高?？蒲袡n案管理研究的計(jì)量學(xué)分析

譚文君，劉暢，田收

（1.寧波工程學(xué)院圖書(shū)館，浙江寧波315211；2.紹興文理學(xué)院檔案館，浙江紹興312000；3.懷化學(xué)院圖書(shū)館，湖南懷化418008）

高?？蒲袡n案管理研究的計(jì)量學(xué)分析

譚文君1，劉暢2，田收3

（1.寧波工程學(xué)院圖書(shū)館，浙江寧波315211；2.紹興文理學(xué)院檔案館，浙江紹興312000；3.懷化學(xué)院圖書(shū)館，湖南懷化418008）

就學(xué)者們歷年對(duì)高?？蒲袡n案管理的研究進(jìn)行計(jì)量學(xué)分析，探討高?？蒲袡n案管理研究的優(yōu)勢(shì)和不足，旨在為高?？蒲袡n案管理的發(fā)展和理論突破提供參考數(shù)據(jù)。

科研檔案；高校；計(jì)量學(xué)分析

高?？蒲袡n案是高校歸檔檔案中重要的組成部分，是高?？蒲腥藛T在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等原始記錄。我國(guó)高?？蒲袡n案的管理活動(dòng)一般是參照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，這三部法律法規(guī)明確了高?？蒲袡n案管理應(yīng)遵守的準(zhǔn)則。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展和我國(guó)高?？蒲惺聵I(yè)的推進(jìn)，高校對(duì)科研檔案的管理有了一定的進(jìn)步，很多高校購(gòu)買了檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)行信息化的管理，為科研檔案的檢索和利用提供便利；也有一些高校引進(jìn)檔案專業(yè)人才，積極推進(jìn)高?？蒲袡n案的編研和利用，豐富了科研檔案的編研成果。但同時(shí)高校科研檔案管理仍存在著不少的問(wèn)題，需要學(xué)者進(jìn)行不斷的探索和創(chuàng)新，使管理更加規(guī)范化。筆者就歷年來(lái)學(xué)者們研究高?？蒲袡n案管理的文獻(xiàn)進(jìn)行解讀，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為高?？蒲袡n案管理的發(fā)展和理論突破提供參考數(shù)據(jù)。

一、文獻(xiàn)獲取與資料來(lái)源

本文以中國(guó)知網(wǎng)（CNKI）的中國(guó)學(xué)術(shù)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)和中國(guó)優(yōu)秀博碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)為資料來(lái)源，對(duì)中國(guó)知網(wǎng)進(jìn)行文獻(xiàn)檢索時(shí)，通過(guò)嘗試不同的檢索詞，確定以“（高校or高等院校）and科研and檔案and管理”為檢索式，以主題為檢索途徑，進(jìn)行模糊檢索，對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行閱讀、篩選和鑒別，除去一稿多投的文章、講話稿、會(huì)議紀(jì)要和文摘等，獲得相關(guān)度較高的文獻(xiàn)共252篇，其中3篇是碩士論文。本文以這252篇文獻(xiàn)為基礎(chǔ)，就學(xué)者對(duì)高?？蒲袡n案管理的研究成果進(jìn)行分析總結(jié)。

二、數(shù)據(jù)分析

（一）年度分布

高?？蒲袡n案管理概念的提出始于1981年汪潤(rùn)珊發(fā)表在《科學(xué)與科學(xué)技術(shù)管理》上的文章———《高?？萍紮n案管理工作亟待改進(jìn)》，文中提到高校科技檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題以及改進(jìn)的方法。從1998年起，相關(guān)的研究逐漸增多，這與我國(guó)高校對(duì)科研的重視程度有關(guān)，高?？蒲袡n案歸檔數(shù)量日漸增多，因而如何更好地對(duì)科研檔案進(jìn)行科學(xué)的管理也成為高校檔案工作者和學(xué)者們關(guān)注的對(duì)象。2009年研究科研檔案管理的文獻(xiàn)最多，此后，每年都會(huì)保持一定的數(shù)量，說(shuō)明學(xué)者對(duì)于高?？蒲袡n案管理的研究趨于理性和平穩(wěn)。如圖1所示，總體上說(shuō)，我國(guó)學(xué)者對(duì)高校科研檔案管理的研究呈上升趨勢(shì)，對(duì)該課題保持著一定的關(guān)注度。

（二）文獻(xiàn)來(lái)源分布

經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)，刊載高?？蒲袡n案管理研究論文的期刊共有126種，刊載過(guò)2篇以上相關(guān)主題論文的期刊有26種，占20.6%，如圖2。刊載相關(guān)主題論文數(shù)量最多的是《蘭臺(tái)世界》，有18篇，其次是黑龍江檔案，有10篇。根據(jù)最新出版的北京大學(xué)中文期刊核心目錄統(tǒng)計(jì)，發(fā)表在檔案學(xué)核心期刊上的文章只有8篇，占高?？蒲袡n案管理研究論文總數(shù)的3%。圖書(shū)情報(bào)檔案類期刊所占的比例也很少，三分之一的文章發(fā)表在各高校?？?。由這些數(shù)據(jù)可以得出：首先，高校科研檔案管理研究的文章分布較為分散，接近80%的期刊只刊載過(guò)一篇相關(guān)文章。其次，發(fā)表在檔案學(xué)界核心期刊上的文獻(xiàn)過(guò)少，高?？蒲袡n案管理研究的水平亟待提高，學(xué)者們應(yīng)該更加深入地對(duì)高?？蒲袡n案管理理論進(jìn)行研究，同時(shí)提高自身的學(xué)術(shù)水平和理論修養(yǎng)。

圖1

圖2

（三）作者及單位分布

對(duì)高?？蒲袡n案管理研究的單位及作者統(tǒng)計(jì)情況如表1和表2所示：表1顯示發(fā)表2篇及以上的單位共有23個(gè)，其中哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院最多，有5篇，湖北師范學(xué)院、右江民族醫(yī)學(xué)院和黃淮學(xué)院分別是4篇、4篇、3篇，其他為2篇。從作者分布上來(lái)看，關(guān)曼苓為5篇，柯翠英和何麗萍分別有3篇，其他作者都是2篇。由這些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)上看，高校科研檔案管理的研究力量相對(duì)比較分散，沒(méi)有既高產(chǎn)又有高質(zhì)量文章的作者和單位出現(xiàn)，沒(méi)有形成有重大影響力的研究隊(duì)伍，尚未有實(shí)力雄厚的研究機(jī)構(gòu)主導(dǎo)該領(lǐng)域的話語(yǔ)權(quán)。

表1 高?？蒲袡n案管理研究單位統(tǒng)計(jì)表

表2 高校科研檔案管理研究2篇及以上作者統(tǒng)計(jì)表

三、高?？蒲袡n案管理論文研究的主要內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)理論的研究

1.高?？蒲袡n案的含義及問(wèn)題研究

高?？蒲袡n案的含義與檔案同出一脈，都是具有保存和利用價(jià)值的歷史記錄。通過(guò)對(duì)歷年高?？蒲袡n案管理文獻(xiàn)的解讀發(fā)現(xiàn)，其中75%及以上的期刊文章都探討了科研檔案管理的現(xiàn)狀或存在的問(wèn)題，以及解決的建議和辦法。學(xué)者們對(duì)科研檔案管理的現(xiàn)狀或問(wèn)題分析大概有以下幾點(diǎn):（1）對(duì)科研檔案材料收集范圍界定不清，缺乏完善法律和管理制度；（2）并未嚴(yán)格遵守“四同步”原則，導(dǎo)致歸檔材料不齊全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；（3）科研檔案管理的專業(yè)人才缺乏與流失；（4）科研工作者、管理者以及專兼職檔案人員歸檔意識(shí)淡薄；（5）科研檔案保管條件差，設(shè)備陳舊；（6）科研檔案開(kāi)發(fā)效益低，利用率不高。針對(duì)這些問(wèn)題，研究者們?cè)谖恼轮幸蔡岢隽讼鄳?yīng)的建議:（1）完善科研檔案管理制度；（2）嚴(yán)格遵守“四同步”原則，時(shí)時(shí)跟進(jìn)科研檔案的歸檔進(jìn)度；（3）大力引進(jìn)和培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才；（4）加強(qiáng)科研檔案重要性宣傳，提高人們的歸檔意識(shí)和利用意識(shí)；（5）改善科研檔案的保存環(huán)境，及時(shí)更換陳舊的設(shè)備；（6）重視科研檔案的開(kāi)發(fā)利用，提高科研檔案的利用率。

2.高?？蒲袡n案管理模式的研究

除了傳統(tǒng)的檔案管理方式，還有學(xué)者引入了客戶關(guān)系管理理念、三全理念、集成管理模式、MVC管理模式等概念，意圖借鑒其他學(xué)科的管理理論應(yīng)用于科研檔案的管理，突破傳統(tǒng)的管理方式，為高?？蒲袡n案管理注入新的活力。

3.高?？蒲袡n案管理的功能與作用研究

科研檔案是高校知識(shí)創(chuàng)造的集中反映，是高校歷史記錄的一部分，反映了高?？蒲袪顩r的發(fā)展和變化，不僅為社會(huì)和高校師生提供歷史借鑒，還能夠?yàn)楦咝Ｑ芯咳藛T的選題提供借鑒，對(duì)成果申報(bào)有參考作用。

（二）高校科研檔案管理的信息化、數(shù)字化問(wèn)題研究

1.高校科研檔案管理系統(tǒng)的研究

科研檔案管理系統(tǒng)是基于計(jì)算機(jī)程序和語(yǔ)言建立起來(lái)的供人們使用的檔案錄入和查詢系統(tǒng)，學(xué)者們分別探討了基于JAVA、WEB、UML、ASP.NET等不同程序如何開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)科研檔案管理系統(tǒng)。檢索出的三篇碩士論文都是從管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)入手，研究高?？蒲袡n案管理的實(shí)現(xiàn)。

2.高?？蒲袡n案管理的信息化、數(shù)字化問(wèn)題研究

信息化和數(shù)字化是高校科研檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的必然選擇，也是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。大多數(shù)期刊文獻(xiàn)對(duì)此問(wèn)題的研究集中在如何實(shí)現(xiàn)高?？蒲袡n案的信息化和數(shù)字化，主要有以下方法：首先，加快信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括購(gòu)買和更新檔案管理系統(tǒng)，保證計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬件設(shè)備的質(zhì)量和數(shù)量等；其次，加強(qiáng)信息化管理制度、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，從政策上予以保障和引導(dǎo)。最后，提高檔案工作人員自身的業(yè)務(wù)水平，并積極引進(jìn)綜合性人才，為信息化的順利開(kāi)展打好人才基礎(chǔ)。

（三）高?？蒲袡n案管理的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題研究

高?？蒲袡n案的管理和利用必然涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的問(wèn)題，知識(shí)產(chǎn)權(quán)在一定程度上制約著科研檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。研究相關(guān)問(wèn)題的學(xué)者主要探討了高校科研檔案管理和利用過(guò)程中對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)存在的問(wèn)題、不足以及今后的對(duì)策，包括健全管理制度、加強(qiáng)檔案保密管理、提高管理人員素質(zhì)等等。在如今知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)尚不健全的情況下，在保障科研參與人權(quán)益不受侵害的前提下，如何有效地開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源價(jià)值的最大化，也是值得我們思考的問(wèn)題。

四、高?？蒲袡n案管理研究的思考

1.對(duì)高?？蒲袡n案管理的研究多是宏觀層面上的分析，微觀上的研究較少。比如分析我國(guó)高校科研檔案管理的現(xiàn)狀，很多觀點(diǎn)都是從管理制度、法制化、管理意識(shí)、管理人才等大的方面籠統(tǒng)的闡述，大部分文章以自身檔案館的現(xiàn)狀和問(wèn)題為基準(zhǔn)，并未對(duì)其他檔案館或部分檔案館進(jìn)行實(shí)地的數(shù)據(jù)調(diào)研，文獻(xiàn)中極少有支持論點(diǎn)的具體數(shù)據(jù)出現(xiàn)，這就導(dǎo)致部分文章讀上去空有言論，并不具有說(shuō)服力，對(duì)實(shí)踐也沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的指導(dǎo)作用。應(yīng)該多從微觀層面出發(fā)，注重高校科研檔案管理的實(shí)用研究，研究與管理工作結(jié)合，使理論應(yīng)用于實(shí)踐更加具有可操作性。比如科研檔案管理專業(yè)人才的問(wèn)題，可以以某個(gè)地區(qū)或某個(gè)地域?yàn)槌闃訑?shù)據(jù)，調(diào)查專業(yè)人才的缺口到底有多大，有哪些具體的原因?qū)е氯瞬乓M(jìn)比較困難以及人才流失較為嚴(yán)重，強(qiáng)調(diào)專業(yè)人才對(duì)檔案管理的重要性等等入手，能夠更好地為實(shí)踐提供理論支撐。

2.高?？蒲袡n案創(chuàng)新管理的研究有待加強(qiáng)。大部分文章把注意力放在了對(duì)高?？蒲袡n案現(xiàn)狀和問(wèn)題的分析上，而在如今迅速發(fā)展變革的社會(huì)，信息管理、知識(shí)管理、云管理等新的管理概念層出不窮，改變著我們傳統(tǒng)的生活和工作方式，我們檔案學(xué)界也應(yīng)該積極尋求管理上的突破，將知識(shí)管理、云管理的理論運(yùn)用于高校科研檔案管理中，研究適用的方式方法，更好地開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，充分發(fā)揮高?？蒲袡n案應(yīng)有的價(jià)值。

3.高?？蒲袡n案管理和利用觀念有待轉(zhuǎn)變，檔案信息意識(shí)急需強(qiáng)化。檔案是一個(gè)容易被忽略的歷史憑證，包括檔案學(xué)和檔案部門(mén)，都容易被邊緣化，科研檔案的管理和利用也被大多數(shù)人所忽視。因此，我們應(yīng)該重視檔案管理與利用意識(shí)的培養(yǎng)，從心理學(xué)、社會(huì)學(xué)、管理學(xué)等多個(gè)角度，關(guān)注檔案管理人員和（項(xiàng)目）課題負(fù)責(zé)人以及用戶的檔案歸檔、管理、利用意識(shí)。

[1]汪文珍.試論高?？蒲袡n案的管理模式與利用途徑[J].西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2008，28（4）.：92-94.

[2]柯翠英.高?？蒲袡n案管理問(wèn)題探討及對(duì)策[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2009（2）：94-95.

[3]張磊，陳建華.談高?？蒲袡n案管理信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2007（11）：26-27.

[4]馬良花.基于ASP.NET的科研檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].青島：中國(guó)海洋大學(xué)，2011.

Bibliometrics Analysis of Management of Scientific Research Archives in Universities

TAN Wen-jun1，LIU Chang2，TIAN Shou3
（1.Ningbo University of Technology，Ningbo，Zhejiang 315211；2.Shaoxing University，Shaoxing，Zhejiang 312000；3.Huaihua Univeristy，Huaihua，Hunan 418008）

This paper has made a statistical analysis of the management of scientific research archives in colleges and universities over the years Based on the bibliometrics.and discuss the advantage and disadvantage of scientific research archives management and provide data for the development of scientific research archives management.

scientific research archives；universities；bibliometrics analysis

G647.24

A

1671－9743（2017）04－0126－03

2017-04-19

譚文君，1986年生，女，云南昆明人，助理館員，研究方向：文獻(xiàn)及信息資源管理；劉暢，1990年生，女，山東菏澤人，館員，研究方向：檔案編研、檔案信息資源管理；田收，1987年生，女，湖南懷化人，助理館員，研究方向：民族文獻(xiàn)。