淺析檔案管理現(xiàn)代化

褚福曉

摘 要：隨著我國社會的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化成為了檔案管理工作的必然選擇。本文介紹了檔案管理現(xiàn)代化的含義和意義，提出了存在的問題，并提出了相應的建議和措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；問題；措施；建設(shè)

1 前言

隨著社會的發(fā)展，人才競爭加劇，這給檔案管理提出了新的要求。同時，信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和應用，又給檔案管理工作提供了新的挑戰(zhàn)和機遇。在這種情況下，推進檔案管理現(xiàn)代化勢在必行，不可耽誤。

2 檔案管理現(xiàn)代化的含義和意義

2.1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理現(xiàn)代化，是指以系統(tǒng)論論為指導，充分運用現(xiàn)代管理的方法，以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為技術(shù)支持手段，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)的定量采集和分析、信息的使用和檔案的智能處理等的活動。比如，利用計算機實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、查詢、檢索、鑒定和打印等功能。對于重要的紙質(zhì)檔案，可以用微縮復制的辦法制作電子版本，從而減少了對紙質(zhì)檔案的損耗，并且減少了信息存儲空間。電子版文件將越來越多地出現(xiàn)在檔案管理中，并逐步替代紙質(zhì)文檔。

檔案管理現(xiàn)代化是計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展、成熟的必然產(chǎn)物，適應了當代社會對檔案管理工作的新要求。通過對檔案的計算機化轉(zhuǎn)換，我們查閱檔案的速度會更快，檔案可以得到更加妥善的保存，并通過檔案網(wǎng)絡(luò)或者圖書館系統(tǒng)等實現(xiàn)資源的共享等好處。當然，檔案管理現(xiàn)代化不是一個一勞永逸的狀態(tài)，它是動態(tài)、變化的，并且要隨著現(xiàn)實的變動而有所調(diào)整?？傊?，檔案管理現(xiàn)代化是計算機技術(shù)等先進技術(shù)與管理在檔案層面上的融合。

2.2 檔案管理現(xiàn)代化的意義

檔案管理現(xiàn)代化，有助于提升效率，減少人力資源的使用，更好地、更加便捷地利用檔案資源。檔案管理現(xiàn)代化還可以打破原有的管理形式，實現(xiàn)檔案管理有序、開放和共享的利用，提高使用效率，從而更好地實現(xiàn)其價值。

3 檔案管理現(xiàn)代化進程中存在的問題

3.1 檔案的標準化程度低下

檔案的標準化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提條件，也是其應有之義。我國的檔案的標準化起步于1980年代。當時，國家制定了許多、成體系的標準化文件。但是檔案的紛繁復雜以及各自為政的檔案管理，使得標準化的建設(shè)舉步維艱。這極大地造成了資源的浪費，并成為檔案管理現(xiàn)代化的桎梏。

3.2 缺乏高級管理專業(yè)人才

根據(jù)國家技術(shù)職稱的劃分，檔案管理人員有輔助管理人員、專業(yè)管理人員和高級管理人員三個層次。高級管理人員出于金字塔的頂端，需要具備較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、精通檔案管理并能在學科內(nèi)具有很強的規(guī)劃能力、協(xié)調(diào)能力和決策力。形勢的發(fā)展，需要更多的高層次檔案管理人才，但是，目前的檔案管理工作普遍處于事務(wù)性的工作運轉(zhuǎn)中，復合型高素質(zhì)人才難覓其蹤跡，致使檔案管理現(xiàn)代化的工作難以有效、快速的推進。許多檔案管理員抱著“做一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，不愿意持續(xù)學習。同時，本群體的年齡結(jié)構(gòu)偏大、個人素質(zhì)參差不齊、崗位配置不合理等現(xiàn)象屢見不鮮，嚴重地影響了本單位的工作開展。

3.3 檔案管理投入不足

在許多領(lǐng)導的眼中，檔案部門對經(jīng)濟增長和各項業(yè)績沒有什么實際的貢獻，因此不愿意加大資金投入。許多基礎(chǔ)單位的檔案室，偏安于一隅，條件極為簡陋，安全隱患巨大。大量的檔案室不能達到要求的標準條件，建設(shè)既不標準，也不規(guī)范，檔案室的主要工作就是技術(shù)資料的保存、合同等文件的保存和查閱以及少量技術(shù)書籍的內(nèi)部借閱。這極大地限制了檔案管理應有的功能。由于資金投入不足，檔案室的自動化、數(shù)字化建設(shè)無從談起，檔案管理現(xiàn)代化成了空中樓閣、水中探月。

4 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議與措施

4.1 加強標準化建設(shè)

檔案管理標準化工作是檔案管理現(xiàn)代化的一項基礎(chǔ)工作，它是新時代下的必然要求。檔案的數(shù)字化，要求建立統(tǒng)一的技術(shù)標準規(guī)范各類檔案的數(shù)字化。因此，要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，有賴于首先制定和規(guī)范各種類型檔案的標準，形成標準化的體系。各類數(shù)字檔案的生成、數(shù)據(jù)的交換、傳遞和共享都應建立在統(tǒng)一的檔案管理標準和體系標準之上，以避免檔案管理現(xiàn)代化的過程中出現(xiàn)不必要的混亂和無序，造成重復建設(shè)。某些部門過于強調(diào)部門利益，不重視檔案管理標準化的行為，實際上是非常有害的短視行為，也不利于檔案管理現(xiàn)代化的開展和要求。因此，本項工作應當統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、合理推進。

4.2 實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代管理科學是檔案管理現(xiàn)代化的重要保障和靈魂。檔案工作人員應當樹立管理出效益的意識，增加自身的管理知識。在檔案管理實踐中，運用先進的科技和管理手段，加強對檔案資源的合理利用，為檔案使用者提供高質(zhì)量的主動服務(wù)，發(fā)揮檔案應有的效益。檔案管理人員應有管理現(xiàn)代化的意識，加強管理，讓檔案管理逐步從經(jīng)驗式的管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理，并最終實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

4.3 加快復合型人才的培養(yǎng)步伐

人才是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本。檔案管理現(xiàn)代化難以推進，無法獲得滿意的結(jié)果，歸根到底是人的因素。應當加強對檔案管理人員的崗位培訓，提高人員素質(zhì)，加強人才隊伍建設(shè)，讓管理者掌握更多的經(jīng)濟、信息技術(shù)、檔案學等各方面的知識，以便更好地開展工作。對于有條件的單位，應當選拔優(yōu)秀的檔案管理者到高等院校、專業(yè)培訓機構(gòu)深造，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，掌握相應的操作技能，推進檔案管理的現(xiàn)代化。同時，要根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化的實際需要，引進更多的高層次的檔案管理復合型人才，讓他們把檔案管理的新理念、新知識和新做法帶到檔案管理現(xiàn)代化的工作中來。要培養(yǎng)檔案管理者的奉獻精神，安心工作，熱愛本職工作，鉆研工作，為檔案事業(yè)的新發(fā)展貢獻更多的力量。

4.4 加強管理，增加經(jīng)費投入

上級領(lǐng)導應當更加重視和關(guān)心檔案管理的現(xiàn)代化工作，將其列入年度計劃中，并列支必要的保障經(jīng)費；經(jīng)常性地聽取工作匯報，幫助解決檔案管理中的實際疑難問題；鼓勵檔案管理人員與同行的交流、合作；單位應以建設(shè)現(xiàn)代化、標準化的檔案室為抓手，購置和配備各類設(shè)備設(shè)施，提高檔案管理水平和標準化水平，推進檔案管理現(xiàn)代化。

5 結(jié)語

總之，社會的發(fā)展，對檔案管理工作提出了要求。這既是巨大的挑戰(zhàn)，也是重大的機遇。我們必須因勢利導，在做好檔案標準化的基礎(chǔ)上，穩(wěn)步推進檔案管理現(xiàn)代化的程度。

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