如何做好福利院檔案管理工作

孫權(quán)

摘 要：福利院檔案工作是民政事業(yè)的重要組成部分，其對福利事業(yè)的健康發(fā)展具有非常重要的作用。福利院檔案具有自身的特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)律，因此在當(dāng)前信息時(shí)代，需要做好福利院檔案管理工作，從而為我國民政事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。文中分析了福利院檔案在福利事業(yè)發(fā)展中的作用，并進(jìn)一步對做好福利院檔案管理工作的措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：福利院檔案；福利事業(yè)；檔案管理；措施

福利院檔案是對福利事業(yè)發(fā)展的歷史記錄，其與福利院的社會效益和精神文明建設(shè)具有非常重要的關(guān)系。一旦檔案工作管理不到位，則會對福利院的正常發(fā)展帶來了較大的影響。因此需要加強(qiáng)福利院檔案管理工作，充分的發(fā)揮出福利院檔案的重要作用，更好促進(jìn)我國福利事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

1 福利院檔案在福利事業(yè)發(fā)展中的作用

1.1 指導(dǎo)作用

福利院檔案是對福利院發(fā)展歷史和變遷的真實(shí)記載，其所包含的內(nèi)容較多，而且檔案信息具有真實(shí)性，這也使檔案在實(shí)際工作中能夠發(fā)揮出重要憑證作用，因此福利院檔案不僅是福利院各項(xiàng)工作開展的重要依據(jù)，而且在對福利院管理工作具有重要借鑒和參考作用，能夠有效的指導(dǎo)福利院的健康、有序發(fā)展。

1.2 參考作用

社會福利院作為政府部門的組成部分，主要為殘疾人和孤兒服務(wù)。福利院檔案中對這部分弱勢群體的生存和發(fā)展情況進(jìn)行真實(shí)記載波，同時(shí)也對福利院自身發(fā)展的各個(gè)階段進(jìn)行記載，檔案資料十分豐富，而且全面。近年來隨著我國福利事業(yè)社會化進(jìn)程的加快，檔案對于福利事業(yè)的發(fā)展起到了重要的促進(jìn)作用，特別是在福利事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和政策制定過程中，需要以福利院檔案作為參考依據(jù)。

2 做好福利院檔案管理工作的措施

2.1 提高福利檔案管理意識

福利院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作是否重視，直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量和實(shí)際效果。部分福利院發(fā)展過程中，由于將主要精力都放在了對弱熱群體的服務(wù)方面，這也使其對檔案管理工作重視度不夠，沒有認(rèn)識到檔案對福利院發(fā)展的重要性，因此在實(shí)際工作中，只是覺得將檔案信息進(jìn)行歸檔，保管好就行，這也導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量一直不高。針對于這種情況下，需要加大福利院檔案宣傳力度，提高福利院全體員工的檔案管理意識，認(rèn)識到檔案的重要性，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念和態(tài)度，進(jìn)一步對檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行改進(jìn)。同時(shí)還要加大對福利院檔案的開發(fā)利用，使福利院檔案信息的價(jià)值更好的發(fā)揮出來。

2.2 規(guī)范檔案的歸類管理

在當(dāng)前福利檔案管理工作中，不僅需要做好檔案信息的收集、整理、立卷和歸檔等工作，同時(shí)還要加強(qiáng)對檔案的歸類管理，確保檔案歸類程序的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)，并對檔案管理及移交工作進(jìn)行規(guī)范化處理。同時(shí)在實(shí)際工作中，檔案管理人員還要注意經(jīng)驗(yàn)的積累，并針對工作中存在的問題采取切實(shí)可行的措施加以解決，進(jìn)一步對檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)，充分的運(yùn)用各種新技術(shù)和新方法，對檔案工作的范圍和內(nèi)容進(jìn)行不斷擴(kuò)充，確保檔案信息發(fā)揮出應(yīng)有的效用。

2.3 合理應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息一體化管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展并在檔案工作中進(jìn)行廣泛應(yīng)用，福利院要加快建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步對福利檔案資料進(jìn)行完善，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建福利檔案社會信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)福利檔案信息的一體化管理，更好的發(fā)揮出檔案的優(yōu)勢。在當(dāng)前福利院檔案管理工作中，還要重視資源的整合，通過建立合并檔案與聯(lián)合目錄，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為我國社會性信息系統(tǒng)建設(shè)提供必要的基礎(chǔ)。這就需要在當(dāng)前福利院檔案管理工作中，要清點(diǎn)和整理福利院內(nèi)部的所有檔案信息，并與實(shí)際工作情況有效結(jié)合，嚴(yán)格按檔案管理規(guī)范化要求來加快對檔案信息進(jìn)行整合，規(guī)范檔案題名和類目上，有效的提高福利院檔案管理的規(guī)范化水平。同時(shí)還要充分的利用信息化技術(shù)，加快實(shí)現(xiàn)對分散的檔案信息的搜集和整理，強(qiáng)化部門之間的有效聯(lián)系和交通，做好檔案信息反饋工作。作為檔案管理人員，需要在福利工作開展過程中及時(shí)對產(chǎn)生的各種有價(jià)值數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行收集和整理，并予以歸檔保存。

2.4 探索檔案服務(wù)新模式

服務(wù)是檔案工作的永恒主題和基本要求，沒有服務(wù)，檔案就是死檔案，其價(jià)值和潛力就體現(xiàn)不出來。因此，如何抓實(shí)檔案工作的服務(wù)是每一位檔案工作始終在探討的話題，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息時(shí)代更應(yīng)探索新的服務(wù)模式。為了促進(jìn)福利事業(yè)發(fā)展的檔案開放和利用工作，福利院檔案工作者首先要繼續(xù)解放思想，更新觀念，走出檔案部門的小范圍，從整個(gè)福利事業(yè)發(fā)展全局來考慮檔案提供利用問題，樹立主動服務(wù)的意識，強(qiáng)化檔案部門參與福利院檔案發(fā)展的意識。要通過各種媒介、渠道宣傳使福利院全體人員知道自己與檔案工作有著密切的聯(lián)系，隨時(shí)了解檔案信息，增強(qiáng)全體人員的檔案意識。檔案管理人員要熟悉室中檔案的數(shù)量、成分、內(nèi)容和存址，熟悉全宗的形成和整理狀況及其利用價(jià)值，做好利用工作的預(yù)測，了解不同時(shí)期、不同方面對檔案的不同需要，有的放矢地開展利用工作。只有這樣檔案工作才能變被動服務(wù)為主動服務(wù)，積極采取各種方式主動開展檔案工作，編發(fā)檔案信息、利用院務(wù)公開欄、福利院內(nèi)網(wǎng)等手段主動提供檔案服務(wù)。

2.5 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)

福利院的檔案管理工作人員是直接參與到福利檔案管理工作中的，因此，其專業(yè)素質(zhì)的高低也會對福利檔案管理工作的質(zhì)量有重要的影響。這就要求福利院的相關(guān)檔案管理工作人員要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，在其工作中能夠高度負(fù)責(zé)，并具有高度的政治警惕性以及組織紀(jì)律性，在其工作實(shí)踐中還能針對其存在得到問題，積極地思考與探討有效提高福利檔案信息管理的質(zhì)量與效率的措施。這就要求福利院能夠?qū)n案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理，從而有效地提高福利檔案的管理水平和檔案利用效率。首先，可以加強(qiáng)對相關(guān)的工作人員的培訓(xùn)工作，從而使檔案管理人員能夠具備較高的專業(yè)理論知識和實(shí)踐能力。尤其是在信息技術(shù)背景下，要加強(qiáng)對檔案管理人員的計(jì)算機(jī)管理知識的培訓(xùn)，從而滿足現(xiàn)代社會的檔案管理工作的需要。其次，還可以組織檔案管理工作人員之間進(jìn)行交流與溝通，能夠?qū)Υ嬖诘膯栴}進(jìn)行探討，并學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)。最后，福利院也要關(guān)注和支持檔案管理人員，可以從生活、工作等各個(gè)方面都進(jìn)行支持與關(guān)心，盡量減小其工作的顧慮，從而能夠使其專注地投入到檔案管理工作中。

3 結(jié)束語

近年來我國福利事業(yè)取得了較快的發(fā)展，這也使福利院的檔案管理工作的重要性越來越突顯出來，同時(shí)也對福利院檔案管理工作提出了更高的要求。因此需要加強(qiáng)福利院檔案管理工作，有效提高福利檔案管理的質(zhì)量和效率，使其更好服務(wù)于社會福利事業(yè)的健康發(fā)展。

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