高校檔案管理規(guī)范化問(wèn)題的探討

李大志

摘要：只有建立規(guī)范化的管理，才能提高高校檔案的利用率，逐步提升整體管理水平。本文首先介紹了高校檔案管理規(guī)范化的必要性，然后對(duì)提高檔案管理規(guī)范化的措施進(jìn)行了簡(jiǎn)單的講解。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；規(guī)范化

緒論

高校檔案管理作為學(xué)校日常管理的重要內(nèi)容，主要服務(wù)于學(xué)生工作。檔案作為高校發(fā)展的主要記錄者和見(jiàn)證者，對(duì)于學(xué)生的發(fā)展尤為重要，它能夠真實(shí)的反映學(xué)生在校期間的政治追求以及學(xué)業(yè)進(jìn)步等情況，是學(xué)生行為的代表。但是隨著我國(guó)高校教育改革的不斷深化，各高校都在不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量急劇增多，這就給檔案管理工作提出了更高的要求。但是傳統(tǒng)的管理方法具有一定的滯后性，無(wú)法滿足現(xiàn)代高校檔案管理的要求，所以高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理方法的改革，采用規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念，提高高校檔案管理的質(zhì)量。

一、高校檔案管理規(guī)范化的必要性

隨著高校對(duì)檔案管理重視度的不斷提升，檔案管理的情況有所改善，利用率也有所提高，但是現(xiàn)行的管理?xiàng)l例仍存在較多的問(wèn)題，管理規(guī)范化問(wèn)題還沒(méi)有得到有效解決，有關(guān)部門仍需加強(qiáng)改進(jìn)，不斷提升檔案管理質(zhì)量。高校檔案采用規(guī)范化管理的原因主要有以下幾點(diǎn)：

（一）沒(méi)有規(guī)矩不成方圓

當(dāng)前，涉及高校檔案管理的制度主要有材料收集制度、鑒定制度、保密制度等，這些制度的建立主要為了保障各項(xiàng)工作的開(kāi)展能夠有據(jù)可依，但是在現(xiàn)有的高校檔案管理人員體系中，制度的落實(shí)情況并不可觀。[1]造成制度落實(shí)不佳的原因主要有以下幾點(diǎn)：首先，制度的建設(shè)并不完善，現(xiàn)有的檔案管理制度并沒(méi)有形成完善的體系，管理內(nèi)容也沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)睦碚擈?yàn)證，導(dǎo)致制度與實(shí)踐之間存在一定的差異，很多制度都無(wú)法落到實(shí)處；其次，現(xiàn)有的檔案管理人員配置不合理，管理人員的素質(zhì)也不能滿足要求。高校在進(jìn)行檔案管理人員招聘時(shí)并沒(méi)有建立明確的標(biāo)準(zhǔn)，很多工作人員的專業(yè)素養(yǎng)都不夠，而且在現(xiàn)有的條件下，要求管理人員不僅要具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)體系，還要能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，善于利用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化；最后，管理人員工作的積極性有待加強(qiáng)。工作人員的態(tài)度和行動(dòng)力會(huì)直接影響管理的效果，但是現(xiàn)有人員大部分都消極怠工，執(zhí)行力不足，無(wú)法發(fā)揮制度的優(yōu)勢(shì)。

（二）只有嚴(yán)起來(lái)，才能落下去

檔案管理制度的建立最主要的是為了規(guī)范管理人員的行為，制定嚴(yán)格的操作標(biāo)準(zhǔn)，從而建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理準(zhǔn)則，提高管理效率和質(zhì)量。而要真正將制度落到實(shí)處，最主要的就是建立嚴(yán)格的落實(shí)政策，加強(qiáng)對(duì)管理人員日常行為的監(jiān)督，只有從意識(shí)上加強(qiáng)對(duì)工作人員的要求，才能從根本上解決高校檔案管理存在的問(wèn)題。自《檔案法》出臺(tái)以來(lái)，各高校都逐步建立了與此相對(duì)應(yīng)的制度和政策，但是人們并沒(méi)有建立對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)知，在思想上也沒(méi)有提高重視度，從而導(dǎo)致在操作上嚴(yán)不起來(lái)，進(jìn)而出現(xiàn)檔案管理混亂的現(xiàn)象。

二、加強(qiáng)高校檔案管理規(guī)范化的措施

為了提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，高校必須從以下幾點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化管理：

（一）優(yōu)化檔案管理的路徑

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)都在向信息化、智能化方向轉(zhuǎn)變，只有采用信息化的管理方法，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的使用，才能進(jìn)一步提升管理效率，提高服務(wù)質(zhì)量。在新時(shí)期的檔案管理中，必須依靠高校領(lǐng)導(dǎo)層的力量，自上而下的推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展，逐步提升檔案管理在高校管理中的地位，加快信息化建設(shè)。[2]首先，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的引進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的日常培訓(xùn)，建立開(kāi)放的信息化環(huán)境，從而為信息化措施的落實(shí)提供積極的環(huán)境支持；其次，應(yīng)制定完善的檔案管理制度并加強(qiáng)對(duì)落實(shí)情況的監(jiān)督，不斷提升制度的使用率，充分做到檔案的規(guī)整與接收同步，保證檔案的完整性；最后，應(yīng)引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人員，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技能的培訓(xùn)，從而全面提升工作人員的整體素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，不斷提升管理人員的信息化操作水平。

（二）探索優(yōu)化檔案管理的對(duì)策

檔案管理作為高校工作的重要組成部分，應(yīng)作為校園建設(shè)的主要成分。首先，應(yīng)建立檔案管理的意識(shí)，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，逐步轉(zhuǎn)變工作人員的態(tài)度，提高他們工作的積極性，加強(qiáng)其它部門對(duì)檔案管理部門的配合，從而為檔案管理工作的開(kāi)展提供積極的環(huán)境支持；其次，應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的資金、技術(shù)及人才投入，各部門應(yīng)積極響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)層的號(hào)召并將政策落到實(shí)處，基層工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身素質(zhì)的建設(shè)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，從而提高基層檔案管理工作的規(guī)范化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)。

（三）加強(qiáng)收集工作，使高校學(xué)生檔案更加立體化、規(guī)范化

學(xué)生檔案作為學(xué)生在校期間表現(xiàn)的主要記錄者，其記錄的內(nèi)容將會(huì)伴隨一個(gè)人的一生，所以要求在進(jìn)行檔案記錄及管理的時(shí)候應(yīng)盡可能全面的了解學(xué)生的情況，加強(qiáng)收集工作，從而使檔案更能反映學(xué)生的全面發(fā)展。自2002年以來(lái)，國(guó)家檔案局給各高校提出了檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，要求各高校充分利用信息化的手段，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。信息化技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠加快信息傳遞的效率，還能拓寬檔案的應(yīng)用范圍，另外，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能夠使檔案管理更加規(guī)范化，同時(shí)具有數(shù)據(jù)記錄準(zhǔn)確、存儲(chǔ)量大等優(yōu)點(diǎn)。高校在對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理時(shí)，要根據(jù)不同檔案的特點(diǎn)制定相應(yīng)的管理方針，例如：在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，對(duì)于技能型的學(xué)生，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生專業(yè)能力、特長(zhǎng)等內(nèi)容的收集，從而使檔案更能反映學(xué)生的特點(diǎn)。高校還可以對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分類，為用人單位提供更加完整、準(zhǔn)確的成長(zhǎng)資料，突出學(xué)生的優(yōu)點(diǎn)。

結(jié)論

檔案作為日常工作的主要記錄者和保存者，不僅見(jiàn)證者高校的發(fā)展歷史，同時(shí)也是學(xué)生成長(zhǎng)和未來(lái)發(fā)展的主要依據(jù)。所以，在進(jìn)行高校檔案管理時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的規(guī)范化水平，完善制度建設(shè)，從而推動(dòng)管理工作的高水平發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊笑雄.高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化問(wèn)題研究[J].安陽(yáng)工學(xué)院學(xué)報(bào).2008（1）：126-128

[2]胡濱.高校檔案管理規(guī)范化的路徑探析[J].理論研究.2016（234）：108.endprint