信息社會檔案管理的變革研究

何冰

摘 要：隨著現(xiàn)代社會信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化和計算機的使用開始普及，在電子信息技術(shù)發(fā)展管的環(huán)境下，越來越多的生產(chǎn)活動和社會交際活動走向信息化。檔案管理這方面也要逐步適應(yīng)社會的發(fā)展，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子檔案轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的效率和檔案的安全。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息社會；變革管理

在信息社會發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐步被信息化管理形式所取代，較之紙質(zhì)檔案的管理模式，檔案管理工作主要在檔案資料收集、管理、鑒定、保密等幾個方面有著重大變革，同時在管理模式轉(zhuǎn)變的過程中也存在了一定社會觀念和管理人員技術(shù)跟不上時代發(fā)展的問題。

一、檔案管理工作變革的主要環(huán)節(jié)

1.檔案資料收集和積累工作的變革

隨著信息社會的發(fā)展，電子信息技術(shù)被應(yīng)用到各個領(lǐng)域，檔案的收集工作和積累根據(jù)計算機信息技術(shù)的工作形式可分為兩種模式：一種是對電子檔案的單機形式的資料錄入，作為電子檔案積累、收集的存儲載體，基本的工作方法與紙質(zhì)檔案的形式大致相同；另一種是在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行的檔案工作管理，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動錄入信息動能，將收集的檔案信息通過復(fù)制、傳輸?shù)确绞皆诰W(wǎng)絡(luò)上進行整理收集，因此電子檔案可以在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上自動完成收集和積累工作，并且形成檔案數(shù)據(jù)庫。這樣的變革相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案節(jié)省了收集、積累的時間和人力物力的輸出[1]。

2.檔案整理工作的變革

電子檔案的整理除了對載體的進行不復(fù)雜的編號整理之外，更多的是利用計算機對文件、標引進行編排整理。首先是將檔案信息錄入計算機，然后在計算機上利用軟件的使用對信息進行整理歸檔，是電子檔案檔案管理更加系統(tǒng)化、有序化，最后再將整理好的電子檔案存入到載體中妥善保管。這樣的整理方式可以形成一個邏輯卷，將具有相關(guān)聯(lián)系的檔案進行集合整理，在最后形成一個邏輯目錄，方便日后對檔案信息的調(diào)看和鑒定工作的進行。

3.鑒定工作的變革

檔案的鑒定主要是對檔案的存取性、檔案的生成時的背景和檔案的安全性進行審核鑒定的一項技術(shù)性工作，電子檔案的鑒定工作可分為：檔案的可讀性、是否存在病毒、存儲載體的狀況以及電子系統(tǒng)的環(huán)境等方面的鑒定。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案鑒定的時間長、消耗大、錯率高等問題，電子檔案的鑒定工作更具有技術(shù)性，由于之前的邏輯整理為鑒定工作提供了整理基礎(chǔ)，大量的節(jié)省了鑒定消耗的時間，提高了檔案鑒定的效率；另外由于電子檔案的鑒定技術(shù)含量高，提高了檔案鑒定的科學(xué)性，確保了檔案符合存取的要求[2]。

4.檔案保管工作的變革

由于電子檔案的存儲載體和紙質(zhì)檔案存儲載體的不同，因此，在檔案保管方式上也存在了一定的差異。紙質(zhì)檔案的保管方式比較傳統(tǒng)，需要將檔案進行整理歸檔后放入專門的檔案保管室，對檔案保管室的防光條件等有著嚴格的要求，并且不利于后期對檔案的調(diào)看、查驗，由于紙質(zhì)檔案占用的面積龐大，加大了保管工作的難度，并且增加了人力和物力上的消耗。而電子檔案由于網(wǎng)絡(luò)信息的使用，在檔案管理和保管上大大提供了方便，但由于現(xiàn)在使用的存儲載體的耐久性不強，因此，在電子檔案的保管上要定期進行檔案的備份和遷移。

5.檔案統(tǒng)計管理工作的變革

紙質(zhì)檔案統(tǒng)計管理工作量規(guī)模龐大，工作人員的工作負擔巨大，并且在人工統(tǒng)計過程中很可能會出現(xiàn)統(tǒng)計錯誤，給檔案管理工作帶來不必要的麻煩。電子檔案的統(tǒng)計管理工作相對于紙質(zhì)檔案統(tǒng)計工作更加簡單一點，電子檔案的統(tǒng)計可以利用計算機系統(tǒng)中的檔案管理軟件進行自動化管理，大大減輕了檔案管理工作人員的工作負擔，提高了檔案管理統(tǒng)計的精準性[3]。

二、檔案管理信息化變革中的問題的解決方案

1.全面提高電子檔案管理工作人員的信息技術(shù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理工作向電子檔案轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)變的同時存在著相應(yīng)的問題，檔案管理工作人員在信息技術(shù)上的專業(yè)素質(zhì)和技能跟不上變革的需要。因此，工作單位應(yīng)注重工作人員的技能的提高，可以對檔案管理人員進行相關(guān)專業(yè)知識和技術(shù)的培訓(xùn)，使其能夠盡快適應(yīng)信息社會快速發(fā)展下檔案管理信息化的變革；同時實施開放政策，鼓勵檔案管理人員積極到其他地區(qū)進行學(xué)習(xí)、考察，并且實對檔案管理人員進行定期的工作考核，檢驗工作人員對電子檔案管理軟件的使用熟練情況，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在中的問題并進行實時解決。

2.建立健全信息的管理機制

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理具有較高的保密性，同時也不利于檔案信息社會效益發(fā)揮，因此為了改善這一現(xiàn)象，檔案管理單位可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)像社會、企業(yè)等其他方面開放檔案查詢系統(tǒng)，建立健全互聯(lián)網(wǎng)管理機制，確保檔案信息的合理傳達和交流，實現(xiàn)檔案信息在社會中發(fā)揮優(yōu)化社會人力資源配置的作用。同時建立完善的法律制度對檔案信息的開放進行規(guī)范，防止檔案信息的不法使用，確保社會主義的和諧健康發(fā)展[4]。

三、結(jié)語

總的來說，在現(xiàn)代信息社會的高速發(fā)展下，各個檔案管理部門要適應(yīng)時代的發(fā)展，積極進行檔案管理模式的變革，不斷加強檔案管理工作人員的專業(yè)信息技術(shù)素質(zhì)和信息技能的學(xué)習(xí)，優(yōu)化完善檔案管理工作的管理機制，實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展。

參考文獻：

[1]鄭慧玲.從高校檔案館檔案信息的空缺談高校檔案管理制度的變革[J].黑龍江史志，2013，23：110.

[2]劉憲杰.信息時代企業(yè)檔案管理工作變革研究[J].城建檔案，2015，05：22-23.

[3]任力.大數(shù)據(jù)技術(shù)時代檔案信息管理思維與方式的變革[J/OL].科技資訊，2016（32）.

[4]王立新.網(wǎng)絡(luò)指導(dǎo)：信息社會檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式新變革[J].黑龍江檔案，2011，01：19.endprint