深化高速公路檔案管理工作相關(guān)思考

劉倩

摘 要：近年來，我國交通事業(yè)進入了快速發(fā)展階段，已經(jīng)形成了一個較為完善的交通網(wǎng)絡(luò)體系。同時，政府進一步加大了高速公路建設(shè)投入力度，為其他行業(yè)如運輸業(yè)、物流業(yè)等發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。在高速公路數(shù)量不斷增多、規(guī)模不斷擴大的情況下，高速公路檔案也日趨復(fù)雜，這給高速公路檔案管理工作提出了新的要求。高速公路檔案是高速公路建設(shè)過程中所形成的寶貴信息資源。如何有效利用高速公路檔案，將其價值充分挖掘出來，已經(jīng)成為了高速公路檔案工作的重要課題?；诖耍疚膶Ω咚俟窓n案管理工作進行了綜合性闡述，并提出了相關(guān)觀點，以供參考。

關(guān)鍵詞：高速公路；檔案管理；資料；整編

1 高速公路檔案特征及作用概述

高速公路項目本身就是一項十分復(fù)雜的工程，在籌建之初便涉及了檔案信息收集及整理工作。各類項目評估報告、施工合同、施工協(xié)議、設(shè)計圖紙、會計財務(wù)報表等均是檔案信息的重要來源。這些原始資料反映了高速公路項目各階段建設(shè)的實際情況，也是高速公路工程項目施工管理的重要依據(jù)。同時，高速公路檔案也是公路投入使用后產(chǎn)權(quán)管理、維護、擴建的重要信息依據(jù)，它對于高速公路全生命周期運營具有重要的意義。與其他類型檔案相比，高速公路檔案具有其典型特征[1]：（1）復(fù)雜性。通常情況下，高速公路工程項目建設(shè)周期較長，各階段均會產(chǎn)生繁雜的檔案資料。這些資料來源于不同部門、不同階段，這也就決定了高速公路檔案的復(fù)雜性。（2）專業(yè)性。高速公路工程檔案貫穿于工程項目建設(shè)全過程當(dāng)中，由于高速公路工程本身就具備了高度專業(yè)性，這也使得相關(guān)檔案具備了專業(yè)性特征。（3）系統(tǒng)性。不同類型的高速公路檔案之間均存在一定聯(lián)系，只有保持這些檔案信息的銜接性，才能體現(xiàn)出高速公路檔案的完整性，也才能夠?qū)⒏咚俟窓n案的價值充分發(fā)揮出來。（4）多樣性。高速公路檔案形式多樣，既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實體資料，又包括電子、聲像資料，其內(nèi)容及載體都具有明顯的多樣化特征。

2 目前高速公路檔案管理存在的問題分析

在我國高速公路發(fā)展步伐不斷加快的情況下，高速公路檔案管理工作也愈來愈受到重視，整體水準(zhǔn)較以往有了大幅度提升，但在部分環(huán)節(jié)上還存在一定的問題，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：（1）歸檔不夠及時。高速公路從立項到施工，再到竣工，整個過程中會涉及大量信息，這使得高速公路檔案不僅信息量大、類別多，而且載體多樣，給歸檔工作帶來了一定挑戰(zhàn)。在項目施工過程中，由于施工任務(wù)較重、工作量較大，各單位相關(guān)工作都會圍繞項目施工開展，相關(guān)檔案管理會受到一定程度忽視，可能會造成原始檔案資料收集、增收、歸檔等受到影響[2]。同時，高速公路工程項目建設(shè)涉及單位眾多，檔案管理人員只能保證部分具有重要價值的文件資料及時歸檔，無法保證所有資料都按時歸檔。由于高速公路檔案資料連貫性較強，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，可能會對整個環(huán)節(jié)產(chǎn)生影響，會讓檔案管理效果大打折扣。（2）相關(guān)管理制度存在缺失。高速公路工程各參建單位均具備一套檔案資料管理制度，但制度并不統(tǒng)一，無法形成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。一方面，檔案文件、技術(shù)通知等管理規(guī)定不夠統(tǒng)一，且編號不系統(tǒng)，規(guī)格不統(tǒng)一，這進一步增加了檔案資料整編難度。另一方面，在竣工資料編制上要求不夠清晰，缺乏針對性的措施來控制竣工文件質(zhì)量[3]。再加上資料保管、資料移交相關(guān)制度存在缺失，可能會造成檔案資料管理不連貫，甚至可能出現(xiàn)資料丟失的情況。（3）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)水平有待提升。部分檔案工作人員在檔案資料處理時，未能夠進行規(guī)范化操作，經(jīng)常會出現(xiàn)資料遺漏的情況。同時，未能對相關(guān)檔案資料進行分類別管理，導(dǎo)致檔案編整較為紊亂。還有一些檔案工作人員將部分檔案信息據(jù)為個人或部門所有，影響了檔案的完整性。

3 完善高速公路檔案工作的有效舉措

3.1 加強相關(guān)人才隊伍建設(shè)

高速公路檔案工作離不開相關(guān)人才的支持。一方面，檔案工作人員要做到自律、自強，以積極的態(tài)度來面對崗位工作，通過不斷努力，從工作當(dāng)中獲得成就感。由于高速公路檔案管理較為繁瑣，這就要求相關(guān)人員要嚴(yán)格按照規(guī)范流程來處理檔案資料，按時按質(zhì)完成任務(wù)。一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時糾正，以保證檔案工作各個環(huán)節(jié)的順暢性。同時，檔案工作人員要善于總結(jié)經(jīng)驗，不斷學(xué)習(xí)，努力提升業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，獲得一套適合自己的工作方法，進一步提升工作效率。另一方面，相關(guān)單位要加強檔案人才培訓(xùn)。單位內(nèi)部要針對檔案工作人員的實際情況，制定出一套完整、健全的培訓(xùn)方案[4]。通過加強現(xiàn)代管理理論及方法培養(yǎng)、計算機信息技術(shù)培養(yǎng)等，協(xié)助檔案工作人員提升業(yè)務(wù)水平。同時，要將培訓(xùn)、考核、績效、獎懲等關(guān)聯(lián)起來，起到督促作用，激發(fā)檔案工作人員的積極性。除了技能培養(yǎng)外，還要加強檔案人員職業(yè)道德培養(yǎng)，使其服務(wù)意識不斷增強，將責(zé)任意識貫徹到日常工作當(dāng)中。

3.2 加強檔案整編工作

檔案整編工作是高速公路檔案管理的基礎(chǔ)工作。為了構(gòu)建一個標(biāo)準(zhǔn)化的檔案整編流程，在項目建設(shè)初期，可結(jié)合《檔案法》、《公路工程竣工驗收方法》、《高速公路建設(shè)項目案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》及項目實際特點制定相關(guān)的檔案編制辦法[5]。辦法當(dāng)中要明確規(guī)定組檔方式、案卷編制、裝訂、編目、保管等要求，并要求檔案工作人員嚴(yán)格按照檔案編制辦法來開展檔案編制工作，以保證檔案編制質(zhì)量，促使相關(guān)工作規(guī)范化進行。

3.3 完善相關(guān)管理制度

一方面，要完善檔案文件材料的形成、整理、歸檔、查閱及保密等制度，并明確檔案管理人員責(zé)任。以權(quán)責(zé)制度為導(dǎo)向，將具體任務(wù)與負責(zé)人充分關(guān)聯(lián)起來。督促相關(guān)工作開展，盡可能避免檔案文件材料遺漏、缺失、錯誤，讓高速公路檔案管理有據(jù)可循。另一方面，建立接收檔案統(tǒng)計臺帳、檔案借閱登記薄等，做到臺帳清晰規(guī)范。同時，要加大制度執(zhí)行力度，讓檔案管理工作各環(huán)節(jié)都能實現(xiàn)統(tǒng)一化、規(guī)范化。

3.4 保證檔案資料的真實性與完整性

對于高速公路檔案而言，真實性是其生命線，也是檔案管理的重點內(nèi)容。在高速公路項目建設(shè)過程中，要保證工程質(zhì)量達到要求，就必須具備完整、真實的檔案資料作為支持。一方面，要做好施工原始記錄，保證施工原始記錄的時間跨度與分項工程具體時間保持一致。在項目招投標(biāo)期間，就應(yīng)該提出系統(tǒng)性的檔案管理要求；在工程質(zhì)量檢查過程中，也要對檔案形成積累情況進行檢查；在工程驗收階段，要注重驗收檔案的整理與收集，以保證檔案資料的完整性。在項目合同當(dāng)中，要明確各方單位檔案管理要求及職責(zé)，明確檔案質(zhì)量及權(quán)屬，從法律的角度來落實歸檔工作，進一步提升檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)語

高速公路檔案管理工作是高速公路工程項目建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)。參建單位要充分重視高速公路檔案建設(shè)，通過完善制度、加強整編、優(yōu)化培訓(xùn)等措施，進一步提升檔案管理成效，保證檔案資料的真實性與完整性，為項目建設(shè)提供可靠的信息資料依據(jù)。

參考文獻

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[5]韓春芳.高速公路檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展的思考[J].市政技術(shù)，2013（03）：152-155.