人事檔案管理信息化建設(shè)策略與實踐意義之研究

柏海玲

[摘要]人事檔案中記錄著人員的品德作風(fēng)、主要經(jīng)歷以及政治面貌等方面的內(nèi)容，有著參考、憑證以及依據(jù)等重要作用，對于人員本身以及社會各界而言，都有著不可替代的作用。也正是因為人事檔案的重要性，業(yè)內(nèi)人士開始將信息技術(shù)融入到了該類型檔案管理之中。本文將就人事檔案信息化管理方式以及其實踐意義兩部分內(nèi)容進行論述，旨在提高國內(nèi)人事檔案整體水平，保證信息化管理模式的高質(zhì)量落實。

[關(guān)鍵詞]工作環(huán)境；人事檔案；管理軟件；信息化管理

0引言

信息化管理手段已經(jīng)在社會各界中得到了廣泛應(yīng)用，在人事檔案管理中自然也不例外。與傳統(tǒng)人工式管理手段相比，信息化管理模式可以妥善解決以往管理效率低以及人為因素造成的管理失誤。運用更加科學(xué)、高效的手段，對人事檔案進行科學(xué)化管理，能夠切實提升人事檔案管理工作的開展效果，有效帶動檔案管理事業(yè)的發(fā)展，意義極大。

1人事檔案管理信息化建設(shè)方式

1.1樹立人本理念建設(shè)原則

在進行信息化人事檔案管理時，管理人員應(yīng)樹立起人本理念建設(shè)原則，要將人作為管理工作的基礎(chǔ)與工作目標(biāo)，并以此為中心，對各項工作實施規(guī)范化管理，實現(xiàn)人性化管理模式。為了達(dá)到這一目標(biāo)，管理人員一是要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，要對管理工作的重點與難點進行分析，并提高自身對于人事檔案的重視程度；二是單位要對檔案管理人員工作地位進行提升，要從福利待遇以及其他方面人手，不斷對管理人員的工作環(huán)境進行優(yōu)化，并要對管理人員的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)進行強化，要將以人為本理念灌輸?shù)綑n案管理之中，以保證使用者的滿意程度；三是要對檔案進行人性化管理，要以為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為原則，合理對檔案查閱方式以及其他使用操作進行優(yōu)化，切實提升檔案的服務(wù)水平。

1.2加大信息化建設(shè)指導(dǎo)思想力度

任何工作都需要得到合理的指導(dǎo)，才能保證最終工作的開展質(zhì)量，而檔案信息化管理工作也是如此。相關(guān)人員在對該項工作各個環(huán)節(jié)進行落實時，應(yīng)加大對信息化建設(shè)指導(dǎo)的思想力度，要對信息化建設(shè)的意義與作用進行分析，一是要保證管理人員的正確工作態(tài)度，使其能夠充分認(rèn)識到自己的不足之處，并能通過學(xué)習(xí)與培訓(xùn)不斷對自身管理能力進行優(yōu)化；二是要對管理人員的方案意識進行強化，保證他們能從大局出發(fā)，合理做好統(tǒng)籌工作，從而將檔案管理人員的工作積極性完全帶動起來；三是要對管理計劃流程進行科學(xué)設(shè)計，要保持循循漸進的原則，逐步在實踐過程中對信息化管理方式進行調(diào)整與完善，從而切實對實際問題進行解決，以保證信息化建設(shè)的效果。

1.3強化人事檔案管理軟件研究力度

由于信息化管理需要對管理軟件進行依靠，管理軟件會對管理信息化建設(shè)產(chǎn)生直接的影響，所以管理人員也應(yīng)加大對管理軟件的研究力度。管理人員首先需要對管理工作需求進行明確，并要在此基礎(chǔ)上，對軟件系統(tǒng)能力進行確定；其次要將檔案數(shù)據(jù)庫與管理軟件有機結(jié)合在一起，保證管理軟件能夠真正在數(shù)據(jù)庫中發(fā)揮作用，以確保人事檔案的利用效率；再次要定期對人員的操作能力進行考核，以便對軟件操作中存在的問題進行有效解決，保證軟件的功能能夠完全發(fā)揮出來；最后要對管理軟件實際操作進行人性化設(shè)計，要保證在軟件的輔助之下，人事檔案數(shù)字化管理可以得到切實改善。

1.4強化信息之間流通速度

在實施管理信息化建設(shè)時，管理人員要注重工作過程，要運用科學(xué)化手段，靈活對檔案進行管理，以確保檔案信息的安全性以及完整性。要注重信息收集、保存以及使用等環(huán)節(jié)一體化管理模式的實施，要對檔案建設(shè)、歸檔以及借閱等工作進行合理安排，以保證檔案管理的一體化智能。同時要保證檔案信息的流動性，要對檔案信息溝通渠道進行不斷優(yōu)化，要根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫實情，對信息保存程序以及使用程序進行簡化與優(yōu)化，保證資源溝通質(zhì)量。

1.5營造信息化管理工作環(huán)境

除上述幾種方式之外，管理人員還應(yīng)對信息管理環(huán)境進行營造，以確保工作人員能夠受到氛圍所影響，全身心投入到工作之中，這對于管理信息化建設(shè)益處極大。相關(guān)部門需要對政務(wù)信息化建設(shè)實行詳細(xì)設(shè)計，且要將檔案信息化管理內(nèi)容劃入到該項工作之中，逐步帶動管理人員對新型管理技術(shù)進行學(xué)習(xí)，不斷對自身管理能力進行強化。同時要建立起配套的激勵機制以及培訓(xùn)機制，打造出良好的管理氛圍，成功帶動人事檔案管理工作的發(fā)展。

2人事檔案管理信息化建設(shè)的實踐意義

2.1保障人事檔案管理工作質(zhì)量以及效率

傳統(tǒng)人事檔案管理方式雖然存在著一定的優(yōu)勢，但卻無法滿足現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)規(guī)模過大以及對于效率要求較高等方面的管理特點，所以建設(shè)管理信息化工程已經(jīng)成為了時代的必然趨勢。而實施人事檔案管理信息化建設(shè)，可以將信息技術(shù)的優(yōu)勢結(jié)合到數(shù)據(jù)管理之中，使管理者可以高效率完成對檔案的收集、整理與管理，不僅工作時間得到了有效縮短，而且精準(zhǔn)度更高，使整體工作質(zhì)量得到了保證。這樣可以有效避免以往人工管理模式存在的問題，為檔案管理工作的發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。

2.2保障信息資源的時效性與更新速度

現(xiàn)代人事檔案信息規(guī)模極為龐大，且有著隨時變更的可能性，這就要求管理人員想要保證檔案信息的價值，就需要及時對檔案變更內(nèi)容進行更新，如果是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，更新工作就會極為煩瑣，管理人員需要耗費大量的時間與精力來完成該項工作，而數(shù)字化管理方式實施之后，管理人員只需調(diào)出需要變動的文件，再利用信息技術(shù)對其內(nèi)容進行調(diào)換或刪除即可，整體工作效率較高，可以保障信息更新的時效性與速度，以便為使用者提供更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。同時管理人員可以利用管理工作上所節(jié)約的時間，進行管理模式研究或者管理知識學(xué)習(xí)，這對于檔案管理工作而言是十分有利的。

2.3提高民眾對人事檔案管理的滿意度

由于信息在現(xiàn)代社會的作用極大，其傳輸與獲取方式是現(xiàn)代最為重要的資源方式，對于各界的發(fā)展都有著不可替代的意義。而人作為社會發(fā)展的關(guān)鍵力量，其資源管理方式與信息獲得模式自然也是現(xiàn)代社會關(guān)注的重點，所以人事檔案管理的重要性在這一時代中得到了凸顯，人們對其的運用技術(shù)也更加成熟，信息化技術(shù)的引進，更是使該類型檔案管理水平得到了顯著提升，這既是檔案管理順應(yīng)時代的一種表現(xiàn)，同時也是新時期進行檔案改革的必然結(jié)果。

就人事檔案建立與使用的本質(zhì)而言，都是為了對民眾、對社會進行服務(wù)的，是以服務(wù)大眾為原則的。而信息化管理模式的使用，可以成功帶動政府部門的數(shù)字化業(yè)務(wù)發(fā)展，可以有效促進檔案管理水平的優(yōu)化，能夠?qū)n案中存在的優(yōu)勢完全發(fā)揮出來。

3結(jié)語

鑒于人事檔案具有的高資源價值以及高社會價值，管理人員應(yīng)通過樹立人本管理原則、強化管理軟件以及加強信息流通等手段，逐步對管理信息化建設(shè)工作進行落實，并要對該項工作的實踐意義進行分析，充分認(rèn)識到信息化建設(shè)的必要性與作用，可以對該工作予以足夠重視，并能夠?qū)υ擁椆ぷ鬟M行完善，不斷對管理人員的信息化管理能力進行強化，從而有效促進人事檔案管理的信息化水平，使其具有的社會價值能夠完全呈現(xiàn)出來。