信息社會(huì)檔案管理員的價(jià)值實(shí)現(xiàn)

陳帥

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展具有重要的信息化特征，社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)要素是信息和知識(shí)，信息經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展更是極大的促進(jìn)了社會(huì)的文明進(jìn)步，改變了人們傳統(tǒng)的生活方式和生產(chǎn)模式。在此過(guò)程中，關(guān)于社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的重要信息檔案資料需要通過(guò)一定的形式予以物化和保管，這其中檔案管理員的地位和作用突出。本篇文章在此基礎(chǔ)上，主要對(duì)信息社會(huì)檔案管理員價(jià)值實(shí)現(xiàn)的方法和要求進(jìn)行研究與分析。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì)；檔案管理員；價(jià)值實(shí)現(xiàn)；方法；分析

社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步過(guò)程中信息資源與一般的能源資源和物質(zhì)資源的作用要更加明顯，人們?cè)谝幌殿?lèi)的生產(chǎn)、生活實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的重要信息需要以檔案的形式留存下來(lái)，奠定歷史資料參照基礎(chǔ)。信息社會(huì)背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理員的價(jià)值能夠更好的促進(jìn)社會(huì)檔案的保管工作進(jìn)行。

一、信息社會(huì)檔案管理員價(jià)值實(shí)現(xiàn)方法

1.增強(qiáng)信息檔案管理意識(shí)

信息社會(huì)檔案管理工作中一些單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，認(rèn)為信息檔案只要保存好即可，不需要進(jìn)行再開(kāi)發(fā)，這就導(dǎo)致信息檔案管理資源利用率難以提高。針對(duì)這種情況，信息社會(huì)檔案管理員在工作實(shí)踐中要將實(shí)際的工作內(nèi)容和工作流程等及時(shí)上報(bào)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到信息社會(huì)檔案管理工作存在的重要性。信息社會(huì)檔案管理人員要實(shí)現(xiàn)自身的工作價(jià)值就要在工作實(shí)踐中不斷加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和技能鍛煉，強(qiáng)化自己的工作責(zé)任意識(shí)。[1]

2.基本素質(zhì)提升

信息社會(huì)檔案管理工作對(duì)管理人員的基本素質(zhì)有一定的要求，這里的工作素質(zhì)主要包括兩方面內(nèi)容，一方面是管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，另一方面則是管理人員的工作技能水平。信息社會(huì)檔案管理內(nèi)容較多，信息檔案類(lèi)型多樣，針對(duì)不同的信息內(nèi)容和檔案形式，管理人員要有足夠的工作耐性。從業(yè)人員的責(zé)任心和工作態(tài)度直接決定信息社會(huì)檔案管理質(zhì)量，因而信息社會(huì)檔案管理部門(mén)應(yīng)該積極組建不同的學(xué)習(xí)交流會(huì)，對(duì)員工的職業(yè)道德和政治素養(yǎng)進(jìn)行集中教育。[2]而在職業(yè)能力方面，信息社會(huì)檔案管理人員需要不斷加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，更加充分的掌握職業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)，配合單位或部門(mén)內(nèi)部的職業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，綜合學(xué)習(xí)不同學(xué)科的知識(shí)，全面提升自己的工作素質(zhì)。

3.掌握先進(jìn)技能水平

信息社會(huì)檔案管理工作具有重要的社會(huì)管理意義，社會(huì)在發(fā)展，社會(huì)檔案信息管理方法和管理模式也應(yīng)該在原有的基礎(chǔ)上不斷突破傳統(tǒng)理念和模式，實(shí)現(xiàn)技術(shù)革新，提高管理水平和管理質(zhì)量?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活和工作帶來(lái)巨大便利，尤其是計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在信息社會(huì)檔案管理中發(fā)揮的作用明顯。因而檔案管理人員在工作實(shí)踐中應(yīng)該學(xué)習(xí)自動(dòng)化辦公技術(shù)，掌握檔案管理不同系統(tǒng)的使用方法和使用效用，提高工作效率。現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達(dá)，檔案管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)信息，一旦遭到網(wǎng)絡(luò)病毒感染或黑客侵襲，將導(dǎo)致信息被竊取，后果嚴(yán)重。針對(duì)這些，信息社會(huì)檔案管理人員不僅要學(xué)習(xí)基本的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，同時(shí)要有一定的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，在系統(tǒng)操作中實(shí)現(xiàn)外網(wǎng)和辦公網(wǎng)之間的物理隔離。

二、信息社會(huì)檔案管理員價(jià)值實(shí)現(xiàn)要求

1.歸檔合理

信息社會(huì)檔案管理中最重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是檔案資料的分類(lèi)和歸檔，不同信息資料的來(lái)源、形式和使用作用均不同，在信息檔案整理中，管理員要能夠明確不同檔案屬性，實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類(lèi)、合理歸檔。以往的檔案整理中大多是采用紙質(zhì)版，由于信息載體的使用特性，紙質(zhì)檔案資料的保存年限較短，重復(fù)整理、返工頻次較多，工作量加大。[3]信息時(shí)代下，檔案管理員可以充分使用電子檔案，將資料、文件等通過(guò)電子存檔的形式方便后期整理。實(shí)踐工作中，信息社會(huì)檔案管理人員要整理、分類(lèi)和歸檔好相關(guān)檔案資料，做到一年歸檔以此，充分發(fā)揮出管理員的工作價(jià)值。

2.保證文件管理效用

傳統(tǒng)的檔案管理多是采用文字資料的形式，但是現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展促進(jìn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展，對(duì)于信息社會(huì)檔案管理工作能夠大量的收集、整理和保管相關(guān)資料，使用電子文件能夠?qū)崿F(xiàn)信息檔案的大容量保管，同時(shí)保存期限也較長(zhǎng)。信息社會(huì)檔案管理人員在工作實(shí)踐中要選擇合理的電子載體，常見(jiàn)的DVD、VCD、U盤(pán)、光盤(pán)和移動(dòng)硬盤(pán)等均是讀取檔案資料的不同載體，管理人員要在文件格式分析的基礎(chǔ)上選擇適用的電子文件讀取載體，保證自動(dòng)化辦公條件下電子文件保管的有效性和靈活性。

3.提高文件管理的安全性與流通性

信息社會(huì)檔案管理員在實(shí)地操作中要保證電子文件檔案管理的安全性和流通性，文件傳遞過(guò)程中會(huì)受到空間和時(shí)間等因素影響，存在文件傳輸延誤和文件丟失的風(fēng)險(xiǎn)，為后期的檔案資料歸檔帶來(lái)不便。[4]因而管理人員在實(shí)際操作中應(yīng)該積極做好文件備份，仔細(xì)核對(duì)文件傳輸?shù)穆窂?，在信息共享等同時(shí)，將文件資料及時(shí)上傳導(dǎo)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高公共信息檔案資源的利用率。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作并不是單一性的資料保管工作，而是要在實(shí)踐中確定信息資源的來(lái)源渠道，在歸檔的基礎(chǔ)上重新分類(lèi)、編纂，為以后的資料調(diào)用做好準(zhǔn)備。信息社會(huì)檔案管理工作中要更好的發(fā)揮管理員作用，就要做好信息文件的歸檔、整理、傳輸和備份工作，提高實(shí)際管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊貴剛.淺談怎樣做好新時(shí)期的檔案管理員的管理工作[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016，03：275.

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[3]徐輝.淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江科技信息，2012，23：124.

[4]陳黎.信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，01：191+194.endprint