淺談辦公自動(dòng)化后的檔案信息管理

魏光正

摘 要：檔案管理信息化是檔案管理理念的全新變革實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，就必須徹底改變手工管理模式下的思維方式，應(yīng)以全新的現(xiàn)代化管理的思維 來(lái)分析檔案業(yè)務(wù)處理流程是否合理、是否優(yōu)化、是否需要做檔案管理流程重建工作。只有在新的管理思想基礎(chǔ)上建立起來(lái)的新的信息一體化管理才能成為檔案管理走向網(wǎng)絡(luò)化、信息化的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；管理；辦公自動(dòng)化

由于機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的發(fā)展產(chǎn)生了大量的電子文件，如何加強(qiáng)電子檔案信息的管理，提高工作效率，更好地為單位工作提供利用是檔案工作面臨的重要問(wèn)題。隨著計(jì)算機(jī)在辦公室的應(yīng)用，兩個(gè)不同階段、不同性質(zhì)的工作――文書處理和檔案管理，也緊密地聯(lián)系了起來(lái)。

一、關(guān)于檔案管理與辦公自動(dòng)化的關(guān)系

當(dāng)今，很多單位開(kāi)發(fā)了文書、檔案一體化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，并投入應(yīng)用。他們不僅用計(jì)算機(jī)完成文件起草、收發(fā)文件的管理，而且能自動(dòng)組卷、同步著錄標(biāo)引、歸檔、統(tǒng)計(jì)分析等，幾乎包括了文書處理和檔案管理的全部業(yè)務(wù)工作。

1.辦公自動(dòng)化是檔案形成的過(guò)程，檔案是辦公自動(dòng)化的結(jié)果。從檔案學(xué)角度看，文件實(shí)質(zhì)上是一種信息，且這種信息需具備真實(shí)性和可靠性。而目前的辦公自動(dòng)化技術(shù)，已經(jīng)可以在信息分散處理過(guò)程中，真實(shí)記錄和反映文件產(chǎn)生的整個(gè)過(guò)程，并準(zhǔn)確地將文件歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這些電子文件經(jīng)過(guò)檔案管理人員的整理核對(duì)，就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動(dòng)化，是以滿足機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要為最終目的，以計(jì)算機(jī)高新技術(shù)的系統(tǒng)集成為手段，以安全保密為原則，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有關(guān)條例為依據(jù)，以文件的運(yùn)行規(guī)律為導(dǎo)向，以文件、檔案信息一體化管理為主線，構(gòu)成了一個(gè)與機(jī)關(guān)傳統(tǒng)文件、檔案管理工作并存，外延基本吻合，內(nèi)涵有所擴(kuò)展，相互融合又相對(duì)獨(dú)立、完整的電子文件、檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件、檔案紙質(zhì)載體、特殊載體及其內(nèi)容信息的三重管理和利用。

2.辦公自動(dòng)化和檔案管理互為影響。辦公自動(dòng)化決定檔案的發(fā)展方向，反之，檔案管理也影響著辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的進(jìn)步，使越來(lái)越多的單位采用那些不僅能處理和存儲(chǔ)信息，而且能保證掌管文件的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。正是這些系統(tǒng)的應(yīng)用，使得機(jī)關(guān)的電子文件成為全部工作，而不是部分工作的準(zhǔn)確依據(jù)。確保電子檔案的完整性和真實(shí)性，以及歷史檔案的延續(xù)可讀性，也要求辦公自動(dòng)化技術(shù)必須不斷適應(yīng)檔案管理的發(fā)展要求。

3.計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)了檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。檔案信息作為國(guó)家和社會(huì)從事各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，是社會(huì)信息源的重要方面，對(duì)它的開(kāi)發(fā)利用，受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，將建立起檔案現(xiàn)代化管理體系。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)取代傳統(tǒng)的檔案利用，一是節(jié)省時(shí)間，幾分鐘甚至幾秒鐘便可解決傳統(tǒng)檔案管理辦法需幾小時(shí)甚至數(shù)天才能解決的問(wèn)題，二是節(jié)省空間，通過(guò)檔案信息的數(shù)字化及其他先進(jìn)的存檔技術(shù)手段，可大大減少檔案庫(kù)房面積：三是節(jié)省人力資源。

4.對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求。檔案管理人員應(yīng)有良好的政治素質(zhì)、現(xiàn)代化管理水平和創(chuàng)新能力。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的戰(zhàn)略任 務(wù)，任重而道遠(yuǎn)，要擔(dān)當(dāng)起這一歷史重任必須有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，這一方 面是檔案工作的政治性、服務(wù)性決定的；另一方面，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化、文檔 一體化程度的提高，電子文件的產(chǎn)生、傳送、存儲(chǔ)、著錄、利用、歸檔等將由計(jì)算機(jī)輔助管理，需要管理人員具 備較好的現(xiàn)代化管理水平和創(chuàng)新能力，熟練操作微機(jī)，了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，靈活運(yùn)用檔案軟件，勝任文檔信息的存 儲(chǔ)、檢索、分析、利用、編研等工作，提高檔案信息的傳輸能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

二、推進(jìn)檔案信息管理自動(dòng)化過(guò)程中存在的問(wèn)題

檔案信息管理的自動(dòng)化在近些年得到了一定程度的應(yīng)用與推行。但是在具體的應(yīng)用過(guò)程中，依然存在一系列的問(wèn)題。這些問(wèn)題主要包括以下幾個(gè)方面：首先。檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號(hào)和規(guī)格上存在很大的差異。時(shí)至今日也沒(méi)有一個(gè)既可以進(jìn)行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統(tǒng)。檔案信息管理的進(jìn)度受到了很大的約束 其次是我國(guó)到目前為止還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換機(jī)讀目的的檔案系統(tǒng)。檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)管理兩方面的工作通常都是各行其是。缺乏配合。層次也不一樣。這種狀況不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。再次。檔案信息管理未實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化 檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的功能并沒(méi)有得到充分的發(fā)揮。而檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質(zhì)較為低下 檔案管理電子信息化需要相關(guān)的操作人員具備較高的層次和先進(jìn)的技術(shù)水平。不能僅僅滿足于一般的互聯(lián)網(wǎng)操作過(guò)程。但是從目前的情況來(lái)看。很多檔案的部門缺乏高科技人才。而相關(guān)的復(fù)合型人才更加緊缺。很多的檔案管理人員年齡較大。不愿意進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)方面的學(xué)習(xí)。過(guò)度依賴手工整理。盡管檔案室引進(jìn)了自動(dòng)化的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)。但卻沒(méi)有人靈活運(yùn)用，也沒(méi)能發(fā)揮其應(yīng)有的實(shí)際效用。就更談不上檔案管理的自動(dòng)化了。

三、做好檔案管理自動(dòng)化工作應(yīng)注意的問(wèn)題

檔案管理自動(dòng)化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，檔案自動(dòng)化管理工作的難度在于各方面的工作必須同時(shí)做好，否則，一個(gè)方面存在薄弱環(huán)節(jié)或沒(méi)做好，就會(huì)影響全系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)工作的正常運(yùn)行和整體作用的發(fā)揮。鑒于這種情況，在肯定近年來(lái)檔案管理自動(dòng)化工作取得成績(jī)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)看到其存在的一些需要改進(jìn)和完善的問(wèn)題。

1.管理認(rèn)識(shí)問(wèn)題。這是檔案管理自動(dòng)化工作的核心問(wèn)題。檔案管理自動(dòng)化是一門綜合性學(xué)科，一個(gè)好的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，可以處理機(jī)關(guān)內(nèi)各方面的工作信息，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行高度綜合。如果要實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化工作在單位內(nèi)全面而穩(wěn)定地運(yùn)轉(zhuǎn)，需要有更強(qiáng)的管理方法。因?yàn)橐粋€(gè)系統(tǒng)要真正全面運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)，并取得預(yù)定目標(biāo)，需要各環(huán)節(jié)的人員都按統(tǒng)一的要求去工作。這樣，檔案管理自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)才能充分發(fā)揮出來(lái)，有限的信息才能充分共享。

2.管理體制上的問(wèn)題。檔案信息管理自動(dòng)化工作，涉及的部門多、因素多，需要較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)管理能力。但目前各單位只把其作為一種單純的技術(shù)行為來(lái)認(rèn)識(shí)和管理，忽視了其系統(tǒng)性、綜合性和復(fù)雜性，于是便產(chǎn)生了管理部門該管而不愿管，服務(wù)部門想管又管不好的現(xiàn)象。

3.技術(shù)方面的問(wèn)題。從計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙辦公”是比較容易的事情，但在現(xiàn)實(shí)中有一些需注意的問(wèn)題檔案信息管理自動(dòng)化與檔案管理的關(guān)系檔案信息管理自動(dòng)化。首先，目前我國(guó)還沒(méi)有“無(wú)紙辦公”方面的法律、法規(guī)，這就是說(shuō)，電子文件的合法性是沒(méi)有法律依據(jù)的。

黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的信息有許多是要作為某些行為的依據(jù)而留存的，因此，全面實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙辦公”還需要一段時(shí)間。其次，實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙辦公”，要求單位內(nèi)部人人都很熟練地使用計(jì)算機(jī)，我國(guó)目前的現(xiàn)狀與此還有一定差距。因此，對(duì)“無(wú)紙辦公”的應(yīng)用要慎重。現(xiàn)在多數(shù)部門的做法是，單位內(nèi)部流通的信息，采取“無(wú)紙辦公”，對(duì)需要存檔的信息，紙質(zhì)文件與電子文件并列運(yùn)行。

總之，加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的互聯(lián)網(wǎng)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作自動(dòng)化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。如何提高應(yīng)用能力，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì)，分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑。

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