行政事業(yè)單位員工檔案管理工作的價值與路徑探索

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引言：員工檔案管理工作是單位實現(xiàn)人員職位調(diào)度以及人力資源配置的重要參考依據(jù)，對單位職能效應的有效發(fā)揮具有重要的積極作用。從管理活動的本身來說，其具有突出的原始性、價值性、職能性特點。一方面，其有利于實現(xiàn)員工的健康發(fā)展，另一方面，其也是事業(yè)單位發(fā)展的客觀必然要求。

一、行政事業(yè)單位員工檔案管理的價值

員工檔案管理，一直都是行政事業(yè)單位的重點管理活動之一，其在管理價值方面主要體現(xiàn)在三個方面，即對個人的價值，對單位的價值，對社會的價值。這也是事業(yè)單位堅持優(yōu)化員工檔案管理的重要原因之一。下面，就對這幾個方面進行全面的分析：

1.個人價值。在員工個人方面，其在事業(yè)單位中的工作經(jīng)歷以及工作表現(xiàn)，都會在檔案之中得到客觀的體現(xiàn)。同時，其對于員工的個人發(fā)展也具有非常重要的實際意義。例如：工作調(diào)動、職稱評定、工資調(diào)整、入黨、離職、退休等方面，都會受到員工檔案的不同程度影響，并會在員工檔案上有所體現(xiàn)，成為單位審核的重要參考依據(jù)?？梢院唵蔚恼f，員工檔案管理，是員工職業(yè)生涯記錄以及實踐的重要證明。例如：一些具備高級職稱的技術人員在退休階段，就需要對其工齡以及職稱材料進行確認，這時，就需要將員工檔案作為重要的參考依據(jù)。

2.單位價值。員工檔案管理是事業(yè)單位實現(xiàn)人力資源管理的最主要手段之一。首先，員工檔案管理是單位了解員工的最主要途徑之一，對于事業(yè)單位而言，要想更好的發(fā)揮其職能作用，就必須要保證人力資源結構的合理性[1]。對此，借鑒員工檔案，就能夠?qū)θ瞬诺墓ぷ鹘?jīng)歷、實踐經(jīng)驗、職稱等一系列條件進行科學的分析，以此保證單位人才結構的合理性。其次，在人員的職位調(diào)動方面，員工檔案也具有非常重要的實際參考能力。單位的領導可以通過檔案，理解一名員工在單位中的工作經(jīng)驗以及工作開展情況。以此對員工的工作能力、工作經(jīng)驗、思想道德素質(zhì)等方面的實際進行客觀的考量，以此更好的配置人力資源。

3.社會價值。事業(yè)單位是一種具有社會公益屬性的國有單位類型，尤其是行政事業(yè)單位，其肩負著廣大人民群眾賦予的社會歷史責任。而要想保證社會責任的更好落實，就必須要保證單位組織結構的合理性以及不斷優(yōu)化。這一方面，員工的檔案管理工作就顯得非常重要。一方面，其是單位人員結構建設的有效參考依據(jù)，另一方面，其對規(guī)范員工行為，激發(fā)其工作熱情具有重要意義。

二、優(yōu)化行政事業(yè)單位員工檔案管理工作的有效路徑

經(jīng)過上述分析，可以基本明確，良好的員工檔案管理工作，對員工個人，對單位、對社會，都具有非常重要的實際意義。一直以來，對員工檔案管理工作的優(yōu)化都是行政事業(yè)單位重點思考的問題。但是，隨著社會政治、經(jīng)濟、科技、文化等多方面因素的不斷變化，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展對員工管理的客觀需求。對此，相關管理人員必須要樹立現(xiàn)代化的管理觀念，采取切實有效的手段措施，不斷探索優(yōu)化行政事業(yè)單位員工檔案管理工作的有效途徑。

1.強化檔案數(shù)據(jù)的挖掘。所謂的檔案信息挖掘，就是運用科學的分析以及統(tǒng)計手段，在大量的數(shù)據(jù)信息之中，將有價值的信息提取出來，以此優(yōu)化檔案信息管理工作的方法[2]。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，以及電子計算機技術在人們工作以及生活中的廣泛應用，事業(yè)單位的員工檔案管理也受到了極大的影響。對此，應該積極的應用信息化手段，建立員工檔案管理與單位行政管理、財務管理、監(jiān)督管理等多方面管理系統(tǒng)的有機聯(lián)系，以此擴展檔案管理的信息挖掘途徑，將各方面信息有效整合，實現(xiàn)更好的管理效果。同時，應該建立起基于現(xiàn)代信息技術基礎之上的員工信息分析體系，通過三維建模的方式，創(chuàng)新員工的信息模型，以此優(yōu)化單位的員工管理體系。

2.構建員工成長檔案。隨著現(xiàn)代社會政治、經(jīng)濟、科技、文化等多方面條件的不斷變化以及發(fā)展，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人資模式必然難以保證職能落實的時效性，對此，必須要合理運用員工檔案管理，優(yōu)化單位的人資結構。具體的，就是構建科學的員工成長檔案，以此督促員工明確自己的職業(yè)規(guī)劃，不斷的自我反思以及自我檢查，并樹立終身學習的思想觀念，不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)以及工作水平。在成長檔案的形式方面，可以落實多樣化的發(fā)展原則，應用文字、圖片、音頻、視頻等多種形式。同時，在檔案的管理方面應該重點關注兩個方面的標準內(nèi)容：一方面，明確檔案信息的收集標準，以此奠定良好的檔案管理工作基礎。另一方面，應該落實適時的客觀評價，以此對成長檔案的作用以及意義進行解釋，使其成為事業(yè)單位員工工作生涯的重要以及有機部分。如此，就能夠在極大程度上優(yōu)化員工檔案的管理效果，發(fā)揮更加積極的管理作用。

3.加強管理隊伍建設。一個良好的管理隊伍，是實現(xiàn)員工檔案管理工作優(yōu)化的重要基礎保證。對此，單位應該制定合理的管理人員培訓制度，定期的對管理人員開展培訓活動。培訓的主要內(nèi)容就是現(xiàn)代化的員工檔案管理觀念以及先進的管理手段。如此，就能夠有效的保證單位管理結構的不斷優(yōu)化，進而使其能夠發(fā)揮出更好的管理效果，切實落實管理職能。同時，單位還應該大力引進具有現(xiàn)代化檔案管理素質(zhì)的綜合性人才，以此實現(xiàn)自身管理體系的優(yōu)化。

三、結束語

綜上所述，員工檔案管理，是行政事業(yè)單位的重點管理內(nèi)容之一，其對單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展具有重要的實際意義。對此，相關管理人員應該積極實踐，不斷探索，落實優(yōu)化行政事業(yè)單位員工檔案管理工作的切實有效路徑。

[1]王增榮.深入探討事業(yè)單位人員檔案管理的現(xiàn)狀和創(chuàng)新的意義[J].辦公室業(yè)務,2017,05:99.

[2]李越.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及解決對策[J].人才資源開發(fā),2017,12:35-36.