淺析新形勢(shì)下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理

文/王丹丹

淺析新形勢(shì)下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理

文/王丹丹

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)工作中的所有的資料文件所形成的，需要財(cái)務(wù)人員對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄登記做到準(zhǔn)、精、整，真實(shí)客觀反映一個(gè)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)發(fā)展情況。它既是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，又在醫(yī)院管理的研究考核中起到輔助參考作用。但如今在很多醫(yī)院的實(shí)際操作中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視度遠(yuǎn)不及追求高醫(yī)療業(yè)務(wù)量經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，沒有真正體現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的利用價(jià)值。

財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議于2015年12月11日修訂通過的新版的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱《新辦法》，下同）迎來了會(huì)計(jì)檔案管理的新里程?！缎罗k法》有許多調(diào)整的亮點(diǎn)所在，文章對(duì)日前醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題結(jié)合出臺(tái)的《新辦法》提出一些改進(jìn)建議。

1.目前醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的問題

會(huì)計(jì)檔案涵蓋了所有與財(cái)務(wù)相關(guān)的信息，整理裝訂、儲(chǔ)存歸檔、查閱翻看等工作均繁瑣枯燥，往往是周期長(zhǎng)、流程多，且細(xì)致，其管理工作也需要專業(yè)的知識(shí)和規(guī)范的制度?！缎罗k法》與原辦法的區(qū)別所在之一是完善了會(huì)計(jì)檔案的定義范圍，特別是把電子檔案也納入其中，意味著迎來了會(huì)計(jì)檔案信息化時(shí)代。另外行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的定期保管年限也進(jìn)行了調(diào)整，分為10年和30年。而近年來，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案隨著醫(yī)院的發(fā)展，會(huì)計(jì)數(shù)檔案的量也逐年增長(zhǎng)，不僅有門診住院收入原始憑證，還有現(xiàn)金銀行原始憑證及POS憑單等，一般三甲綜合性醫(yī)院均以10%以上的增長(zhǎng)率增長(zhǎng)，可見對(duì)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)和量的要求也隨醫(yī)院經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)而日漸顯現(xiàn)。目前現(xiàn)行的《新辦法》在很多醫(yī)院內(nèi)還未真正得到應(yīng)用普及，因此仍然存在以下幾方面的問題。

1.1 電子會(huì)計(jì)檔案還未納入醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的范圍

《新辦法》的最大亮點(diǎn)之一是對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等流程進(jìn)行電子網(wǎng)絡(luò)化管理，電子檔案也同時(shí)具有法律上的效力，這將大大推動(dòng)電子憑證的在線傳遞和線上應(yīng)用。但實(shí)際工作中，很多醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案還是將全部電子會(huì)計(jì)檔案都打印成紙質(zhì)材料進(jìn)行歸檔，浪費(fèi)人力和物力，既不環(huán)保又占用了寶貴的檔案空間。另一個(gè)問題就是財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的操作手冊(cè)和登陸用戶名及密碼等信息都分散在不同人員的手上，而且此類信息基本觸手可及，無保密性可言，既沒有做到統(tǒng)一歸檔存儲(chǔ)，又不利于維護(hù)和查詢。

1.2 醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案缺乏獨(dú)立檔案部門進(jìn)行專業(yè)管理

一些醫(yī)院沒有特定的檔案部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔管理，或者即使設(shè)立了獨(dú)立的檔案部門也是形同虛設(shè)。在法規(guī)規(guī)定的保管年限到期后，仍然存放在財(cái)務(wù)部未及時(shí)移交給本單位的檔案部，使得財(cái)務(wù)部門的存放空間日與緊張，另一方面，還要承擔(dān)其他部門查閱會(huì)計(jì)原始檔案的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)，使得財(cái)務(wù)部門的壓力和責(zé)任更大。此次《新辦法》則是調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限，先由財(cái)務(wù)部門保管一年，而且不得超過三年，保管期滿應(yīng)移交本單位的專門檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行分類管理保管。

1.3 醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的銷毀不及時(shí)

《新辦法》中增加了銷毀檔案的鑒定環(huán)節(jié)，對(duì)保存期滿已久的會(huì)計(jì)檔案通過單位規(guī)范化的流程進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定書進(jìn)行一一銷毀。但實(shí)際操作過程中，卻有多數(shù)醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作不太重視，寧愿花大量的勞力和物力來搬運(yùn)已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案，而不愿銷毀，存在寧愿保存也不清銷的現(xiàn)象。一方面是不敢擔(dān)責(zé)任怕由于疏忽誤銷，另一方面也是缺乏專業(yè)的檔案管理部門進(jìn)行規(guī)范化的銷毀程序，最終導(dǎo)致毫無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案日積月累的占據(jù)了大量空間。

1.4 醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理缺乏信息化的應(yīng)用

怎樣把會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)換成有價(jià)值的信息資源是醫(yī)院上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門工作人員的重中之重，然而擺在面前的客觀現(xiàn)狀之一是很多醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案人員是財(cái)務(wù)人員，且身兼數(shù)職，具有財(cái)務(wù)知識(shí)但缺乏相關(guān)臨床醫(yī)學(xué)、檔案、信息的專業(yè)知識(shí)技能，因而醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)在價(jià)值未能充分信息化。久而久之，檔案卻只保存地越積越多，卻無信息化的利用挖掘，利用率較低。

2 新形勢(shì)下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的建議

2.1 深化醫(yī)院電子檔案的管理，保證電子會(huì)計(jì)檔案安全完整、真實(shí)規(guī)范

《新辦法》明確強(qiáng)調(diào)需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，使真實(shí)的數(shù)據(jù)資料輸入安全的專用核算軟件，需要可靠的硬件和軟件設(shè)備來支持，最終使得電子檔案具有傳輸和存儲(chǔ)功能。為實(shí)現(xiàn)這一功能，一方面，不僅需要對(duì)電子數(shù)據(jù)的輸入、審核、授權(quán)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)；另一方面，對(duì)電子檔案也應(yīng)進(jìn)行定期備份，以防受人為破壞或者自然災(zāi)害的影響。《新辦法》使得部分電子檔案取代紙質(zhì)檔案，不僅僅為降低了醫(yī)院的耗材使用量，又節(jié)約了會(huì)計(jì)資料從打印、整理、裝訂歸檔的保管成本，這是節(jié)能減排綠色環(huán)保的另一種方式，何樂而不為？

2.2 設(shè)立獨(dú)立檔案部門，并配置專業(yè)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案分類管理

現(xiàn)階段，一些醫(yī)院雖有檔案部門，但檔案部門工作人員歸屬行政科室，工作范圍則側(cè)重于處理行政事務(wù)，并未發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)作用。而未設(shè)置獨(dú)立檔案部門的醫(yī)院，則應(yīng)加快建立檔案部門以貫徹法規(guī)要求，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮推動(dòng)作用。而具有專業(yè)技術(shù)能力的會(huì)計(jì)檔案管理人員，必須具備科學(xué)、服務(wù)、政治和文化相統(tǒng)一的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案能進(jìn)行合理科學(xué)的分類管理，比如將會(huì)計(jì)檔案中POS單、出入院賬頁、各固定資產(chǎn)合同按類別分別歸類整理，做好標(biāo)記，這樣可提升檔案的服務(wù)查詢效率。另一方面，對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員的管理加以專業(yè)培訓(xùn)，可通過思想素質(zhì)和專業(yè)能力來展開，通過外出培訓(xùn)和專業(yè)在職進(jìn)修等多種形式來提高綜合素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)工作積極性，方可提高檔案管理工作的綜合能力。

2.3 加快建立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度

領(lǐng)會(huì)《新辦法》精神，完善鑒定銷毀的流程，才能有效推動(dòng)銷毀工作的有序開展。醫(yī)院檔案部門應(yīng)聯(lián)合財(cái)務(wù)部、審計(jì)等相關(guān)部門共同進(jìn)行鑒定、監(jiān)督、銷毀，電子檔案銷毀另需信息科參與并出具流程通知書，由其相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字審核確認(rèn)。會(huì)計(jì)檔案管理人員必須及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，對(duì)保管期限將屆滿的檔案進(jìn)行備注分類，及時(shí)申請(qǐng)銷毀手續(xù)進(jìn)行銷毀，以免疏忽致使檔案管理空間資源浪費(fèi)。

2.4 加快醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)腳步

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化是指將過去以紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)換為電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的形式，達(dá)到信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、清晰化的程度，確保資源共享，這也是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理模式的巨大改變。

會(huì)計(jì)檔案信息化不僅可以提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，又是緩解醫(yī)患關(guān)系的一味良藥，更是增強(qiáng)醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的一種方法。加強(qiáng)檔案信息化從完善服務(wù)設(shè)施，增加反饋、監(jiān)督機(jī)制抓起，充分發(fā)揮信息化的聯(lián)網(wǎng)作用，在規(guī)范操作會(huì)計(jì)檔案錄入、統(tǒng)計(jì)工作的同時(shí)，完善共享信息資源的職能。例如：利用信息化技術(shù)，在門診及住院大廳設(shè)立查詢機(jī)，使各項(xiàng)診療價(jià)格更透明，對(duì)診療收費(fèi)明細(xì)可通過醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息平臺(tái)進(jìn)行監(jiān)督。醫(yī)患雙方在診療過程中存在嚴(yán)重的信息不對(duì)稱，使得醫(yī)患關(guān)系日與緊張，這也是醫(yī)療糾紛引發(fā)的原因之一。因此，信息化的會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)檔案服務(wù)的新模式，使檔案更便捷、準(zhǔn)確地展現(xiàn)在公眾及患者面前，對(duì)各部門的工作也起到點(diǎn)睛作用。

而醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)必須使醫(yī)院上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)引起重視，制定符合自身醫(yī)院發(fā)展的會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)；并依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《新檔案辦法》的規(guī)范性要求，完善醫(yī)院信息化框架的制度，醫(yī)院各層員工、領(lǐng)導(dǎo)、病人和家屬對(duì)會(huì)計(jì)信息都具知情權(quán)，利用率的要求也將越來越高，使全社會(huì)對(duì)醫(yī)院信息檔案享受資源共享，是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的改革方向。

（作者單位：復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院北院）