論人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革路徑

楊宗芬

摘要：隨著二十一世紀(jì)的到來(lái)，經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷革新，以及企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展水平的加快，人才逐漸成為各個(gè)企業(yè)和部門(mén)競(jìng)相爭(zhēng)奪的主要資源。而由于我國(guó)開(kāi)始了從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵期，人才資源的流動(dòng)頻率越來(lái)越高，范圍也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能夠滿(mǎn)足當(dāng)前的人才流動(dòng)的要求，在新時(shí)代的環(huán)境中呼喚新的人事檔案管理方法。本文從人事檔案的管理現(xiàn)狀及出現(xiàn)的新問(wèn)題入手，為了應(yīng)對(duì)新時(shí)代背景下人事檔案管理中出現(xiàn)的新問(wèn)題，提出了加強(qiáng)人事檔案管理規(guī)范以及提高管理人員的工作素質(zhì)等具體措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問(wèn)題；改革路徑

人事檔案與我們每個(gè)人都息息相關(guān)，它是對(duì)我們?cè)谑芙逃闆r、獎(jiǎng)懲情況、個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程中的表現(xiàn)、經(jīng)歷等的記錄，是我們?cè)诰唧w求職過(guò)程中企業(yè)或者其他用人單位對(duì)我們個(gè)人進(jìn)行綜合考量的參考資料[1]。因此做好人事檔案管理工作有著至關(guān)重要的意義。而當(dāng)前，我國(guó)的人事檔案管理工作正處在轉(zhuǎn)型期，如何在新時(shí)代背景下做好人事檔案管理工作，并解決當(dāng)前人事檔案管理工作面臨的新問(wèn)題，對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)是重中之重的任務(wù)。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀及面臨的新問(wèn)題

隨著我國(guó)改革開(kāi)放的進(jìn)一步發(fā)展，國(guó)家的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的逐漸完善，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，人才資源也出現(xiàn)越來(lái)越多的流動(dòng)。人才流動(dòng)性過(guò)大致使我國(guó)的人事檔案管理工作出現(xiàn)了更多的新問(wèn)題。在新的時(shí)代背景下，人事檔案管理工作出現(xiàn)的新問(wèn)題主要有以下幾個(gè)。

（一）“人檔分離”現(xiàn)象普遍

市場(chǎng)和人才競(jìng)爭(zhēng)的激烈化導(dǎo)致了人才流動(dòng)性較大，由于人才流動(dòng)頻率高，速度快，導(dǎo)致人事檔案不能夠及時(shí)的隨著人才流動(dòng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)動(dòng)，出現(xiàn)“人檔分離”現(xiàn)象[2]。在這種情況下出現(xiàn)了眾多“無(wú)頭”檔案，造成現(xiàn)有工作單位有人卻沒(méi)有檔案，原有工作單位有檔案卻沒(méi)有人的“人檔分離”狀況。這種狀況持續(xù)將導(dǎo)致人事檔案管理工作無(wú)法正常運(yùn)行，影響人才的自由流動(dòng)，造成不必要的人才資源的浪費(fèi)，也給檔案管理的工作人員帶來(lái)無(wú)盡的困惑。

（二）人事管理制度不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

我國(guó)當(dāng)前的人事檔案管理制度不完善，現(xiàn)行的人事檔案管理辦法是1991年由國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局頒布的，距今已有近三十年的歷史，早已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀。而且我國(guó)的人事檔案建檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，《干部檔案工作條例》中規(guī)定，人事檔案的相關(guān)材料紙張要用16開(kāi)辦公用紙打印，而隨著信息化的發(fā)展，越來(lái)越多的人事檔案部門(mén)開(kāi)始采用A4紙來(lái)進(jìn)行檔案材料的打印[3]。用不同大小的紙張來(lái)進(jìn)行檔案打印導(dǎo)致工作人員在立卷歸檔時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)于過(guò)大的紙張要進(jìn)行適當(dāng)?shù)目s印裁減，增加了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

（三）檔案資料不健全

人事檔案的相關(guān)資料不是一時(shí)就能夠搜集全面的，它是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，隨著相關(guān)人員的具體情況的變化而不斷更新。所以檔案資料必須要及時(shí)的進(jìn)行更新，才能夠在之后發(fā)揮出人事檔案的作用。而我國(guó)的人才資源廣大，人員流動(dòng)快，導(dǎo)致人事檔案資料搜集難度大。

二、人事檔案管理的改革路徑

（一）加大對(duì)人事檔案管理工作的重視力度

在以往的工作過(guò)程中，習(xí)慣將人事檔案管理工作只當(dāng)做一種用人時(shí)的固定程序所要走的流程來(lái)看待，對(duì)人事檔案管理工作重視程度不高，導(dǎo)致一系列人事檔案管理過(guò)程中問(wèn)題的出現(xiàn)。如數(shù)據(jù)不完整，資料缺乏真實(shí)性等問(wèn)題。要想改變這一狀況，提高人事檔案的使用價(jià)值，就必須要從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。同時(shí)單位及相關(guān)部門(mén)要對(duì)人事管理工作給予最大的支持，提供足夠的人力財(cái)力，保證人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）建立完善的人事檔案管理制度

人事管理制度的完善是人事檔案管理工作是否能夠順利進(jìn)行的一個(gè)很關(guān)鍵的因素。所以必須要加快推動(dòng)建立起完善的人事檔案管理規(guī)范，使工作人員在工作過(guò)程中有具體可參照的條款規(guī)范，減少工作中出現(xiàn)的困惑。如具體規(guī)定人事檔案資料的打印紙張的大小，將所有的紙張大小都規(guī)范起來(lái)，避免因紙張大小不一致導(dǎo)致的一系列問(wèn)題的出現(xiàn)。

（三）建立信息資源庫(kù)，確保檔案真實(shí)完整性

在傳統(tǒng)人事檔案管理方法的基礎(chǔ)上，充分借助現(xiàn)代化信息手段，完善人事檔案信息資料。由于人事檔案資料具有較強(qiáng)的流動(dòng)性和變化性，所以必須隨時(shí)隨地依情況對(duì)檔案信息進(jìn)行完善和充實(shí)。但是傳統(tǒng)方法采集人事信息具有較大的難度，且及時(shí)性不能夠保障。在數(shù)字信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)可以很好的解決這一問(wèn)題?？梢猿浞纸柚@種手段來(lái)進(jìn)行資料搜集，建立信息資源庫(kù)，保證人事檔案資料完善及時(shí)性、數(shù)據(jù)完整性的同時(shí)，還可以提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理工作的順利進(jìn)行能夠更好的推動(dòng)人才資源的流動(dòng)，保證人才資源的合理充分利用，避免人才資源的浪費(fèi)。所以為了充分發(fā)揮出人事檔案的作用，使其價(jià)值最大化，就要在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，加快推動(dòng)管理規(guī)范制度的建立，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)不忘借助信息技術(shù)手段，為人事檔案管理工作做輔助，使我國(guó)的人事檔案管理工作能夠取得更大的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革路徑[J].中國(guó)行政管理，2013，06：99-102.

[2]朱莉，張麟.高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革路徑探討[J].人力資源管理，2014，07：282.

[3]劉瑩.試論人事檔案管理面臨的問(wèn)題與改革路徑[J].信息記錄材料，2016，04：97-98.