問題，這些問題如果在一開始得不到重視，在未來的發(fā)展中，就可能會出現(xiàn)嚴(yán)重的問題，為了避免問題的發(fā)生，就需要檔案管理部門在加強(qiáng)重視的同時(shí)有效的解決在管理中出現(xiàn)的問題，這樣才能保證電子檔案管理事業(yè)處于一個(gè)安全穩(wěn)定的環(huán)境，讓整個(gè)事業(yè)在未來的發(fā)展中達(dá)到新的高度。

1 電子檔案管理的現(xiàn)狀

與多年以前相比，檔案由紙質(zhì)變成了電子檔案，在電子檔案的管理過程中，提高了檔案在使用過程中的準(zhǔn)確率，也在一定程度上減少了查檔的工作強(qiáng)度和工作任務(wù)量。這樣改變了了相關(guān)部門的人員的工作，也為社會人員使用檔案提供了更好的便利。電子檔案利用網(wǎng)絡(luò)等高科技飛向了更高的高速。電子檔案在管理技術(shù)上得到了加強(qiáng)，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面進(jìn)行了更好的優(yōu)化，在檔案查找上變得更加迅速，這對管理人員的工作提供了更得大保障，對工作人員的工作量減輕了很多。但實(shí)際在檔案管理中出現(xiàn)的問題卻十分嚴(yán)重。

和以往使用紙質(zhì)檔案時(shí)相比較，技術(shù)的應(yīng)用反而造成了工作人員問題的增加。和以往的檔案管理人員相比，新的檔案管理人員擁有更加得天獨(dú)厚的管理?xiàng)l件，和更加輕松的管理環(huán)境，問題出現(xiàn)原因值得深思以及對管理進(jìn)行更好的加強(qiáng)。電子檔案管理人員的確在工作過程中的得到了更好的便利，但在工作思維和態(tài)度上卻產(chǎn)生了極大的惰性。態(tài)度的不端正造成了對管理工作的不認(rèn)真，檔案管理在出現(xiàn)問題的時(shí)候，沒有對相關(guān)人員進(jìn)行更加嚴(yán)格的追究更加造成了相關(guān)管理人員的懈怠，因此很多檔案管理的工作人員現(xiàn)在抱著任性隨意的工作態(tài)度進(jìn)行檔案管理。觀念的陳腐導(dǎo)致了工作進(jìn)行的不順利，相關(guān)單位投入的大量的資金和科研人員才在檔案的系統(tǒng)上進(jìn)行了創(chuàng)建和優(yōu)化，為了保持這一成果不會再未來工作中被浪費(fèi)，所以需要在檔案管理中需要加強(qiáng)管理力度，解決在工作中出現(xiàn)的疑難雜癥。

2 電子檔案管理中的問題

2.1 檔案管理部門對檔案管理不重視

想要電子檔案管理工作更加順利有效的進(jìn)行，就需要檔案管理部門進(jìn)行重視，只有這樣才能讓檔案管理工作順利的開展，在未來的工作中更加順利有效的進(jìn)行。但現(xiàn)在很多檔案管理部門工作人員的工作態(tài)度不容樂觀，因此由于疏忽導(dǎo)致的問題時(shí)有發(fā)生。應(yīng)對社會的發(fā)展，創(chuàng)作出與社會實(shí)情相匹配的檔案管理模式才能與社會相互促進(jìn)共同發(fā)展。檔案管理與實(shí)際生活過程中的聯(lián)系過于抽象，模糊。因此相關(guān)部門在實(shí)際的工作過程中，重視程度不夠，在工作進(jìn)行過程中由于工作人員的疏忽出現(xiàn)許多不該發(fā)生的低級問題。很多時(shí)候檔案管理人員工作懶惰，不按照規(guī)章制度和工作流程進(jìn)行工作，理應(yīng)完成的進(jìn)度沒有完成，檔案管理的數(shù)據(jù)收集不全面，檔案管理的優(yōu)劣也不了解，沒有及時(shí)反饋。因此本該更好發(fā)展的電子檔案事業(yè)在現(xiàn)有的水平上停滯不前。想要讓電子檔案在現(xiàn)有的水平上得到突破，必須進(jìn)行相關(guān)部門的管理態(tài)度進(jìn)行強(qiáng)力整改。

2.2 電子檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度不健全

電子檔案管理人員是按照合理的規(guī)章制度進(jìn)行管理工作的，因此需要建立更加完善的規(guī)章制度。建立規(guī)章制度就需要在電子檔案管理工作中進(jìn)行實(shí)踐操作，將順利進(jìn)行的實(shí)踐方案納入整個(gè)檔案管理工作中去，這需要在檔案管理過程中進(jìn)行付出更多的精力。在有限的精力下只能完成有限的工作。因此對管理制度的完善加強(qiáng)就會影響整個(gè)檔案管理的工作進(jìn)行進(jìn)度。和提高電子檔案管理的顯著成效相比，完善檔案管理規(guī)章制度的工作就不會有太多人選擇去做。在整個(gè)電子檔案管理規(guī)章制度建立過程中，一開始就建立了簡單的規(guī)章制度。雖然可以保證電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，但依然存在很多細(xì)節(jié)方面的不完善，在工作中出現(xiàn)各種大小管理問題。檔案管理相關(guān)工作人員過于追求眼前的工作成效，而忽視了檔案管理過程中相關(guān)管理制度起到的顯著成效。電子檔案管理的規(guī)章制度工作也被一再延期，沒有進(jìn)行實(shí)際完善。對整個(gè)檔案管理進(jìn)程造成影響。因此想要檔案管理工作更加順利的進(jìn)行，應(yīng)提早完善電子檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。

2.3 電子檔案管理的利用率較低

電子檔案的最終目的是要實(shí)際應(yīng)用在人民群眾中的生活和社會的實(shí)際應(yīng)用中去。因此對電子檔案的利用率有著相對嚴(yán)格的要求，電子檔案的目前利用率不是太高，這在整個(gè)電子檔案的發(fā)展過程中造成了相對嚴(yán)重的影響。利用率不高也造成了資源的浪費(fèi)。為了更好的實(shí)現(xiàn)電子檔案的使用價(jià)值，在檔案信息的收集和錄入過程中需要準(zhǔn)確的錄入。精準(zhǔn)全面的信息才能使電子檔案更好使用，在整個(gè)電子檔案的使用過程中才能提高電子檔案使用的效率，提高電子檔案的實(shí)際利用率。

2.4 電子檔案更新的及時(shí)性和安全性

目前在電子檔案的管理過程中，更新的及時(shí)性和安全性難以保證?？萍嫉陌l(fā)展帶了了技術(shù)水平的提高，但也降低了管理的安全性，信息的泄露情況時(shí)有發(fā)生。病毒進(jìn)入管理系統(tǒng)時(shí)，造成大量的數(shù)據(jù)丟失和信息的泄露。一些檔案信息具有嚴(yán)格的保密性，人員信息的泄露造成檔案管理相關(guān)部門公信力嚴(yán)重降低。為了確保檔案使用的全面性和準(zhǔn)確性，檔案在管理的過程中也需要進(jìn)行不斷的更新和完善。但很多檔案由于工作人員的疏忽和安全意識的不足，造成嚴(yán)重的安全隱患?，F(xiàn)在市場上竟然出現(xiàn)檔案信息售賣事件。在嚴(yán)重影響社會治安的同時(shí)也對檔案的安全管理造成了不小的隱患。電子檔案的更新不及時(shí)也對檔案的使用造成嚴(yán)重的影響，在查閱使用檔案時(shí)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)在一些檔案的信息還停留在多年前的基礎(chǔ)之上。在進(jìn)行信息彌補(bǔ)查找過程中付出了額外多余的精力，檔案的不及時(shí)更新也會造成信息的丟失，嚴(yán)重影響日后的使用，在對檔案進(jìn)行具體情況分析時(shí)，也影響了結(jié)果的準(zhǔn)確性。

3 對電子檔案管理采取的有效策略

3.1 完善檔案管理的規(guī)章制度

為了電子檔案事業(yè)更好的發(fā)展，管理工作更加合理有效的進(jìn)行。首先要進(jìn)行檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的完善工作，按照良好的規(guī)章制度進(jìn)行更好的流程規(guī)劃。首先需要對電子檔案的工作模式進(jìn)行更好的規(guī)劃，在人員的管理上也采用更加先進(jìn)的管理思想，加強(qiáng)監(jiān)管力度，提高管理人員綜合素質(zhì)，為了讓管理人員以更加認(rèn)真的投入到管理工作中去，就需要建立獎罰分明的考核制度。對檔案管理人員在實(shí)際檔案管理工作中出現(xiàn)的失誤，追究責(zé)任予以處罰，對檔案管理工作效率高的人員進(jìn)行獎勵，工作能力的提升得到認(rèn)可才能提高檔案管理人員在檔案管理上的積極性。改變以往檔案管理部門集體吃大鍋飯的現(xiàn)象，能力強(qiáng)的員工需要承擔(dān)更繁重的工作任務(wù)，能力弱的員工也不受工作環(huán)境影響，這樣就造成了強(qiáng)者不強(qiáng)，弱者不弱的現(xiàn)象。對整個(gè)電子檔案管理是十分不利的。物競天擇的工作環(huán)境才能激發(fā)出管理人員的斗志，讓管理工作更加實(shí)際有效的進(jìn)行下去。

3.2 加強(qiáng)對檔案管理的重視程度

加強(qiáng)對檔案管理的重視，才能加大對檔案管理的力度，讓檔案管理在實(shí)際過程中發(fā)生的問題得到更好的解決，將可能出現(xiàn)的問題防患于未然。檔案管理對整個(gè)社會的發(fā)展起到了十分重要的作用，但檔案管理在社會中的實(shí)際地位卻變得越來越低，逐步接近邊緣?，F(xiàn)在電子檔案雖然也采用了科學(xué)技術(shù)手段，但依然存在較大的發(fā)展空間，在使用需求上依然有很大的不足。為了避免在未來電子檔案使用中出現(xiàn)更大的失誤，需要提早重視電子檔案的發(fā)展。社會需要重視，相關(guān)部門需要重視，檔案管理人員依然需要重視。這樣才能對檔案管理工作的提高，工作環(huán)節(jié)得優(yōu)化，管理資源的投入上有所提高。

3.3 加強(qiáng)對電子檔案管理人才培養(yǎng)

提高管理人員的綜合素質(zhì)，可以加強(qiáng)對檔案的管理。因此檔案管理相關(guān)部門需要在人才上進(jìn)行更好的培養(yǎng)。想要管理好檔案需要檔案管理人員具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，掌握全面的管理理論，熟悉先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用。在檔案管理的過程中，需要管理人員進(jìn)行更加細(xì)致的工作流程。在電子檔案管理中，需要檔案管理人員在管理思想上及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新和改變來迎合未來電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。不能沉迷與過去的工作模式中，不能墨守成規(guī)，采用保守的工作模式。在電子檔案管理的過程中，電子檔案在整個(gè)時(shí)代的潮流下如逆水行舟，不進(jìn)則退。這就需要更加優(yōu)秀的檔案管理人員劃動這艘發(fā)展的小船。首先在檔案管理人員的招聘上進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的考核。在觀察應(yīng)聘人員的觀察上考核其能力和人品，檔案管理部門在人員檔案上有近水樓臺的優(yōu)勢，可以在海量的人員檔案中篩選出適合檔案管理部門的管理人才。另外在檔案管理部門人員培養(yǎng)上加大力度，派遣部門優(yōu)秀的工作人員前往先進(jìn)的城市和國家進(jìn)行學(xué)習(xí)檔案管理技術(shù)，將先進(jìn)的檔案管理技術(shù)帶到目前的檔案管理工作中，在應(yīng)有的檔案水平上進(jìn)行更加有效的提高。對檔案管理人員進(jìn)行思想道德教育，提高檔案管理人員的思想品質(zhì)，這樣才能更認(rèn)真的投入到電子檔案管理的工作中去，在進(jìn)行檔案管理的過程中，減少問題的出現(xiàn)，更加認(rèn)真的對待工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

3.4 提高檔案管理軟件的功能

為了讓檔案管理工作更加順利的進(jìn)行，加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的提高有著更好的管理效果。想要在電子檔案管理的過程中得到更好的發(fā)展，就要在電子檔案的管理系統(tǒng)上進(jìn)行更好的優(yōu)化。這樣在檔案管理的實(shí)際過程中，更高的科技將檔案管理提升到更高的高度。加大電子檔案系統(tǒng)研發(fā)，才能在檔案管理上提供更高的技術(shù)支持，加大檔案管理力度，電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)研究需要投入大筆的資金，但在整個(gè)檔案的管理過程中和對貢獻(xiàn)社會的實(shí)際效果是十分巨大的，無論是在后期工作的人力物力節(jié)省，還是實(shí)際效益創(chuàng)收都是可以進(jìn)行成本回收的。

4 結(jié)束語

在社會的新形式發(fā)展下，電子檔案的管理仍然可能出現(xiàn)各種問題。但相關(guān)部門會逐步加強(qiáng)重視，采取合適的管理措施，使電子檔案目前的管理問題的到解決，在未來的發(fā)展中，越來越好。促進(jìn)社會的更好的發(fā)展，加強(qiáng)社會的精神文明建設(shè)。

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