科研單位設備采購風險評估與分析

(北京航天長征飛行器研究所，北京 100076)

科研單位設備采購風險評估與分析

趙楓，蒲力戈，郭春紅，于洪亮

(北京航天長征飛行器研究所，北京 100076)

設備采購風險是企業(yè)單位面對的重要風險之一，本文通過對設備采購風險的分析，結合科研單位設備采購的特點，制定了較為合理的風險應對措施，可以有效降低采購風險，提高應對風險的能力。

設備采購；風險評估；風險分析

設備采購風險是指在供應過程中由于各種意外情況的出現，使供應的實際結果與預期目標相偏離的程度和可能性，主要包括人為風險、經濟風險和自然風險，例如采購論證不充分導致采購的產品難以滿足企業(yè)需求或超出預算，造成企業(yè)運行的經濟壓力；供應商經營出現問題，造成供貨周期延遲，影響企業(yè)正常的生產、經營活動；類似的還有貨物質量不達標、采購人員與供應商之間存在不誠實甚至違法行為等，這些情況都會影響采購預期目標的實現。

科研單位設備采購活動相對一般企業(yè)單位有其獨有的特點：第一，科研單位一般較少從事生產活動，因此除計算機、空調等辦公設備外極少涉及大宗物資采購；第二，科研單位設備采購應具備前瞻性，調研論證過程中技術性方面占主導因素，同時兼顧考慮經濟性；第三，基于單位的研究特點，設備采購涉及范圍廣，但采購的持續(xù)性較為離散，供方評價有別于傳統的評價模式。

1 設備采購風險分析

設備采購活動是企業(yè)基本的經營性活動，其風險信息的采集與分析已相當成熟，因此本文直接采用成熟方案結合科研單位設備采購特點進行分析。

1.1 外因型風險

（1）意外風險：采購過程中由于自然、政治、經濟政策等企業(yè)不可控因素所造成的風險?？蒲袉挝灰蚱浼夹g前瞻性要求，對進口設備有較大需求，但進口設備受國際政治因素和匯率浮動影響較大，其供貨周期和價格存在不確定性。

（2）價格風險：主要是由于供應商操縱價格環(huán)境，或以壟斷地位把持價格，或在采購過程中進行相互串通，有意抬高價格，致使設備采購價格高于市場正常價格。

（3）質量風險：采購的設備不符合要求，達不到質量標準，無法滿足技術需求，給用戶帶來經濟、技術等方面的損失。尤其是承擔大量國家級項目的科研單位，質量風險帶來項目的進度滯后、工藝返工等的損失往往不可估量。

（4）技術進步風險：因技術革新、新設備研發(fā)周期縮短等原因導致采購的設備在使用年限內已被市場淘汰或使用率低下。

（5）合同風險：主要包括合同預付款管理時空、簽訂空頭合同、以虛假的合同主體身份與他人訂立合同、供應商有意設置的合同陷阱等。

1.2 內因型風險

（1）計劃風險：設備采購計劃管理不適當、不科學，與采購預期目標發(fā)生較大偏離，導致采購計劃滯后或終止。

（2）供方風險：單位供方管理混亂、審批制度不嚴導致管理失控；供應商存在行賄、給予虛假優(yōu)惠等不正當競爭行為；不按單位流程訂立合同，通過口頭協議、君子協定等開展采購活動。

（3）驗收風險：驗收流程不規(guī)范，參與部門少，在數量、品種、規(guī)格上把關不嚴，造成設備魚目混珠，以次充好的問題發(fā)生，驗收形同虛設。

（4）廉政風險：設備采購的主體是人員，因此設備采購風險也是一種廉政風險，例如采購人員存在假公濟私、收受回扣等違法行為導致設備采購失控。

2 設備采購風險評估

評估采用風險清單進行，對重要風險進行辨識以便制定應對策略。其中發(fā)生可能性按發(fā)生幾率估算，最高為3，最低為1；風險分值及影響程度分值最高為3，最低為1；風險綜合評分=風險分值×影響程度分值，結果大于或等于6為重要風險，小于6為一般風險（表1）。

根據上述風險分析，科研單位設備采購風險清單見表1。經分析共計一般風險7個，重要風險兩個（采購計劃和供方管理）。

表1

3 設備采購風險策略與應對措施

根據風險清單，將各類風險進行歸類形成風險策略，同時對每一條風險制定具體的應對措施（見表2），風險策略共四個方面，涉及采購流程管理、合同管理、供方管理和廉潔從業(yè)管理。

表2

3.1 采購流程管理

對設備采購應制定明確的工作流程，細化為若干節(jié)點，對每個工作節(jié)點從工作內容、工作要點、崗位職責等方面進行明確，形成規(guī)范的流程圖或工作框圖。建立合理有效的論證機制。根據設備的選型，從技術性和經濟性上分析投入與產出的關系，做到“科學論證、量體裁衣、因地制宜”。由于科研單位的特殊性，在注重設備性價比的同時要充分考慮技術前瞻性，體現設備對單位核心技術發(fā)展的裝備支撐作用。制定設備采購計劃，明確采購的品種、數量、技術要求、交付時間等信息，細化分解到每一位采購主管，在采購執(zhí)行過程中實施進度跟蹤，對進度延后的采購活動進行分析并及時調整計劃，形成月度或季度的信息報送制度。對設備驗收加強管理，根據設備復雜程度可采取多部門驗收或驗收評審會的方式進行，驗收中要根據合同或技術協議明確驗收要求，形成驗收單或評審結論作為驗收依據。需要試運行的設備應在試運行后方可組織驗收。

3.2 合同管理

合同管理應加強合同審批把關，可通過使用標準設備采購合同模板避免合同出現模糊條款、違約責任不清等問題，規(guī)范合同文本管理；同時在合同審批中可采用多級審批方式，由單位主管經營、財務、法律等部門參與，對合同的付款方式、甲乙方責任等內容進行審核，合同管理還可采用信息化平臺管理，實現網上審批，提高審批效率。合同管理還可以通過法人委托授權、單位“三重一大”事項審批等方式對重大設備采購合同進行管控，確保合同的準確、有效。

3.3 供方管理

從風險評估中可以看到，供應商的選擇是采購管理中至關重要的環(huán)節(jié)，嚴格實施供應商管理，不僅能提高產品質量、降低價格風險，還能抑制采購中存在的“暗箱操作”,采購中要嚴格執(zhí)行審批制，尤其對于招標采購，對以“保密”、“技術復雜，潛在投標方不足”等理由申請邀請招標或不招標的采購要事實客觀、理由充分，并經過單位相關審批，可根據設備采購價格制定供應商審核層級，見表3。

表3

常規(guī)的供方評價辦法對合格供方將給予一段時間（一般為2年）優(yōu)先采購權，科研單位因其研究屬性，設備采購涉及范圍廣，但持續(xù)性較為離散，很多供應商在有效期內不再發(fā)生采購活動。因此可根據每年的評價結果，形成優(yōu)選供方目錄，并按其提供的產品或服務進行分類，根據每年制定的采購計劃從優(yōu)選目錄內選擇合適供方進行優(yōu)先詢價比價，但不具有優(yōu)先采購權，從而形成更為貼近實際、靈活的供應商評價辦法，適合科研單位對供方評價的需求。

3.4 廉潔從業(yè)管理

對采購主管人員加強宣貫培訓，簽訂“廉潔從業(yè)責任書”，通過案例解讀，庭審旁聽，專題展覽等多種手段，從思想上梳理“廉潔從業(yè)”意識，使其與供應商之間保持適當距離。部門內部要建立設備采購的業(yè)務歸檔體系，對采購過程中的各類文檔和支撐材料進行整理和保存，結合單位的風險、內控等管理體系要求，通過歸檔的材料進行檢查，從而達到規(guī)范采購的目的，實現設備采購的“陽光、透明”。

4 結語

設備采購是企業(yè)重要的經營活動，是企業(yè)發(fā)展重要的裝備支撐，有效客觀分析設備采購風險，結合科研單位特點，合理有效的制定風險策略和應對措施，可以降低企業(yè)運行風險，提高企業(yè)工作效率，為企業(yè)發(fā)展提供內在動力。

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G322.21

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