一種簡易機關輔助賬信息系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

尹松

摘要：現(xiàn)有軍隊財務管理信息系統(tǒng)，面向專職財務管理人員，系統(tǒng)相對龐大、操作復雜、專業(yè)要求較高，并不適合非專職財務人員管理單位日常辦公經費。本文研究工作是設計實現(xiàn)用于管理行政機關各類日常經費開支的，具備操作簡便、功能實用、界面友好等特性的輔助賬財務軟件。通過PowerBuilder開發(fā)平臺和Access數(shù)據(jù)庫設計和實現(xiàn)通用化軍隊財務管理信息系統(tǒng)，目前已在部分單位試用，結合試用反饋意見，系統(tǒng)還在進一步升級改良當中。

關鍵詞：財務管理；數(shù)據(jù)庫技術；通用性

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）17-0056-03

財務管理信息系統(tǒng)，是以信息技術為支撐，以系統(tǒng)集成為手段，以預算編審、預算執(zhí)行、核算反映、統(tǒng)計分析等為主要內容，以實現(xiàn)財務管理的規(guī)范化、科學化和財務保障的精確化、高效化為目標的現(xiàn)代財務管理信息系統(tǒng)。我軍財務管理軟件歷經20余年發(fā)展，現(xiàn)已形成覆蓋后勤財務工作各個方面、種類繁多、功能強大的財務管理信息系統(tǒng)體系。這些財務系統(tǒng)大都具有如下特性：

1）復雜龐大?，F(xiàn)有各類軍隊財務管理信息系統(tǒng)大多采用C/S架構，數(shù)據(jù)庫多為Oracle或SQL Server這樣的大型數(shù)據(jù)庫，軟件容量動輒數(shù)百MB，系統(tǒng)比較龐大，安裝過程繁瑣，對于非計算機專業(yè)的財務管理人員而言，部署應用比較復雜。

2）專一程度高。各類財務管理軟件的使用者一般為軍隊專職財務人員，軟件設計模式和風格比較傾向財務會計專業(yè)，非財會出身的普通用戶很難上手使用。并且設計功能單一，在實際財務管理工作中，往往需要多個軟件共同協(xié)作完成某個特定財務流程。

3）操作流程不夠簡潔。由于財務管理規(guī)定眾多、流程繁瑣，加之軟件設計人性化程度不高，用戶在操作使用上不夠簡潔易用，直接影響了工作效率。

鑒于現(xiàn)有軟件的專業(yè)性和復雜性，當前部隊機關財務管理人員在登記各類日常經費開支做輔助賬時，較少使用專業(yè)軟件來管理，而是使用Excel這類半自動化的表格工具進行賬務登統(tǒng)計，雖然簡單實用，能夠滿足基本需求，但在智能化程度和可靠性、保密性方面都存在較大問題。所以當前部隊單位亟需一款適合日常經費管理及開支登統(tǒng)計，且簡潔易用的財務管理軟件。

本文主要工作是設計實現(xiàn)一種簡易機關輔助賬管理軟件，為各類專職和非專職財務人員有效掌握預算經費執(zhí)行、使用、管理等信息數(shù)據(jù)，提供一個操作簡便、功能實用、界面友好的軟件平臺。研究的重點放在通用化、簡潔性和提高財務管理人員的工作效率方面。

1系統(tǒng)需求分析

機關輔助賬管理信息系統(tǒng)主要實現(xiàn)5個方面的功能：預算錄入管理、經費使用記錄、查詢統(tǒng)計開支情況、系統(tǒng)自身管理、數(shù)據(jù)庫管理。

1）預算錄入管理：將機關或單位各項預算經費登記入賬，由于單位預算經費都包含二級子經費，甚至多級子經費，所以系統(tǒng)要支持多級經費登記錄人。系統(tǒng)具備將Excel數(shù)據(jù)直接導人數(shù)據(jù)庫的功能，并且能支持經費的適時調整修改。

21經費使用記錄：主要實現(xiàn)經費使用的借款、報賬、報賬還款等3種情況的登記記錄，包含使用人、時間、事由、使用方式、憑證號等等相關要素，以供后期查詢、統(tǒng)計和審核。系統(tǒng)具備提醒功能，自動篩選出超出60天未還款的借款記錄并提醒財務管理人員。

3）按類別統(tǒng)計查詢：系統(tǒng)具備強大的查詢和統(tǒng)計功能，能根據(jù)不同的關鍵詞或是相關要素查詢或統(tǒng)計經費使用記錄，主要包括按照經費類別、使用人、時間、摘要、金額等類型實現(xiàn)查詢或統(tǒng)計功能，并且查詢或統(tǒng)計結果能輸出到Excel表格以便留存或上報。

4）系統(tǒng)管理：具備一般l生的系統(tǒng)管理功能，如用戶設置、系統(tǒng)權限設置、數(shù)據(jù)庫的導入導出等。

5）數(shù)據(jù)庫管理：具備數(shù)據(jù)庫備份和恢復功能。

除了以上功能性需求，本文設計實現(xiàn)的機關輔助賬管理信息系統(tǒng)還需具備如下非功能性需求：

1）通用性：具備模塊化設計、實用性、可維護性、兼容性等特點。

2）簡潔易用性：系統(tǒng)各操作界面提供相應操作提示信息，操作方式和Windows系統(tǒng)操作方式相符合，可以讓普通的電腦知識人門人員很容易上手使用本系統(tǒng)。

3）安全性：系統(tǒng)利用不同的角色區(qū)分不同用戶使用權限。普通用戶只能簡單查詢和錄入財務數(shù)據(jù)；財務管理人員能夠對所管理的財務信息進行一般性處理；系統(tǒng)管理員擁有最高權限，能設置下級角色用戶，維護數(shù)據(jù)庫內所有財務數(shù)據(jù)。

2系統(tǒng)總體設計

機關輔助賬管理信息系統(tǒng)總體設計方案包含用戶登錄、預算錄入、預算執(zhí)行、統(tǒng)計查詢、系統(tǒng)管理5個具體功能模塊。如圖1所示。

1）用戶登錄模塊：用戶通過用戶名和密碼登錄本系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)用戶名自動判斷所屬角色，賦予相應權限，同時通過ODBC建立與財務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的鏈接，最后引導進人系統(tǒng)主界面。在登錄后系統(tǒng)會自動檢索數(shù)據(jù)庫內已發(fā)生的借款信息，篩選出超過60天尚未還款的借款條目信息并反饋給當前用戶，予以提示。

2）預算錄入模塊：用戶（一般是財務人員或是系統(tǒng)管理員）通過此模塊將財務預算數(shù)據(jù)錄入進系統(tǒng)。錄入預算的方式有兩種——手動錄入或是自動從Excel財務表格中導人。手動錄人是指用戶自行建立相應預算經費科目目錄，并將相關信息手動錄入系統(tǒng)；自動導人是指通過本系統(tǒng)將財務數(shù)據(jù)（Excel文件）自動導入至數(shù)據(jù)庫中。在具備相應權限后，用戶能根據(jù)需求修改或是刪除已有的預算科目和相應信息。

3）預算執(zhí)行模塊：此模塊包含4個子模塊——借款、報賬、報賬還款以及執(zhí)行情況表，如圖2。用戶分別通過借款窗口、報賬窗口和報賬還款窗口將相應預算執(zhí)行信息（包含：憑證號、預算科目、使用人、時間、事由、使用方式等等）錄入數(shù)據(jù)庫，若借款或報賬數(shù)額超過預算科目余額，系統(tǒng)會給予提示并阻止繼續(xù)執(zhí)行，以杜絕超額開支情況發(fā)生。用戶通過預算執(zhí)行情況統(tǒng)計窗口檢索已發(fā)生的預算執(zhí)行情況以及各預算科目的經費余額。在具備相應權限后（一般為系統(tǒng)管理員），用戶能根據(jù)需求修改或是刪除已發(fā)生的預算執(zhí)行信息，系統(tǒng)自動判斷修改是否合法，若是合法數(shù)據(jù)，則將修改信息提交至數(shù)據(jù)庫。

4）統(tǒng)計查詢模塊：此模塊包含6個子模塊——按科目查詢、按日期查詢、按摘要查詢、按金額查詢、按類型查詢以及匯總統(tǒng)計模塊，如圖3。其中，按科目查詢模塊不僅能查詢本級預算經費的執(zhí)行情況和經費總額余額，也能查詢下級預算經費的相關信息，并且具備簡單的匯總統(tǒng)計功能；按日期查詢可以查詢某個具體時間或是時間段預算經費的執(zhí)行情況，并予以統(tǒng)計；按摘要查詢能夠按關鍵詞查詢某位使用人辦某件事情的經費開支情況；按金額和按類型查詢與之類似；匯總統(tǒng)計模塊具備強大的統(tǒng)計功能，能夠統(tǒng)計指定時間段內機關各部門各項預算開支的使用情況，幫助財務人員自動匯總統(tǒng)計各類月報表、季度報表以及年度報表，極大地減少了財務管理人員的工作量。

5）系統(tǒng)管理模塊：此模塊為用戶提供管理財務系統(tǒng)的一些基本手段，僅限系統(tǒng)管理員權限可登錄使用。包含3個子模塊——用戶設置、財務表設置以及數(shù)據(jù)庫的備份與恢復。用戶設置界面提供用戶賬戶、角色權限、使用單位及使用人信息的設置修改功能；財務表設置一般用于年度財務結算完成后，具備清空本年度財務數(shù)據(jù)以及建立下一年度財務表功能；數(shù)據(jù)庫的備份與恢復界面為系統(tǒng)管理員提供了實時備份和恢復系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫功能。

機關輔助賬管理信息系統(tǒng)的一般使用流程如圖4所示。

3系統(tǒng)實現(xiàn)

在本文第3節(jié)系統(tǒng)總體設計的基礎上，整個財務管理信息系統(tǒng)采用PowerBuilder+Access具體編程實現(xiàn)。

1）系統(tǒng)登錄

系統(tǒng)登錄界面是普通用戶和管理員進人財務系統(tǒng)的唯一通道，系統(tǒng)登錄模塊通過驗證當前的用戶名和對應密碼的一致性判斷用戶合法性，然后根據(jù)用戶名所屬角色賦予相應權限進入系統(tǒng)。進入系統(tǒng)后自動檢索數(shù)據(jù)庫內已發(fā)生的借款信息，篩選出超過60天尚未還款的借款條目信息并反饋給當前用戶，予以提示。系統(tǒng)主界面包括：預算錄入、預算執(zhí)行、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)設置、實用工具、幫助等6個主功能選項。

2）預算錄入

財務管理人員通過預算錄入界面能夠將機關部門年度各項預算經費登記入賬，并且可以根據(jù)需求進行預算追加或是修改，其界面設計如圖5。其中，界面的左側樹狀列表模塊從數(shù)據(jù)庫預算表中提取已錄入的預算信息，并以樹形列表的形式顯示錄入預算的編號、名稱、科目等級和邏輯從屬關系。界面右側上方本級預算信息區(qū)域負責顯示當前鼠標點擊的樹形列表項對應預算科目的詳細信息。右側下方區(qū)域負責顯示相關下級預算科目的詳細信息。

在左側選取需要新增下級預算的科目后，點擊“新增”按鈕，彈出新增預算窗口，如圖6。點擊“新增”，系統(tǒng)會根據(jù)上級預算科目（父節(jié)點）相關信息自動輸入新增科目（子節(jié)點）的編號、科目等級、錄入日期（讀取windows系統(tǒng)時間），并默認將預算金額填0。

由于在錄入過程中系統(tǒng)能自動輸入相關信息，用戶只需手動輸入預算科目名稱和金額即可，有效減少了財務管理人員的工作量。當錄入完本級預算科目信息后，點擊“保存”按鈕，將錄入信息保存至數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)會自動根據(jù)所有下級預算金額計算上級預算科目金額總和。

3）預算執(zhí)行

預算執(zhí)行模塊負責日常經費報賬開支的登統(tǒng)計，是財務管理信息系統(tǒng)的主要業(yè)務模塊。包含4個子模塊——借款、報賬、報賬還款以及預算執(zhí)行情況統(tǒng)計，界面設計如圖7所示。

為了形象直觀、便于操作，預算執(zhí)行主界面主要負責顯示本部門已有的預算經費以及各預算經費的開支明細表，使得財務人員在操作使用時能實施掌握當前經費的開支進度。借款、報賬、報賬還款3個子功能，則是通過右鍵單擊相關預算科目，選擇開支方式來實現(xiàn)。

以借款模塊的具體實現(xiàn)作舉例說明，其他模塊的實現(xiàn)與之類似。在預算執(zhí)行主界面，用戶（可以是普通用戶或是系統(tǒng)管理員）選擇所要借款的預算科目，右鍵單擊，選擇借款項，彈出借款窗口，如圖8。系統(tǒng)自動獲取所借科目的編號、名稱、預算余額等信息，并顯示在借款窗口上部。

點擊“新增”，系統(tǒng)會自動幫用戶填寫借款項目編號、類別、當前日期和借款科目編號等信息，用戶只需填寫借款事由、金額、支付方式等等。點擊“保存”，將數(shù)據(jù)提交至數(shù)據(jù)庫。若借款或報賬數(shù)額超過預算科目余額，系統(tǒng)會給予提示并阻止繼續(xù)執(zhí)行。借款模塊支持多筆同時錄入。

4結束語

本文首先介紹了當前軍隊財務管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀和典型系統(tǒng)運用，分析了在實際使用過程中存在的一些不足之處，進而引出需要開發(fā)一款適用于軍隊機關日常經費管理和開支結算統(tǒng)計，且具備較高智能化程度、簡潔易用的財務管理軟件。然后詳細了解了軍隊財務管理的一般業(yè)務流程，研究了本次軟件開發(fā)所用到的技術和平臺支撐，并與財務管理人員多次溝通，確定了本系統(tǒng)研制的功能性和非功能性需求。最后基于面向對象軟件開發(fā)工具，借助PowerBuilder開發(fā)平臺和Access數(shù)據(jù)庫設計和實現(xiàn)了通用化的機關輔助賬管理信息系統(tǒng)。通過與軍隊現(xiàn)有財務軟件對比測試可以看出，本系統(tǒng)在通用性、簡潔易用性和軟件智能化程度上較現(xiàn)有系統(tǒng)有了明顯的提升。