淺談人事檔案的管理與利用

孫玲

人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、家庭及社會(huì)關(guān)系、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、晉升、薪資等多項(xiàng)內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地反映其個(gè)人履歷、成長(zhǎng)的過(guò)程，是黨和政府考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)，是審核干部職工“三齡兩歷”的確信憑證，是事關(guān)干部職工隊(duì)伍自身建設(shè)以及退休養(yǎng)老待遇核定等自身利益的主要依據(jù)，是關(guān)系到人民群眾生活安定和社會(huì)穩(wěn)定的重要因素。加強(qiáng)人事檔案管理在當(dāng)前顯得尤為重要。

縣級(jí)檔案室主要管理全縣政府工作部門(mén)（衛(wèi)生、教育除外）公務(wù)員、機(jī)關(guān)事業(yè)單位（衛(wèi)生、教育除外）工作人員、機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員、下崗失業(yè)人員、大中專(zhuān)畢業(yè)生、人事代理人員、企業(yè)退休人員檔案及其他檔案管理工作。各類(lèi)檔案既有其普遍性，又有其特殊性；既獨(dú)立存檔，又相互關(guān)聯(lián)。所以，人事檔案管理工作一直處在一個(gè)不斷摸索、逐步完善的階段。因此，做好人事檔案工作就要堅(jiān)持以人為本、以民為本，樹(shù)立人性化的管理理念。

1 確保人事檔案材料真實(shí)性，注意多樣性

人事檔案材料主要由人事、組織、勞資等部門(mén)在人事管理活動(dòng)中形成，它是個(gè)人履歷、學(xué)歷、家族成員社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)懲等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。因此，真實(shí)性是檔案的生命。任何不真實(shí)的檔案都會(huì)誤國(guó)誤民，貽害無(wú)窮。然而，出于檔案當(dāng)事人自身的利益，近些年來(lái)人事檔案材料內(nèi)容失真情況突出。更有甚者，借出檔案后隨意涂改出生日期、參加工作時(shí)間，這些嚴(yán)重影響了檔案材料的真實(shí)性，在社會(huì)上造成了不好的影響。

人事檔案管理應(yīng)該注重人事檔案的信息服務(wù)功能，強(qiáng)調(diào)檔案的人力資源寫(xiě)實(shí)功能，強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)工作人員合法權(quán)益的保護(hù)功能。收集材料是人事檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，要經(jīng)常地、有計(jì)劃地收集和補(bǔ)充人事檔案材料。特別要注重收集反映職工個(gè)人素質(zhì)和業(yè)績(jī)變化的各種培訓(xùn)、學(xué)歷提高的證書(shū)和證明材料，反映職工關(guān)系變動(dòng)的各種聘用合同、勞動(dòng)合同、合作協(xié)議以及解聘、辭退、崗位變動(dòng)等相關(guān)材料，反映職工依法應(yīng)享有的各種工資福利待遇和其他社會(huì)保障權(quán)益的原始和變動(dòng)材料。人事檔案的形成具有一定的規(guī)律和特點(diǎn)，如產(chǎn)生的連續(xù)性、來(lái)源的廣泛性、形式的固定性、相互的聯(lián)系性等等，因而就有多樣的收集方法。不僅要收集文字、表格等物質(zhì)材料，還要注意收集電子信息、數(shù)據(jù)庫(kù)信息，在多媒體、網(wǎng)頁(yè)、圖形、圖片中發(fā)現(xiàn)值得入檔的材料。使人事檔案材料既真實(shí)豐富，又具有時(shí)代特征，能夠全面反映一個(gè)員工的德、勤、績(jī)、能，為正確培養(yǎng)、選拔和使用人才提供詳實(shí)的原始材料。

2 人事檔案管理要講究科學(xué)性

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，人事檔案可以建立正本、副本。正本內(nèi)容豐富，能全面反映員工的情況。副本內(nèi)容比較概括，是正本材料的備份或復(fù)制件，主要在領(lǐng)導(dǎo)干部檔案中建立。一般人事檔案只建立正本。正本由一個(gè)員工的歷史和現(xiàn)實(shí)情況的材料所構(gòu)成，共包括履歷、自傳、鑒定、學(xué)歷、職稱(chēng)、政審、獎(jiǎng)勵(lì)以及職務(wù)、工資等方面的10類(lèi)材料。所以，人事檔案應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)在職人員材料的收集與鑒定工作。應(yīng)建立各單位、各部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)的收集制度，定期收集、定向收集、隨時(shí)收集、追蹤收集，并根據(jù)事實(shí)準(zhǔn)確、材料完整、手續(xù)完備的要求，對(duì)各類(lèi)人員的材料進(jìn)行統(tǒng)一的甄別和審核，根據(jù)其真?zhèn)魏蛢r(jià)值決定取舍。工人檔案內(nèi)容應(yīng)突出評(píng)定崗位技能和學(xué)歷、勞動(dòng)合同、工資、保險(xiǎn)福利待遇等重點(diǎn)部分，對(duì)政審和參加黨團(tuán)材料可從簡(jiǎn)處置。而離休、退休、離職和死亡人員檔案可以先收集、不整理，以后根據(jù)需要再整理。

3 利用信息系統(tǒng)管理人事檔案，發(fā)揮其先進(jìn)性

隨著人事檔案管理制度的改革，弱化了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息共享和信息交換，從傳播學(xué)的角度講，徹底改變了空間對(duì)人的約束。

建立人事檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，是國(guó)家信息化和新時(shí)期組織的迫切需要。采用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建整個(gè)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，因此，要采用先進(jìn)的應(yīng)用軟件。人事檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檢索信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效益，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量，使人事檔案管理更加科學(xué)化。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢(xún)和修改，而且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快遞傳遞，提高檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。當(dāng)然，由于電子文件保存中存在著更新版本的不兼容性和不可識(shí)讀性，所以，儲(chǔ)存材料及載體的易損問(wèn)題都不能忽視，處理不當(dāng)會(huì)造成寶貴的人事檔案信息資源丟失。另外，還要正確運(yùn)用加密功能，在嚴(yán)格界定檔案材料密級(jí)的基礎(chǔ)上，對(duì)通用數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)加密，防止信息丟失泄密，給單位和個(gè)人造成不應(yīng)有的損失。

4 重要人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，增強(qiáng)實(shí)用性

人事檔案工作室是人事工作的重要組成部分，也是國(guó)家檔案工作的一個(gè)方面。檔案是人們?cè)诟鞣N實(shí)踐活動(dòng)及思維活動(dòng)中自然形成的歷史記錄，一般說(shuō)來(lái)，其內(nèi)容比較真實(shí)，譽(yù)者不過(guò)其實(shí)，抑者不損其真。正因?yàn)槿绱?，檔案的憑證作用和參考作用在各種文獻(xiàn)中居于首位，這是我們應(yīng)大力開(kāi)發(fā)和利用人事檔案的主要原因。

加強(qiáng)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高人事檔案利用效率。要利用現(xiàn)代科技手段，建立方便、快捷和自動(dòng)化程序較高的人事檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，提高工作和服務(wù)效率。實(shí)現(xiàn)檔案中心各類(lèi)人事檔案使用統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)專(zhuān)職檔案管理員信息資源共享，提高信息錄入的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，加強(qiáng)人事檔案基本信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案中心基本信息上網(wǎng)，群眾就近通過(guò)網(wǎng)絡(luò)便可查詢(xún)檔案基本信息，由單一的上門(mén)查詢(xún)變?yōu)樯祥T(mén)查詢(xún)和開(kāi)放式人才信息交流并舉的利用模式。

只有堅(jiān)持以人為本，適度開(kāi)放個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能保障當(dāng)事人的知情權(quán)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。這是人事檔案管理政策的必然趨勢(shì)。