新形勢(shì)下如何做好企業(yè)辦公室機(jī)要秘書工作

張劍云

摘 要：優(yōu)化企業(yè)辦公室機(jī)要秘書工作是適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要點(diǎn)，以現(xiàn)階段新形勢(shì)發(fā)展情況為基礎(chǔ)，結(jié)合近年來(lái)企業(yè)辦公室中機(jī)要秘書工作特點(diǎn)，分析新形勢(shì)下企業(yè)辦公室機(jī)要秘書工作情況，并結(jié)合新形勢(shì)發(fā)展特點(diǎn)，提出正確的工作方案。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；企業(yè)；辦公室；機(jī)要秘書；工作

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.16.028

辦公室是企業(yè)發(fā)展管理和提出決策的中心，是高層領(lǐng)導(dǎo)者的參謀部，也是協(xié)調(diào)各個(gè)部門的綜合部，更是對(duì)外溝通的聯(lián)絡(luò)部和管理部。由此可見(jiàn)，在新形勢(shì)的背景下，辦公室秘書實(shí)施優(yōu)質(zhì)的協(xié)調(diào)工作，提升辦公室協(xié)調(diào)職能，是辦公室秘書工作者需要關(guān)注的重點(diǎn)。

1 企業(yè)辦公室機(jī)要秘書工作的特點(diǎn)

其主要分為以下幾點(diǎn)：第一，政治性。機(jī)要工作是企業(yè)黨政工作的重要組成部分，其承擔(dān)著傳達(dá)其深處貫徹黨和國(guó)家大政方針政策、監(jiān)督落實(shí)企業(yè)重大決策和工作部署的重要職責(zé)，作為企業(yè)辦公室的機(jī)要秘書，需要具備正確的政治思想和堅(jiān)定不移的政治理念，擅長(zhǎng)在政治上分析和解決問(wèn)題，整合自身的工作內(nèi)容。第二，保密性。保密是機(jī)要秘書的工作重點(diǎn)和生命，是要時(shí)刻銘記的一項(xiàng)內(nèi)容。不能說(shuō)的機(jī)密是絕對(duì)不可以說(shuō)的，不能問(wèn)的機(jī)密是絕對(duì)不能問(wèn)的，不能看的機(jī)密也是絕對(duì)不可以看的，不可以記錄的機(jī)密更是絕對(duì)不能記錄的。機(jī)要秘書處于黨政機(jī)關(guān)的重要工作崗位，其需要接觸大量重要文件，若是出現(xiàn)失密的問(wèn)題，將會(huì)為工作帶來(lái)嚴(yán)重的影響。由此可見(jiàn)，機(jī)要秘書需要構(gòu)建強(qiáng)烈的保密觀念。第三，標(biāo)準(zhǔn)性。文件的類型名稱、體式構(gòu)成以及用紙等和文件的管理、查閱、儲(chǔ)存等工作都有明確的規(guī)定，不可以隨意處理，規(guī)定統(tǒng)一處理這些文件，有助于保護(hù)文件的權(quán)威性，保障公文工作的科學(xué)化。第四，實(shí)效性。機(jī)要秘書的工作內(nèi)容較多，并且存在期限要求。各項(xiàng)規(guī)定和信息的溝通，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有一定的引導(dǎo)作用，高速傳遞上級(jí)文件的精神、及時(shí)報(bào)告下級(jí)工作情況，確保上下級(jí)的信息溝通沒(méi)有阻礙，才能提升實(shí)際工作效率，保障工作內(nèi)容和信息的實(shí)際意義。若是領(lǐng)導(dǎo)工作較為繁忙，機(jī)要秘書有責(zé)任和義務(wù)提醒和催促。若是遇到緊急問(wèn)題，需要隨時(shí)加班。

2 新形勢(shì)下如何做好企業(yè)辦公室機(jī)要秘書工作

2.1 責(zé)任至上，構(gòu)建保密觀點(diǎn)，提升自身的政治修養(yǎng)

強(qiáng)烈的責(zé)任感對(duì)工作的要求越來(lái)越高，促使工作提出了“機(jī)要工作無(wú)大小”的原則。機(jī)要工作在旁人看來(lái)是一件非常簡(jiǎn)單而容易的事，需要?jiǎng)幽X也不需要消耗精力，不管是誰(shuí)都可以做好的一件事，其實(shí)就是每天面對(duì)不同的文件和信息資源，重復(fù)做某些事，但卻需要通過(guò)好幾個(gè)步驟才能完成，同時(shí)辦公室工作人員在一件事沒(méi)有做完的情況下，另一件事就會(huì)隨之而來(lái)，若是沒(méi)有高度的責(zé)任感，工作者會(huì)在工作中出現(xiàn)問(wèn)題。除此之外，機(jī)要秘書通常情況下都是身兼數(shù)職，除了一般文件的收發(fā)管理工作之外，還有一些保管工作，重要會(huì)議的記錄和機(jī)要內(nèi)容的整合。由此可見(jiàn)，機(jī)要秘書一定要掌控企業(yè)管理工作中的相關(guān)法律規(guī)定，一方面構(gòu)建文件登記制度，保障每一份收發(fā)文件的傳遞都有記錄，另一方面是要推廣檢查制度，可以隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)群體報(bào)告相關(guān)文件信息，在實(shí)際管理中注重檢測(cè)記錄本上的信息情況。這就需要機(jī)要秘書工作者時(shí)刻以黨和國(guó)家的權(quán)益為基礎(chǔ)，結(jié)合嚴(yán)守機(jī)密的觀點(diǎn)，依據(jù)正確的人生觀、價(jià)值觀以及世界觀，引導(dǎo)自身行走在中國(guó)特色社會(huì)主義道路上，并且結(jié)合馬克思主義、鄧小平理論、“三個(gè)代表”思想以及科學(xué)發(fā)展觀等優(yōu)質(zhì)理念不斷優(yōu)化自身的思想素養(yǎng)和觀念，學(xué)會(huì)依據(jù)唯物主義的觀點(diǎn)和工作方案解決實(shí)踐中存在的問(wèn)題。

2.2 效率第一，培育無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，提升自主服務(wù)的觀念

效率觀念的明確可以突破傳統(tǒng)意義上企業(yè)發(fā)展觀念的約束，促使新觀念的不斷強(qiáng)化。機(jī)要秘書需要培育效率觀念，注重劃分事態(tài)緊急緩慢，結(jié)合急事急辦、特事特辦的特點(diǎn)，在日?，嵤聫?fù)雜的工作中，明確分析問(wèn)題的所在，以此明確正確的工作方案。因?yàn)槲拿毓ぷ髡咦陨淼墓ぷ魈攸c(diǎn)，促使其在遇到緊急問(wèn)題時(shí)，經(jīng)常需要加班，同時(shí)又因?yàn)槠涔ぷ鞯奶厥庑?，促使其即便工作再繁忙，也不能找其他工作人員取代，這就要求機(jī)要秘書工作者具備強(qiáng)烈的工作心和責(zé)任感，在面對(duì)困難時(shí)永不言敗，樂(lè)于奉獻(xiàn)，勇于堅(jiān)持。并且，在實(shí)際工作中，要展現(xiàn)自主性，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要給予尊重和支持，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)者提出的工作，做到事事有回應(yīng)，件件都落實(shí)，確保領(lǐng)導(dǎo)可以獲取反饋的信息，從而為領(lǐng)導(dǎo)群體的決策提供依據(jù)。這就要求工作中不能出現(xiàn)遺漏、馬虎等問(wèn)題。在面對(duì)下屬職能部門、工作者的情況下，需要具備親和力，平等對(duì)待每一個(gè)人，自主為下屬提供服務(wù)，同時(shí)也要構(gòu)建一定的權(quán)威性，促使下屬職能部門在支持自身工作的同時(shí)，也為機(jī)要秘書未來(lái)工作的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

2.3 嚴(yán)以律己，優(yōu)化秘書的工作水平

機(jī)要秘書一定要具備承擔(dān)這一職位的責(zé)任和工作，擁有強(qiáng)大的工作能力，并在實(shí)際工作中展現(xiàn)自身的作用。其中主要分為以下幾點(diǎn)：第一，需要具備寫作能力。企業(yè)發(fā)展中，領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常要組織進(jìn)行一些會(huì)議，企業(yè)機(jī)要秘書的基礎(chǔ)工作就是文件審查、會(huì)議記錄的整合。因?yàn)榕c領(lǐng)導(dǎo)者的日常接觸較多，機(jī)要秘書經(jīng)常要為領(lǐng)導(dǎo)群體撰寫文件或者是稿件，這就要求工作者具備強(qiáng)大的寫作能力。由于，文字上的功夫并不是天資獲取的，寫作的功底需要多加練習(xí)，依據(jù)累積素材、模仿借鑒、自主總結(jié)和創(chuàng)新等形式不斷提升自身的寫作水平。第二，需要具備研究能力。在科技技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不斷發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣和應(yīng)用已經(jīng)成為秘書工作的一大影響因素，辦公自動(dòng)化也在逐漸取代傳統(tǒng)意義上的文件傳遞形式，促使企業(yè)辦公室逐漸向著“無(wú)紙化辦公”推廣。在這一背景下，企業(yè)機(jī)要秘書更需要符合時(shí)代發(fā)展的需求，不斷研究和學(xué)習(xí)相關(guān)辦公軟件，深入了解和分析信息技術(shù)的基礎(chǔ)原理、知識(shí)以及操作技能，明確信息科學(xué)技術(shù)在信息安全工作中的特點(diǎn)和應(yīng)用方向，以此熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)解決問(wèn)題和操作工作等技能。同時(shí)，還要不斷提升自身學(xué)習(xí)的強(qiáng)度，構(gòu)建“終身學(xué)習(xí)”的觀念，經(jīng)常參與一些專業(yè)技能的培訓(xùn)工作。

2.4 自我調(diào)節(jié)，不斷增加鍛煉，提升綜合素養(yǎng)

機(jī)要工作繁雜多變，并且單一無(wú)趣，工作環(huán)境更為封閉，工作人員的工作時(shí)間一旦增長(zhǎng)會(huì)讓工作者感覺(jué)枯燥乏味，失去工作的意義。這就需要機(jī)要秘書工作者學(xué)會(huì)在多變的機(jī)要工作中不斷調(diào)節(jié)自我，掌控自我，鍛煉自我，確保自身?yè)碛薪】档木駹顟B(tài)，不斷優(yōu)化自身的思維和意志。機(jī)要秘書一定要鍛煉自身的大腦，構(gòu)建正確的思想觀念和心理素養(yǎng)，訓(xùn)練自身的體能，這樣才能面對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)機(jī)要工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)，并依據(jù)堅(jiān)定不移的意志、熱情的工作態(tài)度以及無(wú)私奉獻(xiàn)的精神、高效率的工作能力為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)工作提供依據(jù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新形勢(shì)的背景下，企業(yè)辦公室秘書需要結(jié)合實(shí)際工作的不同情況，在堅(jiān)持原則的基礎(chǔ)上，隨機(jī)應(yīng)變，依據(jù)自身的協(xié)調(diào)能力和溝通能力靈活處理，這樣不但可以解決現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展存在的問(wèn)題，也可以為現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。對(duì)于一些非原則性的問(wèn)題和不影響發(fā)展的分歧，可以淡化處理，從而保障新形勢(shì)下企業(yè)辦公室機(jī)要秘書工作的科學(xué)性和標(biāo)準(zhǔn)性，促使企業(yè)依據(jù)可持續(xù)發(fā)展的觀念不斷前進(jìn)。

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