新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理工作探討

摘 要：隨著社會(huì)整體發(fā)展水平的進(jìn)步以及我國(guó)改革開放事業(yè)的進(jìn)一步深化，事業(yè)單位的人事檔案在數(shù)量以及規(guī)模上都發(fā)生了很大的變化。隨之也對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求。因此，為了提升人們對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，本文在第一部分闡述了事業(yè)單位做好人事檔案管理工作的重要性與必要性；在第二部分，筆者結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)，就如何提升事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量與效率提出了幾點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；信息技術(shù)；事業(yè)單位；人事檔案

1 事業(yè)單位做好人事檔案管理工作的必要性與重要性

1.1 人事檔案是單位用人的重要依據(jù)之一

人事檔案集中反映了人員的工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)情況。因此，我們可以通過(guò)人事檔案而對(duì)事業(yè)單位工作者進(jìn)行全方位的了解，若在此基礎(chǔ)上結(jié)合對(duì)工作者實(shí)際工作情況的分析考察，那么就能為單位用人提供重要的依據(jù)。

1.2 人事檔案對(duì)于事業(yè)單位工作人員而言具有一定的監(jiān)督和規(guī)范作用

正是因?yàn)槿耸聶n案記錄著我們的成長(zhǎng)經(jīng)歷，而單位在進(jìn)行用人時(shí)往往會(huì)參考檔案資料，因此這會(huì)對(duì)單位內(nèi)工作人員的行為舉止、工作表現(xiàn)起到一個(gè)監(jiān)督和規(guī)范作用。

1.3 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作是充分挖掘人才潛力，促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展的必要保障

眾所周知，薪資、福利對(duì)于事業(yè)單位工作人員而言同樣具有很強(qiáng)的激勵(lì)作用，良好的激勵(lì)制度能夠極大的提升人才的工作積極性從而促進(jìn)單位整體發(fā)展水平的提升。人事檔案管理工作內(nèi)容具有多元化特征，具體包括了對(duì)單位工作人員的家庭狀況、工作資歷、獎(jiǎng)懲情況等的了解，這些情況又在一定程度上影響了單位工作人員的工資福利和社會(huì)保證。因此，我們說(shuō)做好事業(yè)人事檔案管理工作能夠通過(guò)充分的了解和激勵(lì)人才，進(jìn)而發(fā)揮出人才的最大價(jià)值。

1.4 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作是深化我國(guó)的人力資源改革工作的必要組成部分

長(zhǎng)期以來(lái)，受很多因素的影響，我國(guó)的事業(yè)單位一直存在著人員冗雜、人才配置不合理等現(xiàn)象。不僅如此，一些職能非常弱的部門也長(zhǎng)期盤踞。要想科學(xué)的解決這些問(wèn)題，保證事業(yè)單位內(nèi)部人才的合理配置，就必須以良好的人事檔案管理工作作為執(zhí)行基礎(chǔ)。

1.5 事業(yè)單位人事檔案具有一定的法律憑證作用

人事檔案詳細(xì)記錄了工作者成長(zhǎng)的各個(gè)階段，其中也包含在其在成長(zhǎng)過(guò)程中參與的一些考試、比賽，獲得的一些證書與獎(jiǎng)勵(lì)等，所以我們說(shuō)事業(yè)單位的人事檔案管理工作真實(shí)而詳細(xì)的反映了的工作者成長(zhǎng)經(jīng)歷的方方面面。正是由于這樣，這些原始性的材料就成為了有關(guān)部門檢查工作者是由有違法亂紀(jì)行為的重要的材料之一。此外，在處理與事業(yè)單位工作者有關(guān)的訴訟事件中，人事檔案中的有些內(nèi)容還可以起到憑證作用。

2 提升事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量與效率的措施

2.1 提升各部門人員對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，加大政府資金支持力度

人事檔案管理工作對(duì)于單位整體工作水平的提升具有深遠(yuǎn)的影響。但是由于種種因素的阻礙，很多事業(yè)單位一直沒(méi)能對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行有效的宣傳，導(dǎo)致各部門工作人員認(rèn)為人事檔案管理工作并不重要。因此，要想提升事業(yè)單位人事檔案管理的效率，首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，對(duì)人事檔案管理工作的重要性有一個(gè)深刻的認(rèn)知；其次，要通過(guò)開展宣講等方式加大宣傳力度，提高單位內(nèi)全體工作人員對(duì)人事檔案材料的重要性、檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)。最后，完善的軟、硬件配置不僅是完成人事檔案管理信息化建設(shè)的必要條件，也是提升檔案管理質(zhì)量和效率的有效方式。因此，從這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，政府應(yīng)當(dāng)加大資金投入，為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)，配備專業(yè)化的設(shè)施、專業(yè)化的人員、專業(yè)化的辦公場(chǎng)所等。

2.2 完善事業(yè)單位人事檔案管理制度，促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程

由于當(dāng)前很多事業(yè)單位的人事檔案管理部門仍處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過(guò)渡階段，加之我們?nèi)狈σ欢ǖ男畔⒒瘷n案管理經(jīng)驗(yàn)。因此，在人事檔案管理上，工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問(wèn)題，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合發(fā)展實(shí)際情況，建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的人事檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證事業(yè)單位人事檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。在進(jìn)行完善人事檔案管理制度時(shí)，要尤其注意以下兩點(diǎn)：一是要注意根據(jù)單位自身發(fā)展實(shí)際制定一些科學(xué)合理的檔案管理規(guī)則，有針對(duì)性的開展人事檔案管理工作。二是事業(yè)單位在制定檔案管理規(guī)則時(shí)要充分注意到與其他工作的協(xié)調(diào)配合，以使所制定的規(guī)則能夠具有較強(qiáng)的靈活性。

2.3 創(chuàng)新人事檔案管理思路，革新人事檔案管理方式

創(chuàng)新是進(jìn)步的源泉。人事檔案管理工作也一樣，要想實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展與進(jìn)步，就必須緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極的運(yùn)用一些新技術(shù)、新方法來(lái)革新工作方式。如我們?cè)谶M(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的事業(yè)單位人事檔案處理系統(tǒng)；為了保證人事檔案信息的安全，要引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進(jìn)行檔案管理等等。

2.4 注重提升事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)

在信息化環(huán)境中，要想進(jìn)一步提升檔案管理的質(zhì)量及效率就必須要對(duì)檔案管理工作人員的工作能力、思想道德提出更高的要求。但是當(dāng)前由于很大一部分檔案管理工作人員都是由其它工作轉(zhuǎn)崗而來(lái)的。所以，這部分人相對(duì)于一些專業(yè)的檔案管理人員而言不僅缺乏一定的工作經(jīng)驗(yàn)，而且還缺少一定儲(chǔ)備量的檔案管理專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的整體進(jìn)程。因此，單位要通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使其不斷豐富與人事檔案管理工作有關(guān)的專業(yè)知識(shí)，并盡力引導(dǎo)檔案管理者們樹立起終生學(xué)習(xí)的理念。其次，單位要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，并熟練掌握與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的使用方法，以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。最后，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)不斷提升個(gè)人道德素養(yǎng)，不僅要時(shí)刻保持對(duì)工作的積極性，也要恪守職業(yè)道德規(guī)范，對(duì)一些特殊檔案做到嚴(yán)格保密。

3 小結(jié)

總而言之，人事檔案對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展意義非凡，尤其是隨著信息技術(shù)進(jìn)步，人事檔案的作用更是日益凸顯。為此，我們必須針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入剖析，找出癥結(jié)所在，以為促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介

鞏萌萌（1980-），女，山東省臨沂市平邑人，本科，畢業(yè)于武漢大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。