淺談辦公室擬辦意見寫法

鄒托軍

擬辦意見是辦公室文秘人員或辦公室主任在來文處理過程中所撰寫的應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批、哪一部門承辦以及承辦過程中可能涉及到的事項提出的初步處理意見，它是供領(lǐng)導(dǎo)批辦文件的重要參考依據(jù)，是辦公室在文件處理時發(fā)揮參謀助手作用、節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)工作時間的有效措施之一。擬辦意見的撰寫非常重要，要根據(jù)來文的內(nèi)容和需要解決的事項，視不同問題、不同要求、不同情況撰寫不同的“擬辦意見”，不可統(tǒng)統(tǒng)寫成“請××領(lǐng)導(dǎo)閱示”或“請××領(lǐng)導(dǎo)批示”等一個模式。

一、擬辦意見撰寫的范圍

并非所有來文都要撰寫擬辦意見，一般來說，以下四種來文需要撰寫擬辦意見。

1. 上級單位主送本單位并需要貫徹落實的文件；

2. 本單位所屬部門或下級單位主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件；

3. 平級單位或不相隸屬單位主送本單位需要答復(fù)的文件；

4. 重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級單位主送單位的情況報告和信函。

二、擬辦意見撰寫的前期準備

擬辦意見的撰寫看似簡單，但要寫出恰當(dāng)?shù)臄M辦意見并非易事。要寫好擬辦意見，首先必須認真閱讀文件，領(lǐng)會文件精神，全面了解文件所提出的問題和要求，具體要做好以下幾個方面的前期準備工作：

1. 弄清來文主送和抄送單位，初步確定批辦和閱知范圍。

2. 根據(jù)文件的標題和內(nèi)容，確認來文是請示性還是報告性文件，來文中提出了什么問題，是否需要辦理。掌握的原則是：有問題需要答復(fù)為“批辦”，無問題不需要答復(fù)為“閱知”。

3. 弄清來文的內(nèi)容與何人何部門有關(guān)系，是何人何部門主管，需要何人何部門了解，從而根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工確定由誰或哪個部門承辦，涉及到幾個部門承辦的由哪個部門牽頭，應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)批示需要哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知。

4.弄清來文的密級和緊急程度，以便分清急緩，本著方便工作、有利保密的原則，確定分送范圍。對絕密文件按絕密文件的處理規(guī)定辦理。

三、擬辦意見的寫法

擬辦意見的撰寫無固定不變的格式，但總的原則是文字要準確，觀點要鮮明，要簡明扼要，使人一目了然。具體來講有以下幾種情況：

1. 對上級單位主送本單位并需要貫徹落實的文件，要根據(jù)文件的要求和需要落實的問題，提出擬請哪位領(lǐng)導(dǎo)批示，由哪個部門承辦以及需送哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知的意見。對需要幾個部門承辦的來文，擬辦意見要寫明主辦（牽頭）部門或主辦人。擬辦意見的寫法一般是“請××領(lǐng)導(dǎo)批示，請××領(lǐng)導(dǎo)審閱，擬請××部門辦理”或“請××領(lǐng)導(dǎo)審示，擬請××部門會同××部門辦理”或“請××批示，擬請××部門商××部門承辦”。對上級單位下發(fā)的閱知性文件和重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級單位主送本單位的情況報告和信函，要根據(jù)其內(nèi)容提出閱知和分送意見，擬辦意見的寫法一般是“請××領(lǐng)導(dǎo)閱處”或“請××領(lǐng)導(dǎo)審閱請××部門閱”，或“請××領(lǐng)導(dǎo)及××領(lǐng)導(dǎo)（部門）閱酌”。

2.對本單位所屬部門及下級單位主送本單位需要答復(fù)的文件，要根據(jù)文件所請示的需要答復(fù)的問題和要求，提出由哪個部門承辦和如何辦理的擬辦意見。對涉及面廣、內(nèi)容比較復(fù)雜的請示性文件，要根據(jù)具體情況，提出不同的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是：“請××領(lǐng)導(dǎo)閱示，××部門閱辦”或“請××領(lǐng)導(dǎo)批示，擬請××部門主辦，會同××部門閱辦”，緊接著簡明扼要擬提如何辦理的意見。

3. 對平行單位和不相隸屬單位主送本單位需要答復(fù)的文件，要根據(jù)文件提出的需要辦理的事項，商洽的問題，提出由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批或哪一部門承辦和如何辦理的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是“請××領(lǐng)導(dǎo)批示，××部門承辦”，緊接著擬提如何辦理意見。

4. 對重大問題不便撰寫擬辦意見或者不能確定應(yīng)該由哪個部門來承辦的，則擬辦意見一般只寫“請××領(lǐng)導(dǎo)批示”或“請××領(lǐng)導(dǎo)閱示”即可。

四、撰寫擬辦意見應(yīng)注意的事項

1.對一些難以提出擬辦意見的，或認為所提擬辦意見沒有把握，應(yīng)先與來文單位或有關(guān)部門聯(lián)系商洽，確有把握再撰寫擬辦意見，以免擬辦意見不準而造成公文要求落實不到位。

2. 為使領(lǐng)導(dǎo)準確批示來文，擬辦意見要隨有關(guān)資料、政策依據(jù)、背景材料一并呈送，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考。如果來文同本單位、其他單位以前發(fā)的文件有關(guān)，應(yīng)將有關(guān)文件一并附上；如果來文以前涉及過同類問題，應(yīng)將過去的來文和處理情況附上；如果有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對此類來文過去作過批示，最好仍請原領(lǐng)導(dǎo)批示，若原領(lǐng)導(dǎo)不在或調(diào)離或調(diào)整，擬請其他領(lǐng)導(dǎo)批辦時，應(yīng)將原領(lǐng)導(dǎo)批辦意見附上或在擬辦意見中注明，以免天長日久批辦領(lǐng)導(dǎo)很難件件記清或批辦領(lǐng)導(dǎo)不同導(dǎo)致批辦意見前后不一致。

3. 對承辦部門提出處理意見后轉(zhuǎn)回來的文件，應(yīng)根據(jù)承辦部門所提意見及要求再次寫出擬辦意見。

4.對抄送本單位的請示性文件，一般不寫擬辦意見，只分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知。

5. 撰寫擬辦意見要注意政策把關(guān)。

（摘自《辦公室業(yè)務(wù)》）