市政工程檔案采集與管理中存在的問題

楊春梅

【摘要】市政工程是指為造福一方百姓而由政府出資建設(shè)的工程，對于提升人們的生活水平、促進地方經(jīng)濟發(fā)展有著非常重要的意義。而市政工程檔案采集與管理在市政工程建設(shè)的前、中、后期都有著非常突出的作用，因此如何更好地管理市政工程檔案非常值得探討。

【關(guān)鍵詞】市政工程；檔案采集；管理；問題

近些年來，現(xiàn)代化建設(shè)正在迅速擴展。面對新的形勢，市政工程也擴大了整體規(guī)模。對于市政工程而言，采集和管理市政檔案的相關(guān)工作應(yīng)當(dāng)占有很重要的位置。這是因為，市政檔案的合理保存和運用，直接關(guān)系到市政工程決策的精確性，同時也關(guān)系著市政項目的建設(shè)、運行和管理等。針對市政工程而言，有必要探析采集檔案信息和管理市政檔案過程中的現(xiàn)存問題；結(jié)合市政工程檔案管理的真實狀況，探求完善檔案采集以及檔案管理的具體對策。

1、市政工程檔案采集與管理中存在的問題

1.1收集和整理市政工程檔案信息的意識薄弱

市政工程是矚目的大事件，然而其背后的信息整理工作在很多情況下并沒有得到充分的重視。信息收集過程大多需要數(shù)次到達實地親自勘測統(tǒng)計，信息整理過程多而復(fù)雜，需要將多方統(tǒng)計來的數(shù)據(jù)進行分類匯總，也需要花費相關(guān)部門和人員大量的經(jīng)費與精力，而相關(guān)部門并沒有為其投入充足的人力與財力儲備，導(dǎo)致了檔案信息收集與整理效果并不顯著。

1.2市政工程管理信息化的深度與廣度受限

隨著電子技術(shù)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的發(fā)展，我國多數(shù)檔案的管理方式或多或少都在逐漸向信息化靠攏，但是其信息化程度普遍不強。首先是因為我國信息化起步晚、覆蓋面小、覆蓋程度淺，從業(yè)人員的信息化意識也較為薄弱；除此之外，市政工程實施前后過程中，相關(guān)工作人員更適應(yīng)采用手繪圖紙、手寫簽字等傳統(tǒng)方式，不方便上傳到計算機系統(tǒng)，因此影響了市政工程信息化的深層次開展。

1.3檔案采集拖沓低效

為保證城建檔案質(zhì)量，工程竣工前，建筑單位應(yīng)當(dāng)通知城建檔案館對檔案進行預(yù)驗收，城建檔案館預(yù)驗收后，對檔案提出改進意見，建筑單位再參照意見對工程檔案加以補充或修改。但是，實際上，許多城市竣工驗收備案管理制度并不健全，導(dǎo)致預(yù)驗收環(huán)節(jié)無法落實，檔案采集拖沓低效。

1.4檔案接收內(nèi)容不完整

由于市政工程大多為政府工程，一些項目存在先開工后辦手續(xù)的問題，直接導(dǎo)致檔案缺失或前后信息不對應(yīng)。另外，由于市政檔案收集方面的法規(guī)不健全，一些市政工程沒有正規(guī)的規(guī)劃文件作指導(dǎo)，形成的檔案資料參考價值低。

1.5市政工程檔案相關(guān)法規(guī)制度欠缺

現(xiàn)階段，我國關(guān)于檔案管理的規(guī)則章程，如《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》，只要切實按照文件要求來管理檔案，就可以保證檔案管理效率。但是，在實際操作過程中，普遍存在執(zhí)法不嚴、違章違規(guī)的現(xiàn)象，規(guī)則和章程形同虛設(shè)。這主要是由于規(guī)范對違規(guī)懲處力度低，責(zé)任認定不明確等。加之當(dāng)前檔案管理工作尚缺乏明確和健全的行業(yè)標準，無形中增加檔案管理的難度。

2、解決對策研究

2.1強化檔案信息收集人員的采集意識，提高敏感度

完備的原始信息是進行檔案信息管理的基礎(chǔ)，只有在最真實、最齊全的原始信息的條件下進行市政工程檔案的信息化管理才有實際意義，這就依賴于信息收集人員在獲取信息過程中兢兢業(yè)業(yè)、認真負責(zé)，擁有充分的信息敏感度和采集意識。依據(jù)我國目前從業(yè)人員的狀態(tài)，可以采取一系列措施來強化他們的采集意識：一方面，加大相關(guān)的宣傳教育，請專家講解信息采集的重要性與必要性；另一方面，建立信息采集獎懲制度，對于表現(xiàn)優(yōu)異的信息采集人員采取一定的獎勵措施。對于無所作為或犯有錯誤的人員依據(jù)制度進行處罰，以此調(diào)動大家的競爭意識，也利于獲得更有價值的第一手資料。

2.2擴大市政工程管理信息化的影響力

為了緊跟數(shù)據(jù)時代的發(fā)展以更好地進行檔案管理，在橫向上，要不斷擴大信息化管理的范圍，逐步突破在信息化沒有普及到的管理區(qū)；在縱向上，提高市政工程檔案資料信息化管理的質(zhì)量，并不斷嘗試開發(fā)新的功能以滿足更多的需要。

2.3健全工程竣工驗收備案管理制度，提高檔案采集效率

首先，要建立健全市政工程竣工驗收備案管理制度，城市行政管理部門積極配合和辦理建設(shè)工程竣工驗收備案，對檔案收集的各個環(huán)節(jié)進行嚴格把關(guān)，提高檔案采集效率。其次，要切實根據(jù)市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)律，逐步完善收集程序。對大型城市建設(shè)工程的檔案收集，要嚴密跟進工程進度，實行分階段、全方位覆蓋的資料采集。最后，要關(guān)注工程驗收后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和資料，對有利用價值的文件，要悉心整理歸檔。

2.4完善管理制度，形成統(tǒng)一標準

要實現(xiàn)檔案管理的平穩(wěn)有序，就要建立統(tǒng)一的行業(yè)標準。首先，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理技術(shù)規(guī)范，主要包括檔案管理軟件和硬件的施工標準。其次，加強業(yè)務(wù)流程的操作規(guī)范，兼并過多管理層次以減少繁瑣的業(yè)務(wù)流程，增加檔案管理的強度和幅度，提升管理效能。最后，完善檔案管理運行機制，形成以國家檔案局為首，各地區(qū)、檔案部門為分支的檔案管理體系，由上到下地健全檔案管理制度和管理績效評價體系，嚴格根據(jù)法律法規(guī)執(zhí)行檔案管理工作。

2.5加強人才培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

現(xiàn)代化市政工程檔案管理工作，無論是自動化，還是人工操作，都離不開人的參與，可以說檔案管理人員的知識素養(yǎng)和操作能力直接決定檔案管理工作的成效。提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，首先，要對他們進行理論培訓(xùn)，使管理人員從理念上意識到現(xiàn)代化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，及從事這項工作應(yīng)具備的技能；其次，要對他們進行操作能力培訓(xùn)，由專業(yè)檔案管理人員帶頭操作示范，展示新型檔案管理的具體操作方法；最后，動員檔案管理人員進行持續(xù)學(xué)習(xí)，了解檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，加深對現(xiàn)代化檔案管理理論的理解。

結(jié)論：

市政工程檔案是維持市政基礎(chǔ)設(shè)施正常運轉(zhuǎn)的重要參考依據(jù)。隨著城市現(xiàn)代化進程加快，市政工程檔案產(chǎn)生的速度和數(shù)量也呈直線上升趨勢，然而，尚不完善的檔案收集體系、管理體系對市政工程檔案利用造成了困難和阻礙。如果這些問題得不到有效解決，將直接影響未來市政基礎(chǔ)設(shè)施的順利運轉(zhuǎn)、維護和管理。因此，有必要分析市政檔案在收集、管理和利用中存在問題，并對此類問題提出相應(yīng)改進對策。