傳統(tǒng)會計檔案與電算化會計檔案的管理對比研究

在信息化與電子科技不斷發(fā)展的當(dāng)下，會計檔案管理模式與相關(guān)方式同樣發(fā)生著深刻的變化，之前會計檔案以人工為主，當(dāng)下來看則多是電算化會計檔案，這樣的方式能夠很好的保障信息具有準(zhǔn)確性、實時性與靈活性的特征。原有的會計檔案管理一般均是憑借人力完成的，但是電算化會計檔案則是通過計算機完成的，計算機能夠很好的對財務(wù)數(shù)據(jù)進行采集管理與分析，而這同樣是新時代發(fā)展下會計領(lǐng)域的新變化。傳統(tǒng)會計檔案和電算化檔案兩者間并非等同，有自身的特點，所以應(yīng)進行比較探究，在此基礎(chǔ)上幫助會計人員更好的掌握電算化會計檔案管理的方式，推動工作效率的提升。

1 傳統(tǒng)會計檔案特點

傳統(tǒng)會計檔案主要以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，進行會計數(shù)據(jù)的記錄、核算和管理，一般包括會計憑證、賬簿、會計報表等會計核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來源、流向和其運營情況。 傳統(tǒng)檔案材料對真實性、可靠性、時序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會計檔案使用人員第一時間了解和掌握會計財務(wù)信息，是會計部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統(tǒng)會計檔案本身也存在著缺點與不足，具體表現(xiàn)為紙質(zhì)形式檔案在時間和空間上局限性大，查閱時受時空影響，導(dǎo)致使用者無法在第一時間在任意地點查閱會計檔案； 而且傳統(tǒng)會計檔案的儲存工作較為繁瑣，不僅需要按照時間順序管理，還要注意防止紙質(zhì)資料遭受破壞，耗費大量的人力、物力和財力。

2 電算化會計檔案特點

電算化會計檔案是由當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展催生的，具有高效性和實時性，科技程度高，對會計人員的職業(yè)水平和電腦技術(shù)水平要求高。電算化會計檔案不僅存有原有會計檔案的相關(guān)內(nèi)容，同時還涵蓋相應(yīng)的存儲系統(tǒng)軟件、財務(wù)會計文檔與會計程序內(nèi)容。電算化會計檔案的存儲形式以電子形式（磁盤或光盤存儲）為主，輔助打印的紙質(zhì)形式，存儲形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲介質(zhì)進行數(shù)據(jù)備份， 存儲環(huán)境需要注意電子干擾的影響。 電算化會計檔案可以通過計算機和軟件系統(tǒng)進行瀏覽傳輸，進行簡便快捷的數(shù)據(jù)分析，利于管理者掌握單位運營狀況、制定決策，且不受時空限制。電算化會計檔案在安全系數(shù)方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會很好的將數(shù)據(jù)進行存儲，并在依據(jù)相應(yīng)技術(shù)方式的前提下對數(shù)據(jù)展開修改，且相關(guān)人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)對會計檔案進行復(fù)制、瀏覽、修改、銷毀等，導(dǎo)致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會計檔案要求必須具備高強度的防火墻系統(tǒng)，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。

3 傳統(tǒng)會計檔案與電算化會計檔案管理比較

3.1 會計檔案的形成

傳統(tǒng)會計檔案與電算化會計檔案管理的差別是相對明顯的，主要的體現(xiàn)方面多是會計檔案的構(gòu)成辦法與步驟內(nèi)容。會計檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統(tǒng)會計檔案主要通過會計人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質(zhì)檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會計檔案的形成主要通過計算機和會計管理軟件系統(tǒng)，由會計人員錄入財會信息，最終保存下來，形成會計檔案，智能化與人工化對比， 存在著本質(zhì)區(qū)別。 在形成步驟方面，傳統(tǒng)會計檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據(jù)此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報表， 所有這些表格即構(gòu)成會計檔案。 電算化會計檔案的形成采用集中處理方法，通過會計軟件系統(tǒng)輸入、輸出、存儲、備份數(shù)據(jù)，四個步驟環(huán)環(huán)相扣，輸入數(shù)據(jù)即將原始憑證錄入系統(tǒng)， 輸出數(shù)據(jù)就是將系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)進行打印，存儲數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)保存到存儲介質(zhì)上，備份數(shù)據(jù)則定期將數(shù)據(jù)復(fù)制存放，保障信息安全。

3.2 會計檔案的歸納

因為會計檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對工作進行歸納時同樣會使用或出現(xiàn)不同的內(nèi)容。傳統(tǒng)會計檔案歸檔時將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等歸納整理，而電算化會計檔案歸納管理時除了將打印的上述紙質(zhì)材料歸檔外， 還需要對系統(tǒng)核算的軟件、硬件材料進行歸納。 首先要對軟件的質(zhì)量進行把關(guān)，不合格者進行重置或維護處理，防止軟件問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統(tǒng)的開發(fā)資料和維護資料。 開發(fā)資料指系統(tǒng)開發(fā)中的系統(tǒng)說明書、程序設(shè)計資料、測試報告、手冊等，有助于系統(tǒng)地理解和運用，維護資料則涉及維護指南、規(guī)劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤等介質(zhì)進行電子標(biāo)示和設(shè)置外部標(biāo)簽，按時間順序歸檔，防止出現(xiàn)混亂，影響會計檔案管理質(zhì)量。

3.3 會計檔案的管理方式

傳統(tǒng)會計檔案管理方式主要人工管理紙質(zhì)材料的收集、整理和儲存，管理時需要注意檔案的時間順序，分類分時排列，同時關(guān)注儲存環(huán)境條件， 防止潮濕等條件造成資料的損毀丟失。 電算化會計檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對計算機和存儲設(shè)備要求高，因此對耐久性問題需要加以考慮，管理時不僅要注意設(shè)備問題， 還要提防網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等網(wǎng)絡(luò)犯罪手段，一旦出現(xiàn)此類問題，財務(wù)信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應(yīng)定時查毒、殺毒，保障檔案的安全性。

4 結(jié)束語

總之，信息技術(shù)的進步推動了會計電算化技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，會計電算化檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)化會計檔案管理。傳統(tǒng)會計檔案和電算化會計檔案特點鮮明，前者簡明直觀，時空性差；后者實時性好，管理難度高。 二者在會計檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會計檔案管理工作的順利進行。

參考文獻

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[2] 王慶東.傳統(tǒng)會計檔案與電算化會計檔案的比較研究[J].蘭臺世界， 2014（1）：60-61.

作者簡介

張培英（1966-），女，漢，福建省石獅市人，檔案館員，大專，研究方向：檔案管理。