淺析老年大學(xué)檔案管理

劉麗華

摘 要：老年大學(xué)作為老年教育的一種重要形式，能緩解老齡化帶來的壓力，促進終身教育的發(fā)展，幫助老年人繼續(xù)參與社會活動。檔案管理作為老年大學(xué)管理工作中的重要一環(huán)，對老年大學(xué)的發(fā)展具有不可或缺的作用。本文首先簡要分析了檔案管理的重要作用，之后就老年大學(xué)檔案管理存在的問題進行了探討，最后就如何做好老年大學(xué)的檔案管理工作提出了幾點建議，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：老年大學(xué)；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作作為老年大學(xué)基礎(chǔ)工作之一，在其發(fā)展中起著舉足輕重的作用。隨著時代的發(fā)展變化，老年大學(xué)的發(fā)展呈現(xiàn)出了新的形勢，而與之相關(guān)的檔案管理工作也應(yīng)與時俱進，優(yōu)化創(chuàng)新，提高檔案管理工作水平，適應(yīng)現(xiàn)代社會和老年大學(xué)改革發(fā)展的需要。

1 檔案管理的重要作用分析

檔案管理工作是教學(xué)評估工作的基礎(chǔ)與依據(jù)，應(yīng)該有效的利用檔案管理工作的宣傳作用。老年大學(xué)的檔案館（室）通過提供與教學(xué)評估工作相關(guān)的檔案，不僅能豐富學(xué)校教學(xué)成果展覽的內(nèi)容，還能夠?qū)搪毠みM行校情、校史和愛國主義教育。檔案不僅把學(xué)校過去的各項工作系統(tǒng)而準(zhǔn)確地再現(xiàn)在評估匯報材料中，而且能夠充分展現(xiàn)學(xué)校工作的閃光點，提高學(xué)校的知名度，為老年大學(xué)的良好發(fā)展提供支持。

2 老年大學(xué)檔案管理存在的問題分析

2.1 檔案管理制度還不夠完善

目前，各類型的院校沒有重視檔案管理工作，沒有制定健全和完善的檔案管理制度。即使制定了相關(guān)制度，也不具有創(chuàng)新特點，與我國的市場經(jīng)濟、信息化時代的國情不符合。主要是因為我國部分檔案管理人員沒有對檔案管理工作不夠重視，其所采取的工作模式還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理墨水，這種模式在一定程度上有著強烈的機關(guān)檔案管理色彩。這種現(xiàn)象對我國檔案管理的制度化、規(guī)劃化以及科學(xué)化建設(shè)非常不利，因此必須要建立健全老年大學(xué)檔案管理制度。

2.2 檔案管理工作人員積極性不高

經(jīng)過調(diào)查顯示，我國很多檔案管理工作人員積極性不高，在具體工作中責(zé)任性不高，缺乏對檔案管理的意識。另外，檔案管理需要較強的專業(yè)知識，部分工作人員并非出自檔案管理相關(guān)專業(yè)，只是臨時調(diào)用而來。部分領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理工作非常簡單，只要初中學(xué)歷即可勝任，導(dǎo)致了在文書立卷的過程中出現(xiàn)了太多的不規(guī)范情況，在工作方法和工作質(zhì)量上都難以達到相關(guān)要求。在立卷的過程中，部分檔案管理人員對于全宗檔案沒有收集齊全，在對案卷保管期限上的劃分太過混亂。另外，部分檔案管理人員沒有基本的檔案意識，在工作過程中將已經(jīng)完成工作的資料順手扔掉，不仔細保存。除此之外，部分檔案工作人員認為檔案收集是檔案室的工作，與自己沒關(guān)系，因此忽略對其的重視。

2.3 檔案管理工作信息化水平偏低

在信息化時代下，將電子信息技術(shù)進行應(yīng)用，從而促進檔案管理工作的高效率、高質(zhì)量。然而在實際應(yīng)用過程中，部分工作人員在應(yīng)用計算機管理軟件系統(tǒng)中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在具體檔案管理實踐中，通用性不夠，其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平不足。一些檔案管理軟件只是立足于檔案專業(yè)流程加以研究，卻沒有考慮到文件和檔案之間的聯(lián)系。特別是我國辦公自動化方式廣泛應(yīng)用之后，檔案管理軟件和OA系統(tǒng)不能有效銜接，從而造成了在歸檔過程中，存在著大量電子文件歸檔處理不準(zhǔn)確、不及時的情況。

3 做好老年大學(xué)檔案管理的有效策略

3.1 強化收集工作，落實全面收集

針對當(dāng)前檔案館普遍存在的收集材料少，材料內(nèi)容單一的問題，強化檔案的收集是豐富館藏積累的重要環(huán)節(jié)，需要檔案館（室）和征集對象雙方通力合作。首先，檔案館（室）應(yīng)做好檔案的收集準(zhǔn)備工作。例如確定工作規(guī)劃、制定與收集工作有關(guān)的文件制度、確保人力和財力的投入。其次，在征集過程中，檔案的宣傳工作起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員在征集過程中，要積極與檔案材料持有者聯(lián)系、交流，引導(dǎo)檔案材料持有者將較為齊全的檔案材料移交進館，配合檔案機構(gòu)錄制口述檔案，補充收集材料之不足。

3.2 規(guī)范分類標(biāo)準(zhǔn)，改善整理狀況

檔案的分類是整理環(huán)節(jié)中的重要步驟，完善分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料日后提供利用、檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施、檔案分類保管、檔案統(tǒng)計工作等均有益處。完善檔案的整理可從兩方面進行：一是老年大學(xué)檔案管理部門應(yīng)加大經(jīng)驗交流，在對整理的實踐和研究中逐漸形成適合老年大學(xué)檔案管理的規(guī)范分類整理標(biāo)準(zhǔn)，并認真組織落實；二是改善檔案原有整理基礎(chǔ)，通過宣傳和普及檔案分類整理方法，養(yǎng)成良好的整理習(xí)慣，為進館整理打下基礎(chǔ)。

3.3 建立健全檔案管理制度

老年大學(xué)應(yīng)該針對原來的規(guī)章制度，立足于此，從而對原有制度有效的梳理和完善。一方面保證遵循了相關(guān)法律規(guī)定，另一方面，要落實到文書管理的實際上來，從而制定完善的規(guī)章制度。針對檔案管理、歸檔統(tǒng)計、檔案借閱、檔案鑒定以及文件處理等內(nèi)容都需要加強規(guī)范，保證在操作程序中要求統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、使用統(tǒng)一。將過去的規(guī)章制度中不適宜的規(guī)則進行廢除，對相關(guān)制度中不完善的內(nèi)容加以修繕，保證制定出的檔案管理制度能夠充分符合實際。老年人因為晚年孤獨或者需要接觸新領(lǐng)域，想在晚年培養(yǎng)興趣、陶冶情操，希望通過學(xué)籍檔案來記錄自己晚年充實的生活，教師也希望通過老年人的檔案來發(fā)掘其年輕時的經(jīng)歷，從而有針對性制定培養(yǎng)計劃。因此制定好檔案管理制度，保證對文書檔案有效管理避免檔案丟失和記錄錯誤的情況發(fā)生，為老年人的晚年生活帶來慰藉，也為教師發(fā)揮老人的優(yōu)勢和長處帶來幫助。

3.4 推進檔案管理資源數(shù)字化建設(shè)

知識經(jīng)濟和高度信息化的社會，老年大學(xué)大量管理活動產(chǎn)生文件材料迅速增加，檔案的數(shù)量也飛速増多。傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主的檔案載體形式和手工檢索的工作流程已遠遠不能適應(yīng)時代的要求。因此，老年大學(xué)檔案管理工作也同樣要加快現(xiàn)代化的步伐，與時代接軌。運用科學(xué)技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。建議建立數(shù)字化檔案館，向往著現(xiàn)代化的檔案管理時代的到來。數(shù)字化檔案館是二進制編碼的數(shù)字方式存儲、處理館藏信息，數(shù)字化檔案館要求館藏檔案的高度數(shù)字化，不僅檔案條目數(shù)字化，檔案的內(nèi)容也要數(shù)字化，以計算機為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式。檔案的數(shù)字化程度越高，檔案利用的效率也就越高，從而更好的提高老年大學(xué)檔案管理工作水平。此外，加強老年大學(xué)檔案管理工作的計算機技術(shù)應(yīng)用，運用計算機及網(wǎng)絡(luò)進行檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等一系列的王作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮計算機的密集存膽和快速檢索功能，這是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作；建設(shè)老年大學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，加快檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程，制定檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，提高檔案信息加工處理的效率。

3.5 提高檔案管理工作者的素質(zhì)

優(yōu)化檔案管理人員配置，從年齡、學(xué)歷、專業(yè)等多方面選擇構(gòu)建一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，對檔案工作者素質(zhì)提高的培訓(xùn)教育，是檔案管理工作水平提高的重要保證，這項工作必須列入老年大學(xué)整體的人才管理規(guī)劃中。首先，培訓(xùn)制度化，將培訓(xùn)視為檔案管理工作的一部分，制度化是保證檔案工作者培訓(xùn)教育的重要保障。其次，建立培訓(xùn)評估考核機制，保證培訓(xùn)質(zhì)量，檔案館（室）建立相應(yīng)的評估機制，從而激發(fā)檔案工作者參加培訓(xùn)的積極性、主動性和成效性。再次，建立工作小組，互幫互助，取長補短，在實踐中共同發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，開拓思路，集思廣益，尋求檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新。

4 結(jié)束語

總之，在當(dāng)前時代發(fā)展的需求下，辦好老年大學(xué)至關(guān)重要。而檔案管理作為老年大學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，也需要相關(guān)工作人員不斷努力探索，提高檔案管理效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)于老年大學(xué)的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻

[1]加強檔案管理工作者信息化教育[J].苗育平.陜西檔案. 2006（04）