高校財務(wù)檔案在數(shù)字化校園中的管理研究

莫振琳

[摘要]高校財務(wù)檔案管理作為高校日常管理的重要組成部分和財務(wù)管理的重要內(nèi)容，在數(shù)字化校園的大環(huán)境下，高校財務(wù)檔案信息化管理是一種必然趨勢。目前高校檔案信息化管理存在意識缺乏、制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施落后、人員素養(yǎng)欠缺等現(xiàn)象，為提高高校檔案信息化管理水平，實現(xiàn)高校財務(wù)檔案服務(wù)功能，需培養(yǎng)人員相關(guān)意識、完善相關(guān)管理制度、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、保障信息化技術(shù)。

[關(guān)鍵詞]高校財務(wù)檔案；管理；數(shù)字化；信息化

0引言

數(shù)字化校園指的是以數(shù)字化信息和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上建立起來的對教學(xué)、科研、管理、技術(shù)服務(wù)、生活服務(wù)等校園信息的收集、處理、整合、存儲、傳輸和應(yīng)用，使數(shù)字資源得到充分優(yōu)化利用的一種虛擬教育環(huán)境。通過實現(xiàn)從環(huán)境、資源到應(yīng)用（包括教、學(xué)、管理、服務(wù)、辦公等）的全部數(shù)字化，在傳統(tǒng)校園基礎(chǔ)上構(gòu)建一個數(shù)字空間，以拓展現(xiàn)實校園的時間和空間維度，提升傳統(tǒng)校園的運行效率，擴(kuò)展傳統(tǒng)校園的業(yè)務(wù)功能，最終實現(xiàn)教育過程的全面信息化，從而達(dá)到提高管理水平和效率的目的。可見，信息化是數(shù)字化的結(jié)果，管理水平和效率的提升是數(shù)字化的最終目標(biāo)。高校財務(wù)檔案管理作為高校日常管理的重要組成部分和財務(wù)管理的重要內(nèi)容，在數(shù)字化校園的大環(huán)境下，高校財務(wù)檔案信息化管理是必然趨勢。高校財務(wù)檔案管理實現(xiàn)信息化，能讓財務(wù)檔案得以更妥善的保管，同時也利于查詢和利用，從而實現(xiàn)財務(wù)檔案信息資料價值。

1高校財務(wù)檔案管理在數(shù)字化校園的現(xiàn)狀

1.1財務(wù)檔案信息化意識缺乏

由于思想觀念的因素，部分高校負(fù)責(zé)人沒有真正意識到高校財務(wù)檔案信息化管理的重要性，限制了部分推進(jìn)財務(wù)檔案信息化管理的決策，導(dǎo)致高校財務(wù)檔案管理在資金、人員、設(shè)施等方面的投人不足，影響了高校財務(wù)檔案信息化管理的進(jìn)程。由于財務(wù)檔案管理人員服務(wù)意識的缺乏，阻礙了財務(wù)檔案管理水平的提高。當(dāng)前眾多高校因財務(wù)工作人員過少、工作量過重等因素，財務(wù)檔案管理工作并未有專人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致高校財務(wù)檔案管理工作停留在應(yīng)付性質(zhì)上。實際上高校財務(wù)檔案管理工作是一項服務(wù)性質(zhì)的工作，服務(wù)性質(zhì)的工作講求的是服務(wù)水平和服務(wù)效率，因財務(wù)檔案管理人員沒有意識到其工作本質(zhì)，部分高校財務(wù)檔案管理人員在工作中不關(guān)注、不重視，無作為、無追求，不根據(jù)信息時代的需求尋找、學(xué)習(xí)、更新管理技術(shù)和管理方法，一定程度上影響了高校財務(wù)檔案信息化管理的進(jìn)度。

1.2財務(wù)檔案信息化管理制度不健全

在高校數(shù)字化背景下，高校財務(wù)檔案信息化管理需要有一套規(guī)范的制度作為前提和保障。目前，眾多高校財務(wù)檔案信息化管理制度尚存在一些問題，導(dǎo)致高校財務(wù)檔案管理工作出現(xiàn)部分分工不明確、操作不規(guī)范、監(jiān)督不到位、獎懲不分明的現(xiàn)象。

1.3基礎(chǔ)設(shè)施落后

要適應(yīng)數(shù)字化校園，要實現(xiàn)高校財務(wù)檔案信息化管理，需要有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施作為保障，否則，就會嚴(yán)重阻礙學(xué)校正常的教育、教學(xué)、科研、行政等方面的工作，由于目前多數(shù)高校對財務(wù)檔案信息化管理的重要性認(rèn)識不夠，財務(wù)檔案信息化管理建設(shè)的資金投入不足，高校財務(wù)軟件對財務(wù)檔案信息化管理功能的開發(fā)和投入尚未完全成熟。行業(yè)技術(shù)指標(biāo)也不規(guī)范。因此，財務(wù)軟件檔案數(shù)據(jù)與財務(wù)檔案管理信息化要求的無縫對接，檔案利用的準(zhǔn)確性和服務(wù)效率，仍未能達(dá)到信息化的要求，滿足不了實際工作的需求，基礎(chǔ)設(shè)施跟不上信息化時代的發(fā)展。

1.4管理人員專業(yè)素養(yǎng)欠缺

在信息化的時代，高校財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)和技術(shù)必須跟上步伐，不能按照傳統(tǒng)的思想和標(biāo)準(zhǔn)來要求財務(wù)檔案管理人員。目前，很多管理人員并不具備高校財務(wù)檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化的專業(yè)素養(yǎng)和技能，對高校財務(wù)檔案工作認(rèn)識簡單、隨意、粗放，沒有掌握高校財務(wù)檔案信息化管理需要的現(xiàn)代化信息技術(shù)、現(xiàn)代化管理方法和高科技管理手段，不能熟練操作各種管理軟件。

2提高高校財務(wù)檔案信息化管理的建議

2.1培養(yǎng)人員相關(guān)意識

（1）培養(yǎng)相關(guān)人員信息化意識。學(xué)校相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)需要意識到高校財務(wù)檔案信息化管理的重要性，意識到高校財務(wù)檔案信息化管理是高校信息化的一個組成部分，高校財務(wù)檔案管理必須跟上校園數(shù)字化的發(fā)展，才能為學(xué)校教學(xué)、科研、行政等各方面工作可持續(xù)發(fā)展起到促進(jìn)作用。在意識到高校財務(wù)檔案信息化管理的重要性后，才有可能加大人力、財力、物力的投入，從而真正落實高校財務(wù)檔案信息化管理。同時，要提高財務(wù)檔案管理人員及相關(guān)財務(wù)工作者的信息化意識，只有他們真正意識到財務(wù)檔案信息化管理的重要意義，他們在工作中才能盡職盡責(zé)、規(guī)范操作、保證工作效率，注重培養(yǎng)新技能、學(xué)習(xí)新技術(shù)。

（2）培養(yǎng)相關(guān)人員的服務(wù)意識。高校財務(wù)檔案管理的最終目的是提高檔案的利用效益，以達(dá)到促進(jìn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的目的。高校財務(wù)檔案管理工作實際是為高校提供關(guān)于財務(wù)方面的服務(wù)性工作，這要求財務(wù)檔案管理工作人員有相應(yīng)的服務(wù)意識。針對目前高校財務(wù)檔案管理人員的應(yīng)付性思想，學(xué)校相關(guān)部門需要加大財務(wù)檔案管理服務(wù)功能的宣傳，糾正應(yīng)付性思想，化被動應(yīng)付為主動服務(wù)，實現(xiàn)高效財務(wù)檔案本質(zhì)功能。

（3）培養(yǎng)相關(guān)人員與時俱進(jìn)的意識。高校傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理形式是紙質(zhì)檔案管理，財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、利用、銷毀等都依賴手工，但是隨著技術(shù)的發(fā)展和要求，財務(wù)檔案管理要向更為專業(yè)、便捷、高效的電子形式發(fā)展，這就要求高校財務(wù)檔案管理人員跟上時代的發(fā)展，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，創(chuàng)新檔案管理方式，做到與時俱進(jìn)，破除墨守成規(guī)。

2.2完善相關(guān)管理制度

（1）針對分工不明確現(xiàn)象，建立明確的責(zé)任制度。由于部分高校財務(wù)檔案管理人員非專職化，由財務(wù)部門人員兼任，加上財務(wù)檔案業(yè)務(wù)不清晰等原因?qū)е赂咝n案管理工作分工不明確，兼職人員在財務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)不重視、不負(fù)責(zé)等現(xiàn)象。因此要建立明確的責(zé)任制度，聘請專業(yè)人員任職，明確檔案業(yè)務(wù)，將責(zé)任落實到人，使財務(wù)檔案管理專業(yè)化、專職化，避免分工不明確而推卸責(zé)任現(xiàn)象出現(xiàn)。

（2）針對操作不規(guī)范現(xiàn)象，需要建立規(guī)范的操作制度?！稌嫏n案管理辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《關(guān)于全面推進(jìn)我國會計信息化工作的指導(dǎo)意見》為高校財務(wù)檔案工作的規(guī)范化和信息化提供了制度依據(jù)，但信息化進(jìn)程中，高校財務(wù)檔案工作的實際操作中會出現(xiàn)各種各樣的新問題，這需要學(xué)校依據(jù)以上各管理辦法和意見，結(jié)合學(xué)校的具體情況，針對財務(wù)檔案工作中出現(xiàn)的具體問題，完善制度，規(guī)范操作，使財務(wù)檔案資料在收集、整理、歸檔、保管、查詢、利用、銷毀各環(huán)節(jié)有章可循，確保財務(wù)檔案的完整性、真實性、安全性。

如有序的收集、整理制度：收集整理檔案資料要完整、真實、及時，避免檔案資料的虛假錯漏，在將檔案電子化、數(shù)字化的過程中，同樣需要確保檔案信息的完整性、真實性、及時性；整理檔案分門別類等。規(guī)范的歸檔制度：歸檔需要嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)，規(guī)范裝訂、規(guī)范存放；電子檔案規(guī)范分類、規(guī)范存檔。健全的保管制度：特別是各類電子檔案要專人保管，設(shè)立安全密碼，未經(jīng)允許不復(fù)制不傳送，不篡改檔案數(shù)據(jù)，不丟失檔案信息等，需要有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)監(jiān)控制度、重要數(shù)據(jù)備份制度、內(nèi)外網(wǎng)隔離制度等；嚴(yán)格的查詢、利用制度：財務(wù)檔案的查詢利用程序要合法、手續(xù)要嚴(yán)格。合理的銷毀制度：銷毀檔案先造冊，審批后按期銷毀。

（3）針對監(jiān)督不到位的現(xiàn)象，制定完善的監(jiān)督制度。以定期與不定期檢查相結(jié)合的方式，檢查檔案有無破壞、丟失、散亂，檢查財務(wù)檔案管理工作各環(huán)節(jié)是否符合規(guī)章制度，以實現(xiàn)財務(wù)檔案管理的規(guī)范化。

（4）針對獎懲不明細(xì)的現(xiàn)象，制定明細(xì)的獎懲制度。對于違規(guī)違紀(jì)操作的人員進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰，對于表現(xiàn)盡職盡責(zé)的員工實施適當(dāng)?shù)莫剟?，最大限度調(diào)動財務(wù)檔案管理人員的積極性和主動性，抑制其消極被動的心理。營造一個公平、公開、良好的氛圍，培養(yǎng)提升財務(wù)管理人員的責(zé)任心與成就感。

2.3加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字化環(huán)境下，高校財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施必須要符合時代的需求，如果基礎(chǔ)設(shè)施無法更新，財務(wù)檔案管理的水平就無法提高，其服務(wù)性功能就無法實現(xiàn)。財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施包括硬件基礎(chǔ)和軟件基礎(chǔ)。保證硬件基礎(chǔ)和軟件基礎(chǔ)夯實，才能提高高校財務(wù)檔案管理的信息化水平。

（1）硬件基礎(chǔ)。財務(wù)檔案管理的硬件基礎(chǔ)包括檔案庫房、計算機(jī)房、現(xiàn)代辦公設(shè)備（計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)等），要加大財務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施的投入，及時添置和更新相應(yīng)的財務(wù)檔案管理的硬件設(shè)備。

（2）軟件基礎(chǔ)。軟件基礎(chǔ)包括在財務(wù)檔案管理中涉及的系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，系統(tǒng)軟件包括計算機(jī)監(jiān)控管理程序、數(shù)據(jù)庫管理程序、儲存和安全管理程序、操作系統(tǒng)等，應(yīng)用軟件包括電子文檔管理軟件、檔案信息管理軟件等，在選擇使用相關(guān)財務(wù)檔案管理的軟件時，要考慮軟件的實用性、安全性、準(zhǔn)確性，及時升級更新軟件，使其功能更強(qiáng)大、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)更規(guī)范統(tǒng)一，在高校財務(wù)檔案管理過程中發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢。

2.4保障信息化技術(shù)

（1）技術(shù)創(chuàng)新。隨著檔案信息化管理、數(shù)字化的發(fā)展，高校財務(wù)檔案往以計算機(jī)硬盤、光盤、U盤為主要存儲媒介，以電子數(shù)據(jù)為存儲數(shù)據(jù)，以電子搜索為查詢方式的方向發(fā)展，這要求用新的手段、新的技術(shù)、新的方式來進(jìn)行財務(wù)檔案管理。

（2）技術(shù)防范。在高校財務(wù)檔案信息化管理過程中，現(xiàn)代技術(shù)起到了無可替代的促進(jìn)作用，但是也帶來了新的問題。最主要的就是檔案安全問題。一旦用于管理檔案的計算機(jī)或軟件遭受病毒、黑客等破壞，檔案的安全性就會遭到威脅，資料遺失、數(shù)據(jù)被盜、信息泄露都會帶來巨大損失。所以財務(wù)檔案在信息化的過程中要加強(qiáng)技術(shù)防范，確保檔案的安全性。同時，需要做好檔案的備份工作，避免因電子檔案丟失影響學(xué)校各項工作的進(jìn)程。

（3）技術(shù)使用。檔案管理的技術(shù)需要人的操作才能實現(xiàn)其價值。信息化財務(wù)檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，對人員的素質(zhì)要求較高，除了具備專業(yè)的財務(wù)知識、管理知識外，還需要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)、信息手段和熟練操作各種管理軟件。為使財務(wù)檔案管理人員能夠熟悉掌握相關(guān)現(xiàn)代化技術(shù)、使用先進(jìn)設(shè)備和軟件，需要加強(qiáng)對人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，這些技能包括專業(yè)的信息研究與分析、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與維護(hù)、信息維護(hù)、數(shù)據(jù)庫維護(hù)、數(shù)字化加工與管理等。