新形勢(shì)下如何做好水務(wù)工程檔案管理工作探析

陳悅

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)水務(wù)工程建設(shè)也飛快地發(fā)展起來(lái)，從傳統(tǒng)的水利工程轉(zhuǎn)變?yōu)樗畡?wù)工程，工程內(nèi)容也發(fā)生了根本改變，不僅僅局限于傳統(tǒng)水利建設(shè)，還增加了水環(huán)境、市政、園林景觀等等現(xiàn)代因素。作為水務(wù)工程建設(shè)工作重要組成部分的水務(wù)工程檔案的管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)。特別是隨著檔案信息化的發(fā)展，基建檔案數(shù)字化的要求日益提高，為檔案的存儲(chǔ)與保管提出了更高的技術(shù)要求和專(zhuān)業(yè)化規(guī)范管理要求。新形勢(shì)下，如何做好水務(wù)工程檔案管理工作，是擺在水務(wù)工程檔案管理工作者面前的新課題。

關(guān)鍵詞：水務(wù)工程；檔案管理

目前我國(guó)各地都在進(jìn)行大規(guī)模的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，其中重要的建設(shè)之一即是水務(wù)工程。水務(wù)工程檔案是水務(wù)工程建設(shè)成果的歷史記錄，忠實(shí)記錄了水務(wù)工程的建設(shè)和發(fā)展。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中，水務(wù)工程檔案具有重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，新工程建設(shè)可借鑒已完工的項(xiàng)目，降低成本，節(jié)約開(kāi)支，提高效益；具有科研價(jià)值，可供水務(wù)工作者研究水務(wù)建設(shè)的規(guī)律；具有參考價(jià)值，能成為評(píng)價(jià)工程質(zhì)量、查找事故原因的重要依據(jù)。因此，從上個(gè)世紀(jì) 80 年代起，我國(guó)檔案管理部門(mén)陸續(xù)出臺(tái)規(guī)范性文件，比如《《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，規(guī)范重大工程項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收程序。

1 水務(wù)工程檔案概述

水務(wù)工程檔案形成于水務(wù)工程建設(shè)中，水務(wù)工程檔案如實(shí)地記載了水務(wù)工程的建設(shè)狀況以及后期水務(wù)工程維護(hù)運(yùn)行情況，是水務(wù)工程建設(shè)與后期維護(hù)工作中重要的參考依據(jù)。水務(wù)工程檔案的管理水平往往能反映出一個(gè)水務(wù)工程建設(shè)單位的管理水平。水務(wù)工程檔案管理一般是由水務(wù)建設(shè)工程部門(mén)建檔、歸檔、保存，工程結(jié)束一段時(shí)間后，移至水務(wù)工程建設(shè)單位的檔案室，因此，水務(wù)工程檔案的管理關(guān)鍵部分還是在水務(wù)建設(shè)工程過(guò)程中完成。這些檔案反映了該水務(wù)施工項(xiàng)目的運(yùn)行、管理與維護(hù)情況，并對(duì)新的水務(wù)工程建設(shè)的開(kāi)展具有重要的借鑒價(jià)值。

2 水務(wù)工程檔案管理工作的重要性

隨著工農(nóng)業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，水利建設(shè)的重要性逐漸被提上日程，中央對(duì)于水利建設(shè)作出了多次重要批示。不僅如此，居民的日常生活正常秩序的維持，自然災(zāi)害面前的防御等方面，水利工程同樣發(fā)揮著重要的作用。但是，盡管人們?cè)絹?lái)越關(guān)注和重視水利工程，但是水務(wù)工程耗資巨大，所需生命周期極長(zhǎng)，這導(dǎo)致了隨著工程的不斷發(fā)展和完善，會(huì)生成多種類(lèi)的具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性的工程性記錄文檔。這些檔案不僅僅對(duì)于國(guó)家今后的水務(wù)工程有著重要的意義，更對(duì)于整體水務(wù)系統(tǒng)的進(jìn)一步完善和制度的進(jìn)一步規(guī)范發(fā)揮著不可替代的作用。同時(shí)，對(duì)于已經(jīng)完工的水務(wù)工程，能夠進(jìn)行詳盡的質(zhì)量鑒定和維護(hù)方針，如果發(fā)生事故也可以及時(shí)查明原因，通過(guò)科學(xué)合理的手段進(jìn)行最大程度的補(bǔ)救，將損失降到最低?？偠灾?，水務(wù)工程的檔案管理工作對(duì)于國(guó)家長(zhǎng)久的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和水利事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

3 水務(wù)工程檔案的管理策略

3.1 增加資金投入

水務(wù)工程檔案管理已逐漸向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)，水務(wù)工程檔案材料也在不斷更新、各種先進(jìn)的水務(wù)工程檔案整理方法的采用以及水務(wù)工程檔案數(shù)字化的建設(shè)，都要求水務(wù)工程檔案管理在資金上不斷追加，只有增加資金投入，才能實(shí)現(xiàn)水務(wù)工程檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，使水務(wù)工程檔案更好地為水務(wù)工程建設(shè)服務(wù)。

3.2 完善管理制度

只有完善水務(wù)工程檔案的管理制度，才能確保水務(wù)工程檔案管理工作的質(zhì)量。制定并完善水務(wù)工程檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，切實(shí)把水務(wù)工程檔案各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)到各部門(mén)、各崗位，定期做好各項(xiàng)水務(wù)工程檔案管理工作業(yè)務(wù)考評(píng)，并加強(qiáng)對(duì)水務(wù)工程檔案管理工作的監(jiān)督檢查。

4 當(dāng)前水務(wù)工程檔案工作存在的問(wèn)題

4.1 缺乏系統(tǒng)思維，各方自行歸檔

一個(gè)水務(wù)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、施工到驗(yàn)收運(yùn)行，分成不同階段，由不同部門(mén)完成。水務(wù)檔案也是由不同階段的文件資料匯總而成。這些不同階段、不同部門(mén)形成的水務(wù)項(xiàng)目資料實(shí)際上都是作為該項(xiàng)目的一個(gè)有機(jī)組成部分，前后銜接。雖然不同部門(mén)負(fù)責(zé)的各自模塊中的工作，形成的也是專(zhuān)業(yè)性資料，但項(xiàng)目建設(shè)單位作為該工程的責(zé)任方、發(fā)包方、組織者，應(yīng)系統(tǒng)、整體地看待項(xiàng)目資料，將分布在各部門(mén)的資料當(dāng)做該項(xiàng)目檔案的有機(jī)組成部分，及時(shí)催促有關(guān)部門(mén)移交歸檔，以保證該項(xiàng)目檔案的完整性。有些項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)檔案工作不夠重視，未能從全局、全工程建設(shè)的角度，系統(tǒng)地思考?xì)w檔工作，對(duì)各部門(mén)形成的資料不聞不問(wèn)，任其散落在各家。這就導(dǎo)致了一個(gè)問(wèn)題，即各家檔案管理工作參差不齊，有的及時(shí)歸檔，有的則被丟棄，有的形成案卷，有的則只是零散的資料。如此，勢(shì)必不能形成有價(jià)值的項(xiàng)目檔案留存。水務(wù)工程檔案工作缺乏系統(tǒng)思維的另一個(gè)表現(xiàn)現(xiàn)象是項(xiàng)目建設(shè)方只是被動(dòng)地接收從各方移交的資料，對(duì)方移交什么就接收什么，至于是否完整、有遺漏等則不顧及，有些建設(shè)方甚至都未建立各方移交檔案資料的制度，由各方自行保管。一旦遺失，后期追補(bǔ)的難度較大，工程檔案不能形成有機(jī)、系統(tǒng)的聯(lián)系，也就不能如實(shí)反映整個(gè)工程概貌。

4.2 人員未到位

現(xiàn)實(shí)水務(wù)檔案工作中出現(xiàn)的資料遺失、不及時(shí)歸檔、散落、未被利用等問(wèn)題，歸根到底就在于無(wú)專(zhuān)業(yè)人士專(zhuān)門(mén)從事該項(xiàng)工作。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案保管被認(rèn)為是一項(xiàng)枯燥無(wú)味、簡(jiǎn)單機(jī)械的工作，工作人員就像普通的倉(cāng)管員一樣，無(wú)需專(zhuān)業(yè)知識(shí)，任何人都可從事。因此很多項(xiàng)目并未配備專(zhuān)職的檔案工作人員，而是由文秘工作者兼任，建設(shè)方如此。施工方、監(jiān)理方更因自己不是組織者，承擔(dān)的只是工程某個(gè)模塊，更不配置檔案人員。工程檔案與通常的文書(shū)檔案有很大不同，專(zhuān)業(yè)性更強(qiáng)，文秘人員對(duì)工程檔案的管理工作，一則無(wú)暇顧及，二則心有余而力不足，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，特別是水務(wù)工程項(xiàng)目包含大量的專(zhuān)業(yè)圖紙，這些圖紙如何保管，甚至如何折疊、立卷都是問(wèn)題。人員不到位，也就無(wú)人組織檔案工作。檔案的規(guī)范化、完整化管理就無(wú)從談及。

5 提升水務(wù)工程檔案工作水平的途徑

5.1 制定行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范歸檔工作

隨著我國(guó)水務(wù)事業(yè)的快速發(fā)展，水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目日益增多，形成的檔案相應(yīng)的越來(lái)越多，但面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)困難是，庫(kù)存壓力的增大。水務(wù)工程檔案庫(kù)存容量和日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)量形成了一個(gè)亟待解決的矛盾，特別是行政級(jí)別高的檔案部門(mén)需保管從下屬單位移交的工程檔案，這些工程檔案中重復(fù)性資料較多，比如監(jiān)理方、施工方的案卷中都包含了整個(gè)項(xiàng)目的合同文件、設(shè)計(jì)方案、施工方案、進(jìn)度表等，這些都是建設(shè)方提供給施工方、監(jiān)理方用于工作需要的，具有同一性，整個(gè)工程只需保管一份即可。

5.2 責(zé)任到人，有專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)檔案工作

工程建設(shè)通常實(shí)行的是項(xiàng)目制，工作人員因項(xiàng)目組織在一起，項(xiàng)目結(jié)束后，工作人員就解散。如果相關(guān)案卷資料不及時(shí)歸檔，很可能就會(huì)遺失、丟棄，導(dǎo)致檔案不完整，影響后期的保管利用。因此檔案管理工作應(yīng)納入工程項(xiàng)目管理工作的一個(gè)必不可缺的組成部分，安排專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)檔案的收集、立卷歸檔、保管、利用、保密等相關(guān)工作，責(zé)任到人。從我單位實(shí)踐來(lái)看，我單位為確保工程資料及時(shí)歸檔，每個(gè)項(xiàng)目都設(shè)立專(zhuān)職檔案人員，專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各方文秘人員及時(shí)收集、整理各模塊工作中的資料，提出要求，并對(duì)資料進(jìn)行移交、做好交接記錄，統(tǒng)一匯總、編目。

6 結(jié)束語(yǔ)

水務(wù)工程檔案是水務(wù)工作者勞動(dòng)智慧的結(jié)晶。其檔案工作和合同管理、施工管理、投資管理等一樣，是完成工程建設(shè)任務(wù)不可或缺的重要管理手段，同時(shí)也是水務(wù)工程建設(shè)單位的主要職責(zé)。水務(wù)工程檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都與工程建設(shè)任務(wù)緊密相連。提高檔案管理水平，進(jìn)行規(guī)范化管理，能更好地服務(wù)于水務(wù)工程建設(shè)需要。

參考文獻(xiàn)

[1]李衛(wèi)平.水務(wù)檔案工作之我見(jiàn).黑龍江檔案.2011（4）.

[2]詹卡.水務(wù)工程檔案庫(kù)存管理問(wèn)題初探.檔案時(shí)空.2012（4）.

[3]陳紅燕.升級(jí)達(dá)標(biāo)是水務(wù)工程建設(shè)單位檔案規(guī)范化管理的重要平臺(tái).水利發(fā)展研究.2010（7）.