試論事業(yè)單位如何做好檔案管理工作

曲超英

摘 要：檔案具有查詢歷史問題、提供相關(guān)歷史文獻以及數(shù)據(jù)等的重要功能，任何單位都離不開檔案的查詢，檔案管理工作也是事業(yè)單位查詢工作的中心命脈。隨著社會的發(fā)展進步，加強事業(yè)單位的檔案管理工作也是大勢所趨。本文從我國事業(yè)單位的檔案管理工作的現(xiàn)狀入手，根據(jù)目前檔案管理工作面臨的問題提出了我國事業(yè)單位如何做好檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；檔案制度

如今的社會，人們對于信息的需求量變得越來越大。為了滿足人們的需求，做好事業(yè)單位的檔案管理工作就顯得愈發(fā)重要。當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，事業(yè)單位的檔案管理工作也逐步得到了改善。檔案管理工作水平的高低將直接對事業(yè)單位的競爭力產(chǎn)生影響。然而，想將檔案管理工作做到最好是不容易的，因為事業(yè)單位的檔案管理是一項專業(yè)性與事業(yè)性并存的工作。因此，研究如何提高事業(yè)單位的檔案管理工作水平具有很重要的意義。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對于檔案管理工作重視程度不高

由于檔案中存在大量信息資料，合理利用會給事業(yè)單位帶來巨大經(jīng)濟效益。因此，加強檔案管理工作，能夠促進工作中各個環(huán)節(jié)的正常運行。但是一直以來，許多事業(yè)單位都不重視檔案的宣傳、管理和使用，造成員工對檔案也知之甚少。沒有全面和深入地開發(fā)檔案，使檔案在工作中沒有得到充分地利用。

（二）檔案管理配套設(shè)施不健全

隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)的普及，計算機信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到檔案管理中。但是，仍然有許多事業(yè)單位沒有意識到信息技術(shù)給檔案管理帶來的便利，沒有引入計算機和互聯(lián)網(wǎng)進行檔案管理，仍然采用傳統(tǒng)的人工收集和保存檔案。這不僅影響檔案管理的效率，浪費了人力，增加了工作難度，還制約了檔案的開發(fā)和管理，影響檔案信息交流。

（三）檔案管理制度不完善

很多事業(yè)單位沒有一套完整的檔案管理制度，許多事業(yè)單位雖然建立了檔案管理制度，但制度中存在很多缺陷，在具體執(zhí)行時，也沒有嚴(yán)格按照制度行事。例如：管理工作者責(zé)任心不強，疏于檔案整理，使檔案堆積如山；檔案在收集過程中，獲取不完整，造成檔案丟失；被借走的檔案沒有及時登記，時間長了，檔案不知去向；有些檔案在借閱時，被別有用心的人私自涂改，變作有利于自己的資料，導(dǎo)致檔案失真。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

很多檔案管理人員都沒有專業(yè)地學(xué)習(xí)過檔案管理，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，文化程度低。同時很多的檔案管理人員也沒有與時俱進的觀念，不能主動學(xué)習(xí)新的知識，仍然采用傳統(tǒng)的方法進行檔案管理。由于檔案管理人員是檔案管理的直接執(zhí)行人員，因此，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的應(yīng)對之策

（一）提高檔案管理的意識

事業(yè)單位要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，時刻做好檔案管理工作，對檔案管理工作要有責(zé)任感，加強檔案管理工作的責(zé)任與義務(wù)。開拓新思想，更新觀念，跟上時代步伐，對檔案工作進行改進和加強，通過現(xiàn)代化的科技，努力建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施齊全、服務(wù)質(zhì)量完善、管理體制科學(xué)、信息科學(xué)設(shè)備普及的全方位現(xiàn)代化檔案管理。

（二）采用信息化的檔案管理策略

由于檔案記載了大量信息，匯集著豐富指標(biāo)，成為傳播信息資源的媒介。但檔案管理工作瑣碎，工作內(nèi)容多，勞動強度大。所以，在科技發(fā)展的新時代，我們應(yīng)通過計算機等科技化設(shè)備，完成檔案的整理工作，從而達(dá)到事半功倍的效果。

這就要求管理人員即要有扎實的專業(yè)基礎(chǔ)，完整的理論知識，良好的職業(yè)道德，較高的工作責(zé)任感，又要有細(xì)心的辦事態(tài)度，樂于奉獻的專業(yè)精神，并且要有運用科學(xué)技術(shù)的專業(yè)手段和管理檔案的先進技能。所以，檔案管理人員要有扎實的專業(yè)基礎(chǔ)，開拓的視野，全方面的知識結(jié)構(gòu)，才能適應(yīng)新時代的檔案管理需求。

（三）完善檔案管理制度

建立完善的規(guī)章制度和科學(xué)的管理體系是提高檔案管理工作的關(guān)鍵。隨著時代的進步，檔案管理制度也要不斷更新、提高，建立完善的檔案管理制度，將各個部門的檔案進行統(tǒng)一管理。完善制度建設(shè)是保證檔案工作者進行再教育的前提和保證。首先，建立健全再教育管理制度，如考勤、考核、評估、獎懲等制度；其次，建立約束和鼓勵再教育的機制。這不僅使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機意識，主動進行再教育，及時更新知識，而且有利于提高檔案管理人員的專業(yè)能力和水平。

（四）加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

檔案管理人員要更改老舊的管理模式，不能只是埋頭苦干，要多一些創(chuàng)新精神，找尋科學(xué)快捷的工作途徑，從根本上改變觀念，讓檔案工作創(chuàng)造豐厚的經(jīng)濟效益。這對檔案管理人員提出了以下幾點要求：

第一，提高自身的業(yè)務(wù)水平。當(dāng)今社會，信息技術(shù)和新型管理模式給檔案管理人員帶來全新挑戰(zhàn)，提出更高要求。首先，檔案管理人員要勇于接受挑戰(zhàn)，適應(yīng)新局面，打破傳統(tǒng)觀念，善于創(chuàng)新，在檔案管理上有所突破。其次，檔案管理人員不僅要熟悉業(yè)務(wù)操作的各個流程，還應(yīng)掌握各種分類檔案的管理方法，在務(wù)實的基礎(chǔ)上尋求創(chuàng)新。

第二，根據(jù)需要設(shè)立不同的檔案管理模式。隨著時代的進步，生活模式的不斷改變，人們對檔案的需求呈現(xiàn)多樣化。面對使用者多樣化的需求，人們領(lǐng)悟到檔案館藏的不足。這要求檔案管理人員對現(xiàn)有的資料存儲信息，根據(jù)客戶的不同需求，進行有重點、有目標(biāo)的采集資源，并對檔案管理資源不斷的更新、優(yōu)化、分類、集成，使其完整、規(guī)范、有序，并準(zhǔn)確高效的為客戶提供服務(wù)。

第三，檔案管理人員要主動對服務(wù)內(nèi)容進行改革。首先，面對不同客戶的信息需求，更新檔案信息要及時；其次，保證信息服務(wù)質(zhì)量的準(zhǔn)確性和及時性。這要求檔案管理人員要主動提高服務(wù)意識，及時發(fā)現(xiàn)潛在客戶。

三、結(jié)論

改善事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，事業(yè)單位需要更高效、更系統(tǒng)、更先進的檔案管理工作推動事業(yè)單位在激烈的市場競爭中立足與發(fā)展。為了做好事業(yè)單位的檔案管理工作，首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)強化對檔案管理重要性的認(rèn)識；其次，應(yīng)當(dāng)將檔案管理制度化；再次，應(yīng)當(dāng)積極使用信息化的管理手段；最后，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。只有經(jīng)過全方面的共同努力，事業(yè)單位的檔案管理水平才能從本質(zhì)上得到提升，檔案管理工作才能更好的促進事業(yè)單位的發(fā)展。

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