拒絕敲鍵盤 在Word中快速建立目錄

愚人

大家知道對于文章內(nèi)容、結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜的文檔，我們通過建立文檔目錄可以方便閱讀者瀏覽，同時也便于后續(xù)對文章內(nèi)容的查找和管理。不過很多朋友大多是在文章完成后，或者撰寫之前手動撰寫文章目錄，這些費時費力的方法，用Word（2013及以上版本）中的自動創(chuàng)建目錄功能就能解決。

亡羊補牢 快速創(chuàng)建已生成文檔的目錄

對于一篇已經(jīng)寫好的文檔，我們可以使用Word快速為其生成目錄。首先在Word中打開需要生成目錄的文檔，然后切換到“視圖→大綱”，在大綱視圖的模式下，按住Ctrl鍵后依次選中1級大綱的文本內(nèi)容，將選中的內(nèi)容設(shè)置為1級，將顯示級別設(shè)置為“1級”，這樣所有1級文本內(nèi)容會全部顯示（圖1）。

操作同上，繼續(xù)按住Ctrl鍵選中2級大綱的內(nèi)容，將全部選擇文本設(shè)置為2級大綱。檢查一下1、2級大綱的內(nèi)容看看是否與原文的目錄結(jié)構(gòu)一致，如果沒有問題，切換到“頁面視圖”模式，將鼠標(biāo)定位到需要插入目錄的地方。點擊“引用→目錄→自動目錄1”，這樣即可自動生成文章的目錄內(nèi)容了。以后需要查看具體章節(jié)內(nèi)容時，我們只要按住Ctrl鍵，然后在特定目錄頁上點擊即可快速切換到實際內(nèi)容頁中（圖2）。

未雨綢繆 自動創(chuàng)建自定義目錄

通過上述方法可以看到，在文章內(nèi)容已經(jīng)撰寫完畢的情況下要生成目錄，我們必須要進(jìn)行1、2級（如果有更多級別則需要進(jìn)行更多子級別的設(shè)置）目錄的手動設(shè)置，這樣才能自動生成最終目錄，而且如果目錄的字體、字號等有其他要求還需要一一進(jìn)行設(shè)置。顯然如果原文的內(nèi)容較多或者結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，這種事后的設(shè)置操作起來費時費力。如果需要更快速地生成目錄，我們可以預(yù)先進(jìn)行樣式的設(shè)置。比如某校論文格式要求是，一級標(biāo)題：宋體三號，二級標(biāo)題：宋體四號，正文部分：宋體五號，單倍行距。這時我們可以利用Word的樣式快速生成符合要求的目錄。

首先根據(jù)自己的論文結(jié)構(gòu)設(shè)置好目錄結(jié)構(gòu)，建議使用記事本輸入無格式文本，這里目錄的文本內(nèi)容可以使用大綱、簡潔的結(jié)構(gòu)，因為Word目錄可以根據(jù)后續(xù)實際文章進(jìn)行同步更改，完成目錄結(jié)構(gòu)文字的輸入后將文字全部粘貼到Word中（圖3）。

同上切換到“視圖→大綱視圖”，然后依次設(shè)置好目錄的1、2級目錄（顯然這里只有目錄內(nèi)容，所以設(shè)置起來要簡便得多），返回頁面視圖，選中1級大綱的內(nèi)容，切換到“開始→樣式→標(biāo)題”，右擊選擇“修改”，在彈出的窗口中，名稱設(shè)置為“論文1級目錄”，格式為“宋體三號”（圖4）。

同上，選中2級標(biāo)題，將其名稱設(shè)置為“論文2級標(biāo)題”，格式為“宋體四號”。隨意輸入一些內(nèi)容，選中“正文”樣式，名稱設(shè)置為“論文正文”，格式為“宋體五號”，點擊“格式→段落”，將其行距設(shè)置為“單倍行距”（圖5）。

這樣我們就完成了論文所需格式的設(shè)置，在后續(xù)論文的撰寫中，對于1級標(biāo)題的文本輸入，完成后按提示選中1級標(biāo)題的內(nèi)容，點擊“開始→樣式→論文1級目錄”，即可快速套用，其他2級標(biāo)題、正文套用類似（圖6）。

同上點擊“引用→目錄→自動目錄1”，生成目錄。由于目錄結(jié)構(gòu)內(nèi)容已經(jīng)完成，后續(xù)我們只要按提示展開目錄文本開始論文內(nèi)容的撰寫即可（圖7）。

這里要注意的是，如果有新的章節(jié)，新章節(jié)的1、2級目錄一定要按照上述方法進(jìn)行設(shè)置，同樣的對于刪除的章節(jié)也要注意將1、2級大綱內(nèi)容徹底刪除。這樣在最終完成論文的撰寫后，點擊“引用→目錄→更新目錄→更新整個目錄”，就可以同步更新目錄的內(nèi)容了（圖8）。

從上可以看到，要在Word中生成目錄，首先要設(shè)置好目錄文本的樣式，接著輸入目錄的文本結(jié)構(gòu)并設(shè)置好1、2級大綱，這樣使用引用目錄的方法即可快速生成目錄，后續(xù)的修改直接使用更新目錄的方法即可同步目錄。