企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)的運用與維護方式

汪順治

摘 要石油企業(yè)在發(fā)展的過程中應用電子公文系統(tǒng)有效提升了工作效率和工作管理水平，實現(xiàn)了石油企業(yè)文檔辦公一體化發(fā)展。文章結合中國石油OA（辦公自動）電子公文系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀，結合實際為如何完善石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)進行分析。

【關鍵詞】OA電子公文系統(tǒng) 石油企業(yè) 應用

中國石油企業(yè)結合自身業(yè)務發(fā)展需要，在發(fā)展的過程中加快引進或者自主研發(fā)了辦公自動化系統(tǒng)。在辦公自動化系統(tǒng)支持下的各部門管理具有不同的特點，在實際的管理操作中很難達到統(tǒng)一，對文件的處理存在一定的困難，為了更好的促進中國石油企業(yè)辦公自動化發(fā)展，需要為中國石油企業(yè)發(fā)展提供一套方便管理各業(yè)務人員的、流程化辦公、協(xié)同工作效果好的電子公文系統(tǒng)。

1 OA電子公文系統(tǒng)的特點

中國石油企業(yè)的電子公文系統(tǒng)是按照用戶的業(yè)務要求和工作需要進行配置的，具有以下幾方面的特點：

（1）OA電子公文系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶需要對各種流程文件進行處理。

（2）OA電子公文系統(tǒng)可由不同的角色來控制具體操作流程中的節(jié)點內容。

（3）OA電子公文系統(tǒng)會記錄每個人的操作記錄，并為用戶提供多種手段來對公文的狀態(tài)進行跟蹤。

（4）OA電子公文系統(tǒng)擁有多層級的安全設置。

OA電子公文系統(tǒng)從軟硬件的設置安排上都充分考慮了中國石油發(fā)展的內部特點，能夠讓不同地區(qū)的管理員結合自己的需要來更改系統(tǒng)配置，并實現(xiàn)對紅頭文件的有效管理。

2 OA電子公文系統(tǒng)在石油企業(yè)的應用現(xiàn)狀

2.1 石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)概述

中國石油電子公文系統(tǒng)是中國石油公司（中國石油天然氣股份有限公司）統(tǒng)一實施的辦公自動化系統(tǒng)，在石油公司（集團）內部得到了廣泛單的推廣和應用，對石油 公司各部門的公文管理制度進行了完善（各地區(qū)公司都制定了相應的公文管理制度，對公文流轉進行規(guī)范）。石油企業(yè)（各地區(qū)公司）的電子公文系統(tǒng)結合石油企業(yè)公文管理實際情況，制定了關于公文流轉的流程規(guī)定，通過發(fā)文、會簽、收文等流程操作使得公文在各個機關部門得到了廣泛的流傳（建立了有效的公文流轉體系），并通過相應角色和權限的制定有效保證了企業(yè)公文的嚴密性，提升了工作效率。

2.2 石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)發(fā)展目標

中國石油企業(yè)的公文管理系統(tǒng)發(fā)展依據(jù)是石油公文處理制度。石油公文處理制度的存在有效保證了文件的有效性、規(guī)范性、安全性。石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)的發(fā)展目標是提升公文處理效率，加強各部門工作人員之間的密切配合。

2.3 石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)發(fā)展存在的問題

伴隨石油企業(yè)的快速發(fā)展，石油企業(yè)對電子公文系統(tǒng)的發(fā)展建設提出了更高的要求?，F(xiàn)階段我國石油企業(yè)公文系統(tǒng)發(fā)展存在技術落后、管理操作不規(guī)范、信息整合能力差、操作復雜、系統(tǒng)界面不統(tǒng)一等方面的問題。為此，在新的歷史時期，需要有關人員思考采取怎樣的措施來完善石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)發(fā)展完善。

3 OA電子公文系統(tǒng)在石油企業(yè)的應用完善

3.1 提升OA電子公文系統(tǒng)的安全性能

電子公文系統(tǒng)在流轉操作的過程中會涉及到公文的起草、銷毀等多個環(huán)節(jié)內容，每一個環(huán)節(jié)都存在不同程度的安全隱患。因而怎樣保證電子公文的真實有效性成為電子公文管理系統(tǒng)需要思考的問題?；诂F(xiàn)階段一些石油企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)技術落后、系統(tǒng)安全性能不高、公文管理不完善問題，保證OA電子公文系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定，需要有關人員加大對系統(tǒng)軟硬件的投入力度，具體可以通過身份認證、定位跟蹤、權限分配設置、信息加密等方式來保證系統(tǒng)的應用安全。

3.2 拓展OA電子公文系統(tǒng)的應用功能

OA電子公文系統(tǒng)的功能不僅是對電子公文處理中某種問題的處理，而且還需要對公文起草、審批、歸檔等一系列工作進行全過程的管理。因而，石油企業(yè)的電子公文系統(tǒng)管理不能局限在公文的接受和發(fā)放層面，而是需要通過技術的改進豐富完善原有的工作流程，提升石油企業(yè)公文管理效率。針對石油企業(yè)電子公文處理不夠規(guī)范的問題，可以加快建立一套科學的流程重組方案，為石油企業(yè)電子公文的管理提供統(tǒng)一規(guī)范的支持，保證公文管理流程的科學有效。

3.3 提升OA電子公文系統(tǒng)管理人員的技能水平

（1）OA電子公文系統(tǒng)管理人員在公文的簽批上要加強對網(wǎng)絡處理技術的應用，為電子公文系統(tǒng)的連續(xù)化管理提供重要的支持。

（2）石油企業(yè)要加大力度對公文管理人員進行培訓，提升公文管理人員的公文管理技術水平，加強對電子公文系統(tǒng)應用的推廣。

（3）加強引進電子公文管理的相關技術人才，建立具有石油企業(yè)發(fā)展特色，符合國家公文管理規(guī)定的標準化公文管理系統(tǒng)。石油企業(yè)的公文管理人員不僅需要掌握基本的公文管理技能，還需要熟練應用各種信息技術進行公文管理。

（4）加強石油企業(yè)公文管理人員、技術人員等之間的有效溝通交流，引導公文管理人員能夠從不同角度思考、分析公文管理問題，為公文管理各部門機構提供便利的支持。

4 OA電子公文系統(tǒng)在應用中各環(huán)節(jié)需要注意的事項

4.1 登記環(huán)節(jié)需要注意的問題

在進行電子公文處理的時候要嚴格按照登記的要求進行，做好相應的公文錄入工作，并做好記錄，為日后的查詢管理提供支持。

4.2 呈批環(huán)節(jié)需要注意的問題

電子公文呈批操作需要嚴格按照相應的操作手續(xù)進行，不能越級進行。

4.3 運轉環(huán)節(jié)需要注意的問題

公文管理工作要按照相應的操作程序進行，管理好公文流程和操作人員之間的關系問題。公文管理人員在實際工作中要具備較強的工作責任心和工作熱情。

5 結束語

綜上所述，自動化電子公文系統(tǒng)的建立提升了石油企業(yè)發(fā)展的競爭力，為了更好的實現(xiàn)電子公文處理電子化、自動化發(fā)展，需要相關人員學習更多的公文管理知識技能，掌握新型電子公文處理方法，借助現(xiàn)代科學技術打造一體化、系統(tǒng)化的辦公信息管理平臺，改變石油企業(yè)電子公文系統(tǒng)管理建設中存在的問題，實現(xiàn)石油企業(yè)電子公文管理的信息化、網(wǎng)絡化發(fā)展，在實現(xiàn)對各種資源高效利用的基礎上更好的促進石油企業(yè)發(fā)展。

參考文獻

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作者單位

撫順石化公司 遼寧省撫順市 113008