關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化保存的若干思考

【摘 要】社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)健康增長(zhǎng)，對(duì)當(dāng)前企業(yè)、單位的會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生了重要影響。同時(shí)，隨著現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，為檔案處理、保存工作，提供了良好的前提條件。會(huì)計(jì)工作進(jìn)行當(dāng)中，將會(huì)涉及到較多的方面，產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息，這些都是檔案資料的重要內(nèi)容。本文主要是從會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存的必要性和重要意義入手，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存工作的實(shí)施情況進(jìn)行全面細(xì)致的分析和介紹。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案；數(shù)字化保存；方式；效果；意義

一、前言

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全面有效的數(shù)據(jù)化保存，將能夠促進(jìn)檔案的條理化管理和應(yīng)用，促進(jìn)其朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存，充分應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和作用，將一些物質(zhì)載體方面的檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，從實(shí)體轉(zhuǎn)向了虛擬。在實(shí)際開展會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存工作的過程中，可以積極按照掃描、圖形處理以及統(tǒng)一數(shù)字化文字格式、分門別類保存工作方式，積極提升工作效率，將電子文件和目錄進(jìn)行有效整合，充分發(fā)揮數(shù)字化保存工作的優(yōu)勢(shì)。

二、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存的必要性和重要意義

1.會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存的重要背景和必要性

各個(gè)企業(yè)、單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中，財(cái)會(huì)部門都需要積極開展相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算工作，相應(yīng)的將會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案，主要是指會(huì)計(jì)核算活動(dòng)過程中自然形成的，按照一定規(guī)律，進(jìn)行集中性、科學(xué)化的保存的專業(yè)文件材料，其中主要是包含了年終決算、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)憑證等方面內(nèi)容，具有備查的重要目的。通過會(huì)計(jì)檔案，能針對(duì)企業(yè)、單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的情況進(jìn)行全面了解，記錄下經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各項(xiàng)情況，同時(shí)還能夠?yàn)楹罄m(xù)積極開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，提供相應(yīng)的決策支持。隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、快速反應(yīng)技術(shù)等方面的不斷發(fā)展，當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)不僅僅表現(xiàn)為紙質(zhì)的形式，更多的還以數(shù)字影像化文件的形式大量存在。

2.會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存的重要意義

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存工作，能夠表現(xiàn)出積極的意義和作用，主要是體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，通過針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存，能夠有效保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性和可靠性。在當(dāng)前社會(huì)中的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部，信息處理工作具有著明顯的自動(dòng)性和集中性，信息載體方面在不斷發(fā)生改變，且信息共享程度在不斷上升，這樣需要積極采用良好的方式和手段，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效控制，積極開展數(shù)字化的保存工作，將能夠起到良好的效果。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存工作，能夠減少?gòu)?fù)制和篡改情況的出現(xiàn)，這對(duì)于保障信息系統(tǒng)的安全性具有積極意義。第二，積極開展會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的保存工作，能夠不斷提升審計(jì)工作的效率。通過會(huì)計(jì)檔案，能夠針對(duì)企業(yè)和單位運(yùn)行過程中的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)情況進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)往來中的經(jīng)濟(jì)錯(cuò)誤，從而予以有效解決，降低工作失誤。采用數(shù)字化保存的方式，能夠有效促進(jìn)審計(jì)工作的順利進(jìn)行，積極提升了審計(jì)工作的執(zhí)行效率。第三，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查詢和保管問題進(jìn)行有效解決。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存的過程中，容易出現(xiàn)發(fā)霉、變質(zhì)以及缺漏和遺失的問題，針對(duì)這一情況，積極采用數(shù)字化保存的方式能夠起到良好的改善效果。電子影響管理工作技術(shù)的不斷發(fā)展，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案積極開展現(xiàn)代化的管理工作，針對(duì)文件、資料進(jìn)行數(shù)字化的保存，不需要針對(duì)原文件進(jìn)行反復(fù)性的查閱和復(fù)印，這樣能夠有效保護(hù)文件資料。

三、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存工作的實(shí)施情況

當(dāng)前針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的保存工作，能夠積極使用掃描儀、攝像機(jī)等方面的設(shè)備，有效降低了工作難度，提升了工作效率。在現(xiàn)代的信息技術(shù)條件下，積極開展會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的保存工作，需要針對(duì)其中涉及到的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行全面有效的控制和管理，積極提升該項(xiàng)工作的實(shí)施效果。

1.采用實(shí)時(shí)數(shù)字化的處理系統(tǒng)

積極采用實(shí)時(shí)數(shù)字化的處理系統(tǒng)，對(duì)于數(shù)字化保存會(huì)計(jì)檔案，具有積極意義和作用。實(shí)時(shí)數(shù)字化的系統(tǒng)，主要是指在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)之中，加入相應(yīng)的數(shù)字化技工系統(tǒng)。首先，需要針對(duì)紙質(zhì)原始資料和文件進(jìn)行掃描加工，將其作為數(shù)字化影像文件進(jìn)行保存，同時(shí)還需要保存原始紙質(zhì)文件。其次，針對(duì)于數(shù)字化原始憑證影像文件中的內(nèi)容，需要積極采用文字識(shí)別系統(tǒng)開展相應(yīng)的識(shí)別工作，其中能夠識(shí)別的將作為記賬憑證，而不能夠識(shí)別的需要進(jìn)行人工錄入，從而進(jìn)行保存。再者，針對(duì)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的記賬憑證、總賬、明細(xì)賬以及會(huì)計(jì)報(bào)表等方面的內(nèi)容，都需要積極開展相應(yīng)的保存工作，也是通過數(shù)字化影像文件的保存方式進(jìn)行的。

2.充分發(fā)揮集中分批處理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和作用

針對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量較小，并且配置方面不夠全面的單位和企業(yè)，積極開展會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化保存工作，可以采用分批處理的方式進(jìn)行。集中分批處理系統(tǒng)，主要是專業(yè)的會(huì)計(jì)管理人員，在年末或者月末針對(duì)這段時(shí)期內(nèi)產(chǎn)生的各類會(huì)計(jì)紙質(zhì)憑證進(jìn)行全面掃描，從而保存為數(shù)字化的影像文件。一般情況下，大多數(shù)的單位和企業(yè)都是采用了實(shí)時(shí)處理的方式，對(duì)于集中分批處理系統(tǒng)的應(yīng)用，需要采用較為專業(yè)的高速掃描儀，才能夠發(fā)揮積極作用。

四、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存過程中存儲(chǔ)介質(zhì)方面的保護(hù)技術(shù)

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存，需要積極采用良好的保護(hù)機(jī)制作為保障，減少檔案處理過程中出現(xiàn)的失誤問題。通常情況下，為了有效減少和控制用戶自行更改數(shù)字化影像文件，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存的過程中，多是采用了常見硬盤，同時(shí)不可逆的存儲(chǔ)載體，也能發(fā)揮良好的作用，比如說一次性的寫入式光盤，這種存儲(chǔ)介質(zhì)，能夠幫助用戶針對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行追加，但是對(duì)于已經(jīng)寫入的信息是不能夠予以消除的。同時(shí)在軟件的作用下，還能設(shè)置數(shù)字化影像文件為“只讀”狀態(tài)，這樣用戶同樣不能夠進(jìn)行修改，保障了會(huì)計(jì)檔案保存過程中的安全性和可靠性。針對(duì)于會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存，還需要做好備份處理工作，減少信息文件的丟失情況出現(xiàn)。一般保持一式三套的狀態(tài)，就能夠起到良好的效果，第一套用作利用和查閱，第二套被封存起來進(jìn)行保管，這是備用的文件，而第三套則被當(dāng)作是異地保存的重要文件，這樣能減少一些自然災(zāi)害發(fā)生所產(chǎn)生的不良影響。

五、數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的查詢和檢索情況

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的保存，一方面是為了有效保護(hù)其安全性；另一方面是為了更加積極有效的利用會(huì)計(jì)檔案。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行查詢和檢索，就是一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案在數(shù)字化保存的過程中，想要積極提升查詢和檢索的效率，需要將文本和查詢、檢索進(jìn)行良好結(jié)合，積極形成相應(yīng)的互聯(lián)形式。當(dāng)前情況下，能夠促進(jìn)三者之間形成良好互聯(lián)效果的方式主要是包含了這幾個(gè)方面：第一，在電算化系統(tǒng)之中，增加影像文件的保存位置，促進(jìn)數(shù)字化影像文件能夠積極保存在系統(tǒng)之中，這樣經(jīng)濟(jì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)將能夠和影像文件形成良好的互聯(lián)效果。第二，對(duì)于集中分批式的處理系統(tǒng)，可以積極建立起相應(yīng)的文件管理數(shù)據(jù)庫(kù)，這主要是采用了文字系統(tǒng)識(shí)別的方式，或者以人工方式錄入一些關(guān)鍵字，其中將會(huì)包含較多方面的條目，為開展檢索和查詢工作，提供良好的前提條件。

六、結(jié)束語

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存，是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，有效順應(yīng)了信息技術(shù)和通訊技術(shù)的發(fā)展潮流，能夠有效提升檔案信息保存的安全性，同時(shí)對(duì)于單位和企業(yè)積極開展相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)決策和審計(jì)管理工作，創(chuàng)設(shè)良好的前提基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存工作的實(shí)施過程中，需要采用實(shí)時(shí)數(shù)字化的處理系統(tǒng)，同時(shí)還要充分發(fā)揮集中分批處理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和作用。并且對(duì)于會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存工作的過程中，還需要積極采用切實(shí)合理的存儲(chǔ)介質(zhì)方面保護(hù)技術(shù)，為數(shù)字化保存工作的順利進(jìn)行，提供良好的前提條件，保證其安全性和可靠性。

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作者簡(jiǎn)介：

劉沛亮（1974—），男，單位：河南福狀元餐飲服務(wù)有限公司。