檔案管理信息化建設(shè)研究

田澤東

摘 要：隨著信息技術(shù)和科技的發(fā)展，檔案管理也面臨新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式已不適應(yīng)新時(shí)代的要求，檔案管理信息化成為檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，文章探討了檔案管理信息化的作用與意義，其發(fā)展的必然性以及實(shí)現(xiàn)的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要。檔案管理是各單位平穩(wěn)發(fā)展的必要條件，通過(guò)檔案管理可以查閱歷史訊息，記錄歷史績(jī)效?？茖W(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，能夠?qū)v史工作情況系統(tǒng)全面的存檔與展現(xiàn)，及時(shí)了解工作狀況，為下一步工作計(jì)劃提供理論依據(jù)，讓職工在實(shí)際工作中能夠有所借鑒，避免走彎路，為高效工作提供條件，也有利于提高社會(huì)認(rèn)定單位的工作效果，為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定根基。

一、檔案管理信息化的作用與意義

1.檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的重要途徑。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)全球一體化發(fā)展形勢(shì)下，檔案資源的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)提上日程，這是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的現(xiàn)實(shí)需要。檔案管理信息化建設(shè)能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進(jìn)信息資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的新起點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今飛速發(fā)展的形勢(shì)，檔案工作的內(nèi)部需求和外部條件都在發(fā)生改變，打破“收檔案，管檔案”的傳統(tǒng)觀念已是勢(shì)在必行。檔案管理人員要在具體工作中，積極消除影響檔案信息化發(fā)展的弊端，運(yùn)用適合于檔案管理信息化的工作結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作與社會(huì)整體發(fā)展相互協(xié)調(diào)一致。

3.檔案管理信息化是改革進(jìn)步的新要求。過(guò)去的檔案管理工作，主要是運(yùn)用人力對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管和應(yīng)用，人力資源投入很大，效率卻不高，而檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)在于不僅提高了檔案的儲(chǔ)存數(shù)量，而且還解放了人力、提高了效率、節(jié)約了資源，這一革新適用于信息化快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)。

二、檔案管理信息化發(fā)展的必然性

1.檔案管理信息化具有軟硬件基礎(chǔ)。當(dāng)前，我國(guó)各單位檔案管理部門基本上都配備了各式各樣的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀，數(shù)碼相機(jī)等，管理人員也達(dá)到了人手一臺(tái)計(jì)算機(jī)的配置，這樣就為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化提供了硬件設(shè)備基礎(chǔ)，此外軟件建設(shè)方面，各單位幾乎都配有檔案管理軟件，為檔案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基礎(chǔ)上，檔案管理向信息化發(fā)展就有了充足的、完善的條件。

2.完善的法律法規(guī)，規(guī)范的管理機(jī)制，統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化的保證。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化也是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立：如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

3.檔案管理信息化是保管保護(hù)傳統(tǒng)檔案的必然要求。首先。檔案部門正在或者即將面臨檔案的自然老化和人為損害的難題，檔案信息資源的數(shù)字化可以保護(hù)檔案原件，延長(zhǎng)檔案原件保管壽命，降低檔案原件丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)，受到損傷的檔案原件，可通過(guò)數(shù)字化過(guò)程恢復(fù)丟失的信息，其數(shù)宇拷貝也有補(bǔ)償原件的作用，還可以解決因紙張老化、脆裂等原因造成的查詢利用不便的問(wèn)題。其次，檔案信息資源數(shù)字化可以優(yōu)化館藏，進(jìn)一步改變館藏檔案結(jié)構(gòu)，節(jié)省存儲(chǔ)空間。館藏檔案信息量得以不斷增長(zhǎng)。隨著各單位檔案的不斷增加，沉重的庫(kù)房壓力使傳統(tǒng)的檔案管理模式亟需變革，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。檔案管理也應(yīng)適應(yīng)這一趨勢(shì)，選用規(guī)范化、通用化及穩(wěn)定性和安全性有保證的檔案管理系統(tǒng)。以實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。

三、推動(dòng)檔案管理信息化的措施

1.增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力建設(shè)。這里的素質(zhì)建設(shè)是思想素質(zhì)和心理素質(zhì)，檔案管理人員要有高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。以貢獻(xiàn)求支持，以效率求發(fā)展，努力在默默無(wú)聞的平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績(jī)。能力建設(shè)是指檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保管理活動(dòng)記錄的完整性與信息的安全性。所以，檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。檔案部門也要積極加強(qiáng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。還可創(chuàng)造條件邀請(qǐng)檔案學(xué)專家學(xué)者來(lái)本地講解新的或重點(diǎn)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。安排專職檔案干部定期或不定期上門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在具體的工作中要注重收集、整理、保管等方面的分類指導(dǎo)，同時(shí)接受檔案員的業(yè)務(wù)咨詢。積極組織與其他單位的檔案員相互交流工作方法和經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高。

2.配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備。各單位各部門各自為政，信息化手段、設(shè)備不統(tǒng)一，造成了很多數(shù)據(jù)不兼容，給檔案管理信息化過(guò)程設(shè)置了障礙，所以，我們應(yīng)配備統(tǒng)一的、專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和專業(yè)的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，利用這些設(shè)備可實(shí)現(xiàn)字符識(shí)別，自動(dòng)轉(zhuǎn)化、自動(dòng)編目和檢索、自動(dòng)全文存儲(chǔ)、自動(dòng)上載，計(jì)算機(jī)輔助立卷。檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此。只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)，統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備。才能為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供保障。

3.進(jìn)一步規(guī)范管理機(jī)制，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。在各大檔案管理機(jī)構(gòu)中。各種檔案信息資源都存在著一致的邏輯關(guān)系，其在錄入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)以后就會(huì)成為數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)之間、數(shù)據(jù)字段與運(yùn)行程序之間相互依存的邏輯關(guān)系，從而共同組成計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的依據(jù)，其關(guān)系到整個(gè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性與安全性，因此。規(guī)范的管理機(jī)制和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)就成為必不可少的要求。這樣檔案信息化管理為利用服務(wù)提供了方便。否則，如果各單位檔案部門沒(méi)有規(guī)范的制度，不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去處理，各搞一套。白成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也難以實(shí)現(xiàn)。

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