漫談如何使農(nóng)村檔案管理更加規(guī)范化

盧海蓮

摘要：做好新農(nóng)村檔案工作，是檔案部門服務(wù)于新農(nóng)村建設(shè)的一項重大舉措，特別是隨著城市規(guī)?；M程和新農(nóng)村建設(shè)步伐的不斷加快，農(nóng)村在黨的建設(shè)、土地制度改革、民主管理、勞動就業(yè)、社會保障、政務(wù)公開等方面形成了大量檔案材料，這些村級檔案是農(nóng)村改革發(fā)展的原始依據(jù)，對于保障農(nóng)民的合法權(quán)益、維護社會穩(wěn)定、推動政務(wù)公開等具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；探討

農(nóng)業(yè)檔案真實地記錄著我國農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研、教育等方面的實況、經(jīng)驗、措施和方法，對農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展起著重要的作用。為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村和農(nóng)民服好務(wù)，加強農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作，推進農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化進程，保持農(nóng)業(yè)穩(wěn)定與發(fā)展，幫助農(nóng)民奔小康，是檔案工作部門義不容辭的責(zé)任。隨著時間的推移， 收集整理料不斷變化和受到損壞，檔案的“壽命”是有限的，檔案資料必須用科學(xué)的方法保管，以便最大限度地延長其“壽命”，這對于農(nóng)業(yè)檔案部門和資料部門的工作人員來說是一個重要任務(wù)。

一、檔案損壞的原因

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體形式多種多樣，現(xiàn)就紙質(zhì)制成檔案例材料而言，損壞的原因是很復(fù)雜的，但主要是兩個因素：一是紙質(zhì)制成材料的質(zhì)量、紙質(zhì)好壞、印刷工藝、寫字墨水質(zhì)量等都會影響檔案“壽命”，是紙質(zhì)檔案遭到損壞的內(nèi)在因素，還有就是檔案保管條件也決定著檔案存活的壽命，如環(huán)境、氣候、蟲害等外在因素。

二、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的必要性

農(nóng)業(yè)是我國國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，農(nóng)業(yè)為人們提供生命和生存所需要的各種基本生活資料。農(nóng)村經(jīng)濟，不僅要引進先進技術(shù)，而且還要推廣先進經(jīng)驗，在這些活動中產(chǎn)生和形成了許許多多重要的農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案，記載了我國農(nóng)業(yè)發(fā)展歷程，記錄了農(nóng)村各項工作和農(nóng)民生產(chǎn)、生活的真實情況，為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究提供了依據(jù)，為維護廣大農(nóng)民權(quán)益提供了重要憑證。

近年來，村級檔案雖然實現(xiàn)百分之百的建檔，但是還有待進一步完善，使村級檔案管理達到標準化規(guī)范化。從目前來看，農(nóng)業(yè)科技檔案的積累和歸檔工作還存在嚴重問題，比起其他門類或?qū)I(yè)檔案差距太大，我們發(fā)現(xiàn)農(nóng)業(yè)方面的檔案大多數(shù)是經(jīng)驗式管理，自討方便，談不上立卷標準、管理規(guī)范。個別的檔案還存放在各業(yè)務(wù)部門個人手中，雖然鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）村建立了檔案室，但收集保管的檔案門類不全，大多數(shù)是文書、會計、村民檔案，要使農(nóng)業(yè)檔案真正為“三農(nóng)”建設(shè)中發(fā)揮作用，非常有必要對農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案進行標準化管理。

三、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案建立后，加強規(guī)范化管理，是一個重要的問題，規(guī)范的內(nèi)容有：檔案管理制度、收集、整理、分類、組卷、編目、保管利用、人員素質(zhì)等。1、建立農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理制度。農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案量大、面廣、信息資源豐富，要想系統(tǒng)地管理好農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案就必須從上到下建立健全嚴格的規(guī)章制度和崗位責(zé)任制，既有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，又要有檔案室機構(gòu)和檔案人員，還要有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施完備的檔案用房和用柜，使農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣、良種繁育供應(yīng)、農(nóng)業(yè)氣象、農(nóng)業(yè)機械、農(nóng)作物新品種等項工作中形成的檔案都能進行集中統(tǒng)一管理，而且對農(nóng)業(yè)檔案形成的時間、歸檔內(nèi)容、歸檔份數(shù)都要進行嚴格要求，并由專人負責(zé)立卷、歸檔、保管、利用、做到制度健全、標準一致、管理規(guī)范。2、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案基礎(chǔ)材料的收集、整理。農(nóng)業(yè)檔案要圍繞農(nóng)村“三農(nóng)”、基層民主選舉、村務(wù)公開、科技興農(nóng)、農(nóng)村精神文明建設(shè)、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）企業(yè)經(jīng)營、糧棉購銷、體制改革減輕農(nóng)業(yè)社會化服務(wù)體系和農(nóng)產(chǎn)品市場體系等各項重點工作中形成的有保存價值的各種門類和各種載體檔案材料進行廣泛的收集，對這些材料形成的用紙、用水，案卷的分類、組卷，各種目錄的填寫都要參照機關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范進行嚴格要求，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中作到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)要起點高、一步完善到位。3、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案材料的保管條件。為確保檔案安全和便于社會各方面利用，對各單位、個部門、各專業(yè)戶形成的文件材料通過整理、立卷后，一定要存放在符合要求的專房、專箱和專盒里，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等防范措施。

四、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的好處

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案經(jīng)過系統(tǒng)地、規(guī)范化整理后，為開發(fā)利用打下了堅實原基礎(chǔ)。直接為各經(jīng)濟技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和科技人員提供服務(wù)上有三大好處。一是查找方便。經(jīng)過集中系統(tǒng)的收本文由論文聯(lián)盟http：//收集整理集、整理、分類、組卷、編目后，有規(guī)律的存放在盒、箱、庫內(nèi)，只要利用者前來查詢有關(guān)檔案材料，檔案人員就會很順利地將檔案材料提供利用者，不再會為查找一份材料而四處奔波既浪費時間、又浪費人力，結(jié)果還保證不了能查找到所需要的檔案材料。二是查找及時。檔案材料經(jīng)過檔案人員系統(tǒng)的整理，科學(xué)的編目，有序的排架，并由專人負責(zé)保管，只要利用者隨時查找，就隨時有人接待，而且查找起來非常應(yīng)新順手。三是查找準確。收集上來的各種文件材料，經(jīng)過檔案人員系統(tǒng)整理后，分類清楚、組卷合理、案卷標題擬制準確，只要利用檔案檢索工具，就會將利用者需要的檔案材料給予準確快捷有效的提供利用。

綜上，農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作是一項艱巨而繁雜的工作，對鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）站、辦、所、企業(yè)在工作中形成的種類、各種載體的檔案收集、整理、立卷、歸檔工作的開展已是迫在眉睫，我們一定要在農(nóng)業(yè)檔案直接為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)及為農(nóng)業(yè)科研和技術(shù)推廣服務(wù)上而努力。endprint