房地產(chǎn)檔案管理工作中常見難點和對策

趙德章

摘 要：我國自1998年開始調(diào)控房地產(chǎn)行業(yè)，自2009年之后實施強力調(diào)控，其原因是高居不下的房價來勢洶洶，尤其是在2017年3月份實施的新一輪調(diào)控與之前相比，非常嚴(yán)格，政府已經(jīng)明確了“房地產(chǎn)泡沫”的存在并正在實施相關(guān)措施為其尋找解決之道。在這種背景之下，為了更好的實現(xiàn)對房地產(chǎn)的管理，就需要做好檔案管理，從而在數(shù)量、質(zhì)量、分層、分級等各個方面做好全面準(zhǔn)備等。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；常見難點；對策

目前全面推進房地產(chǎn)檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。首先根據(jù)美國、英國等發(fā)達國家的經(jīng)驗觀察，房地產(chǎn)發(fā)展到一定程度，必要需要通過“房產(chǎn)稅”來增加政府財政收入，并間接的解決相關(guān)“用之于民”的匹配性服務(wù)。所以只有在弄清楚房子的產(chǎn)權(quán)、數(shù)量、區(qū)域、屬性等才能更好的使這種未來的“房產(chǎn)稅改革”、“產(chǎn)權(quán)續(xù)用”、“二手轉(zhuǎn)賣”、“租賃業(yè)務(wù)”等獲得安全、可靠的保障等。下面對主題展開全面論述。

1 房地產(chǎn)檔案管理

從內(nèi)容分析主要是對房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)實施登記，并通過房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的狀態(tài)或動態(tài)化變遷實施相關(guān)的檔案管理。具體包括建檔、檔案內(nèi)容變動、保存、與相關(guān)稅收等工作的關(guān)聯(lián)性應(yīng)用，以及拆遷后的銷檔等。由于房地產(chǎn)屬于一個具備綜合屬性的商品，因而除了這些一般性的檔案管理之外，其中會隨著產(chǎn)地產(chǎn)屬性的變化而不斷的進行工作內(nèi)容的補充或完善。當(dāng)前我國的房地產(chǎn)檔案管理還處于起步階段，尤其是對某些人名下的房地產(chǎn)權(quán)的擁有數(shù)量等還未能獲得明確。因此，當(dāng)前政府也提出了通過對房地產(chǎn)檔案管理工作的內(nèi)容擴展、檔案管理的現(xiàn)代化完善，以及檔案管理的數(shù)據(jù)庫構(gòu)建等為其進一步的房地產(chǎn)管控提供依據(jù)等。

2 常見難點

在房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見問題或難點體現(xiàn)在工作中的認(rèn)知不足、制度機制不健全、檔案室或管理工作開展機構(gòu)缺少相對應(yīng)的匹配性設(shè)施。

1、檔案管理的認(rèn)知存在偏差

房地產(chǎn)檔案管理認(rèn)知不足的問題，體現(xiàn)在對于房地產(chǎn)檔案管理的重視程度不足，缺少對其中的檔案效用的理解，比如，對于房地產(chǎn)檔案方面的信息保密缺少嚴(yán)格的認(rèn)知，由此造成了信息泄露；再如，由于缺少相關(guān)的檔案文件室全面管理措施，由于受潮、意外、偷竊、火災(zāi)、水淹、發(fā)霉等直接導(dǎo)致檔案遺失等。還有在管理方法方面對于紙質(zhì)檔案、電子檔案管理的同質(zhì)化，造成了管理中的保守、單一，因而對于房地產(chǎn)檔案管理的利用率相對較低；包括各部門之間的關(guān)聯(lián)性較差，房管所完成了相關(guān)的交易后的產(chǎn)權(quán)變動，而在檔案管理部門卻未能及時加以改革等。

2、管理制度機制健全性不足

從管理制度的層面觀察，我國在房地產(chǎn)相關(guān)權(quán)益方面缺少相應(yīng)的明確法律立法，如對于70年產(chǎn)權(quán)就缺少進一步的明確規(guī)范與說明，雖然李克強總理提出了“恒產(chǎn)者有恒心”理念下的“免費續(xù)約”，但是目前法律層面也未給出相應(yīng)的明確產(chǎn)權(quán)說明。因此，在房地產(chǎn)檔案管理工作中的制度存在諸多待解釋之處；另一方面具體的管理制度中缺少對應(yīng)的變動說明，以及相關(guān)的指標(biāo)與規(guī)范條例之間的對接，因而往往使制度的職能化執(zhí)行，難以得到貫徹；因此造成了機制運行過程中的評估困難。所以，從檔案管理制度的規(guī)范引領(lǐng)作用與運行機制方面的監(jiān)督、保障、促進作用觀察，依然有諸多不足之處。

3、匹配性資源建設(shè)有待完善

現(xiàn)階段在房地產(chǎn)檔案管理中雖然完成了紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上的初級信息化改革，但是從管理的實質(zhì)上觀察，由于缺少匹配性的設(shè)施，如辦公工具方面的傳真、打印機、掃描儀等，往往在紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)向方面缺少效率；同時，由于半道的電子信息化改革，往往造成了一些地區(qū)的紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理各占一半的情況，如前期為紙質(zhì)檔案，而后期卻是電子檔案，兩者之間沒有轉(zhuǎn)換性的交集，而且紙質(zhì)檔案管理或被放置一邊，或電子檔案應(yīng)用紙質(zhì)檔案管理模式等；同時未能進行集中式的管理人員培訓(xùn)等，往往形成了匹配性的設(shè)施、工作人員職業(yè)素質(zhì)、管理模式等各個層面的不足等。因此，從完善管理的角度觀察，必要從匹配性資源不足的角度對其進行補充。

3 對策

1、加強管理理念更新，提高對管理效用的解讀

從管理理念方面解決問題需要明確檔案管理工作在當(dāng)前房地產(chǎn)管理中的具體作用，尤其是在產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)、變動三個方向的重要價值，以及它在未來的“房產(chǎn)稅”應(yīng)用中的關(guān)鍵性作用。因此，在這個方面要有一個長遠的戰(zhàn)略指向，使管理工作人員樹立起“現(xiàn)管理，長利用”的新觀念；同時，應(yīng)該將管理理念的更新與管理效用的關(guān)系實施融合并用，尤其是在當(dāng)前信息化改革的重要階段，需要發(fā)揮出“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的重要優(yōu)勢，突出其中的“融合”特征，使檔案管理部門與其它管理部門之間信息的快速傳輸，從而完成檔案管理的信息化，提高檔案管理的利用效率。

2、構(gòu)建制度體系，指標(biāo)化設(shè)置運行機制

新時期的檔案管理工作需要全面評估，并結(jié)合其它國家的一些先進經(jīng)驗，在制度方面按照相關(guān)的房地產(chǎn)檔案管理工作內(nèi)容，設(shè)置對應(yīng)的指標(biāo)，然后以指標(biāo)出發(fā)建立起細(xì)致化的制度規(guī)范，尤其應(yīng)該引入“終身責(zé)任追究制度”，使管理崗位的各項職能得到有效的執(zhí)行與監(jiān)督。另一方面，應(yīng)該將制度中的具體設(shè)置與運行機制中的評估考核機制、激勵機制、監(jiān)督機制等實施全面的關(guān)聯(lián)，利用“細(xì)化指標(biāo)”使各個檔案管理項得到明確化、具體化的記錄、變動等。尤其是需要隨著房地產(chǎn)行業(yè)的相關(guān)政策變化需要適時進行一些補充與完善。比如，對于70年產(chǎn)權(quán)的變動應(yīng)該時時觀察，對于小產(chǎn)權(quán)或者投機行為下的房地產(chǎn)也需要進行對應(yīng)的專項管理等。確保房地產(chǎn)檔案管理中的全面、精準(zhǔn)、有效。

3、合理配置現(xiàn)代檔案管理中的各項基礎(chǔ)資源

匹配性資源配置方面，從物力角度需要增加相應(yīng)的信息化改革后的設(shè)備，包括掃描儀、查詢電子屏與相關(guān)系統(tǒng)軟件等；從人力角度觀察則需要通過人力資源管理部門實施全面的檔案管理人才培訓(xùn)，包括計算機相關(guān)操作、安全方面的培訓(xùn)；以及對于房地產(chǎn)檔案管理工作本身的數(shù)據(jù)記錄、保密、建檔程序、銷毀條件等。從資金角度分析需要實施針對檔案管理工作方面的專項資金，尤其是將管理室、技術(shù)安全的相關(guān)維護進行資金注入；并以實踐調(diào)查方面的工作細(xì)項進行相應(yīng)的激勵補貼等。

4 結(jié)束語

通過上文分析可以看出房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)未來實現(xiàn)全面革新的重要舉措之一，也是其前提條件。因此，需要結(jié)合當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理方面的諸多不足，實施全面評估、細(xì)致審核，從而按照檔案管理工作的程序設(shè)置、匹配資源對接，以及相關(guān)的流程、信息化、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)措施為其發(fā)展、完善，以及檔案的高效化利用打下堅實基礎(chǔ)。需要說明的是由于2017年在房地產(chǎn)領(lǐng)域高小川等人已經(jīng)明確提出了對于房地產(chǎn)的“有效控制”，因此加快房地產(chǎn)檔案管理工作已經(jīng)成為了最關(guān)鍵的一步，為了達到管理效果，必要從人力、物力、財力多個層面實施密切配合。

參考文獻

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