秘書工作中的信息管理途徑分析與闡述

程玲玲

摘要：信息工作屬于秘書工作當(dāng)中的核心，針對(duì)復(fù)雜的信息，要求秘書工作者一定要擁有較強(qiáng)的信息管理能力。本文主要分析并闡述了秘書工作中的信息管理途徑，旨在給其提供一定的參考和幫助。

關(guān)鍵詞：秘書；信息管理；途徑

中圖分類號(hào)：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674—3024（2017）06—0139—01

引言

當(dāng)今社會(huì)，我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷加快發(fā)展，信息社會(huì)化對(duì)秘書工作的進(jìn)行提供了良好的平臺(tái)，尤其是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等電子化設(shè)備的迅猛發(fā)展，對(duì)企業(yè)辦公帶來的十分深遠(yuǎn)的影響。企業(yè)走辦公信息化道路，能夠顯著提高生存、競(jìng)爭(zhēng)能力，對(duì)生產(chǎn)、運(yùn)營效率的提升也有很大幫助。在秘書工作中應(yīng)用信息化辦公，既對(duì)秘書的工作提出了新的要求，也將秘書從繁重的日常事務(wù)中解脫出來，提高工作質(zhì)量和效率。對(duì)于秘書在信息管理中的特點(diǎn)和作用，本文將進(jìn)一步進(jìn)行分析和闡述

1秘書工作中信息管理必須堅(jiān)持的原則

1.1及時(shí)性原則。首先，要求必須及時(shí)尋找到信息工作當(dāng)中新的方向和問題以及沖突。其次，及時(shí)的在信息工作中找到新的突破點(diǎn)以及新研究和新方法。最后，在短時(shí)間內(nèi)傳遞新的精神和策略以及政策。只有快速的反饋重點(diǎn)的信息，對(duì)其進(jìn)行快速的處理并傳達(dá)出去，才能夠充分發(fā)揮信息的輔助作用。若重點(diǎn)緊急信息傳播速度較慢，將會(huì)造成許多組織決策失去作用，所以一定要堅(jiān)持及時(shí)性的原則。

1.2精準(zhǔn)性原則。首先，采取實(shí)事求是的態(tài)度，確保傳達(dá)的情況是真實(shí)的，反饋真實(shí)的聲音，盡可能的確保暢通信息的客觀。其次，正確掌控工作核心，給領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的信息，給組織決策提供根本的參考。再次，針對(duì)不一樣的信息傳播范圍和緊急情況以及秘密程度，采取相應(yīng)的匯報(bào)途徑，保證涉密信息的安全性，緊急信息能夠及時(shí)傳達(dá)，熟悉的對(duì)象不遺漏。最后，最大限度發(fā)揮信息題目的文眼功能，使用精煉的語言表達(dá)信息價(jià)值，進(jìn)而吸引領(lǐng)導(dǎo)注意力。

1.3完整性原則。要求秘書工作者對(duì)于組織相關(guān)的每個(gè)方面的情況具有一個(gè)全面的了解和整體的掌控，在采集和匯報(bào)信息的工作當(dāng)中，一定要做到綜合和專題以及焦點(diǎn)和常態(tài)，還有良性和負(fù)面這些信息結(jié)合起來，從而保證信息內(nèi)容可以完全將組織的具體情況體現(xiàn)出來。信息完整性并不是指每一個(gè)方面都要有所設(shè)計(jì)，而是在個(gè)別個(gè)體信息特點(diǎn)突出的過程中，對(duì)于擁有共性的信息歸納和進(jìn)一步加工挖掘，從而實(shí)現(xiàn)連點(diǎn)成線和連線成面的效果。僅重視個(gè)性忽略共性，僅重視局部忽略整體，僅注重成績忽略不足信息，那么將會(huì)產(chǎn)生以偏概全的問題，無法將事件的本質(zhì)展示出來。

2秘書工作中信息管理途徑

2.1秘書平時(shí)的工作主要有下面幾項(xiàng)：（1）常務(wù)性工作，也就是秘書在沒有接到領(lǐng)導(dǎo)指示和授意以及監(jiān)督情況下進(jìn)行的日常工作。（2）指定性工作，也就是領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交代的事項(xiàng)，這些工作大部分時(shí)間緊急，要求較高，并且沒有慣例可以參考，綜合性極強(qiáng)，這就要求一定要了解領(lǐng)導(dǎo)的想法，理清工作程序條件，時(shí)限，同時(shí)可以很好的掌握主要和次要內(nèi)容，統(tǒng)籌兼顧科學(xué)安排，正確高效的完成工作。（3）獨(dú)創(chuàng)性工作，也就是秘書使用創(chuàng)造性和主動(dòng)性以及積極的工作態(tài)度和方式給領(lǐng)導(dǎo)提供幫助，針對(duì)企業(yè)的每一項(xiàng)方案和管理的特點(diǎn)，充分挖掘，事先做好準(zhǔn)備性的工作。想要做一個(gè)優(yōu)秀的秘書，一定要盡可能的穩(wěn)固樹立十項(xiàng)企業(yè)意識(shí)，分別是學(xué)習(xí)和奉獻(xiàn)以及嚴(yán)格和效率，還有創(chuàng)新和超前以及保密和形象，大局和守紀(jì)這些意識(shí)。具有正確的意識(shí)能夠促進(jìn)其發(fā)展，意識(shí)如果存在錯(cuò)誤將會(huì)導(dǎo)致無法發(fā)展，嚴(yán)重的甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)走向衰亡。秘書不僅要具備這些意識(shí)，同時(shí)還應(yīng)該不斷強(qiáng)化四種素養(yǎng)，良好的政治素質(zhì)能夠幫助秘書工作者在沖突面前始終具有清晰的頭腦，使用合理準(zhǔn)確的方式處理平時(shí)的事物，較強(qiáng)的文字功底素質(zhì)能夠讓企業(yè)秘書工作者快速的整理撰寫材料，而超高的技術(shù)素養(yǎng)能夠使秘書工作需求得到有效的滿足，健康的體魄對(duì)于秘書工作正常開展以及推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部管理十分有利。

信息化管理在當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)管理當(dāng)中占據(jù)重要的比重，實(shí)施企業(yè)信息化管理屬于企業(yè)發(fā)展到某種程度時(shí)提出的必然要求。提升企業(yè)信息化腳步，推動(dòng)信息經(jīng)濟(jì)和傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)結(jié)合，這是加快企業(yè)技術(shù)和管理以及制度創(chuàng)新的有效方式，也是企業(yè)不斷加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的有效路徑。開展信息管理工作，要求秘書必須不斷強(qiáng)化自身的管理意識(shí)，端正工作態(tài)度，提升心理素質(zhì)。秘書工作中的信息管理，一定要做到下面幾點(diǎn)：

（1）勤勤懇懇的完成自己分內(nèi)的工作，作為秘書最根本的要求就是一定要實(shí)事求是，盡職盡責(zé)的完成工作。（2）提升信息化管理意識(shí)，強(qiáng)化秘書日常工作當(dāng)中使用信息管理開展秘書工作。（3）實(shí)事求是恪盡職守，必須要不斷改進(jìn)和強(qiáng)化自身的素質(zhì)才能夠成為一名出色的秘書。

在對(duì)信息進(jìn)行管理的時(shí)候，一定要正確處理每個(gè)層次之間存在的總體和部分，微觀和宏觀之間的關(guān)系。必須要整體和綜合思考會(huì)對(duì)發(fā)展造成影響的多種因素。采取對(duì)立統(tǒng)一觀念看待形勢(shì)。所有信息均不是死板單獨(dú)存在的，所以，現(xiàn)代秘書工作者，必須要擅長辯證推理，才能夠在有限的信息當(dāng)中找出更加充分和有價(jià)值的信息。若秘書工作者采集和使用信息能夠做到完整和準(zhǔn)確，那么將這個(gè)當(dāng)作參考所提出的建議或者是進(jìn)行咨詢，將會(huì)具有實(shí)際的價(jià)值。相反，如果無法提出正確的建議，或者提出的建議不完整或遲緩，以及準(zhǔn)確性不高，會(huì)嚴(yán)重影響秘書工作者平時(shí)的事務(wù)性工作，從而產(chǎn)生被動(dòng)的情況。秘書信息工作屬于藝術(shù)的一宗，并且具有極強(qiáng)的實(shí)用意義，必須要熟練的掌握，才可以輕松高效的完成，確保信息工作的質(zhì)量。所以，作為現(xiàn)代秘書，一定要擁有極強(qiáng)的信息管理能力，同時(shí)科學(xué)高效的實(shí)施信息管理工作。

3結(jié)束語

本文通過對(duì)秘書工作中信息管理途徑的進(jìn)一步分析和闡述，使我們了解到秘書在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中占有的重要地位，信息社會(huì)化為秘書工作的進(jìn)行提供了良好的機(jī)會(huì)和空間，同時(shí)，現(xiàn)在社會(huì)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)這些現(xiàn)代化的電子設(shè)備也給企業(yè)發(fā)展帶來深遠(yuǎn)的影響，因此企業(yè)秘書一定要做好信息管理的工作，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份自己的力量。